La gestione delle capacità è essenziale per portare a termine i tuoi progetti in tempo. Ti permette di gettare solide basi e di ottimizzare l’uso delle risorse.
Scopri i principi chiave di una gestione efficace delle capacità per garantire il successo dei tuoi progetti.
Che cos’è la gestione della capacità?
La gestione della capacità comporta l’ottimizzazione dell’uso delle risorse disponibili all’interno di un’azienda. L’obiettivo è massimizzare il valore creato con un numero limitato di ore.
In pratica, si tratta di analizzare la capacità disponibile per ruolo e di confrontarla con i tempi richiesti per ogni progetto. Questa panoramica aiuta a garantire che l’azienda disponga delle giuste competenze in quantità sufficiente per portare a termine con successo i progetti.
Teambook ti offre un modulo dedicato alla Capacità, che ti permette di visualizzare la capacità dei tuoi team (“Offerta”) su un arco temporale che va dai 6 ai 24 mesi e di confrontarla con le esigenze dei progetti attuali e futuri (“Domanda”). In questo modo la pianificazione delle risorse diventa molto più semplice .
Fasi chiave della gestione delle capacità
Una buona gestione delle capacità comporta una serie di passaggi essenziali:
- Calcolare la capacità disponibile ora e in futuro
- Determinare il fabbisogno di risorse per ogni progetto nel tempo.
- Se c’è una discrepanza tra i primi due punti, prendi i provvedimenti del caso.
1. Calcola la capacità
Il primo passo è avere una visione chiara della capacità attuale e futura dei tuoi team. Devi quantificare il numero di giorni/ore disponibili per ogni competenza nei prossimi mesi.
Un report sull’utilizzo delle risorse è molto utile a questo scopo. Ti permette di identificare rapidamente eventuali future carenze di capacità.
Con Teambook, ad esempio, puoi generare report di utilizzo per team, ruolo o dipendente. In questo modo è facile vedere i picchi e i cali di attività.
2. Determinare i requisiti delle risorse
Una volta calcolata la capacità, devi confrontarla con le esigenze dei progetti. Per ogni progetto, stima il numero di giorni/ore necessari mese per mese.
Teambook ti fornisce un’utility per prendere i dati della tua pianificazione operativa e calcolare la capacità in giorni-uomo al mese. Potrai poi facilmente completare manualmente i mesi successivi.
Teambook facilita queste prime due fasi offrendo due schermate per la pianificazione dei progetti e l’allocazione delle risorse necessarie. Il software calcola automaticamente il tasso di occupazione per ogni progetto, oltre a qualsiasi differenza tra domanda e offerta, progetto per progetto.
3. Adattare la capacità
Se la capacità non è sufficiente, dovrai prendere le decisioni necessarie: assumere personale (“aumentare l’offerta”), intensificare le vendite (“aumentare la domanda”) o dare priorità ai progetti e alle attività in base alla capacità disponibile.
Puoi anche pensare di riassegnare alcune risorse tra i progetti per compensare le carenze. In questo caso, è essenziale un’attenta pianificazione delle attività.
Le migliori pratiche per una gestione efficace della capacità
Ecco alcuni consigli per ottimizzare la gestione delle capacità:
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Comunicare regolarmente con tutte le parti interessate sullo stato delle capacità. La trasparenza è essenziale.
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Anticipa i rischi che potrebbero avere un impatto sulla tua capacità (assenze, ritardi, ecc.) e pianifica le soluzioni.
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Usa uno strumento dedicato per monitorare le tue prestazioni in modo preciso e in tempo reale. Un software come Teambook ti farà risparmiare tempo prezioso.
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Rivedi le tue stime regolarmente e aggiustale se necessario. La gestione della capacità deve essere dinamica.
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Forma i tuoi team alla gestione delle capacità per dare loro un senso di responsabilità.
I vantaggi di una buona gestione delle capacità
Una gestione efficace delle tue capacità porta molti vantaggi:
- Migliorare la produttività ottimizzando l’uso delle risorse
- Migliore visibilità della fattibilità del progetto
- Riduce lo stress nei team evitando il sovraccarico
- Giustificazione oggettiva delle esigenze di assunzione
- Migliorare la redditività dei progetti
Con uno strumento come Teambook, hai una panoramica delle tue capacità in tempo reale. Così puoi prendere le decisioni giuste per garantire il successo dei tuoi progetti.
Agisci per ottimizzare le tue capacità
La gestione della capacità è un elemento chiave per il successo dei tuoi progetti. Seguendo le giuste pratiche e utilizzando i giusti strumenti, guadagnerai in efficienza e tranquillità.
Non aspettare oltre per implementare una gestione efficace delle capacità nella tua azienda. I tuoi team e i tuoi clienti ti ringrazieranno!
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