14 consigli pratici per lavorare in modo più rapido ed efficiente

Stai cercando un modo per aumentare la tua produttività al lavoro?

Se devi rispettare le scadenze, gestire un carico di lavoro pesante o semplicemente ottimizzare il tuo tempo, ecco 15 strategie pratiche per lavorare in modo più veloce e intelligente, senza sacrificare la qualità.

1. Inizia la giornata con un piano

Pianificare la giornata lavorativa è fondamentale per migliorare la tua efficienza:

• In questo modo avrai una chiara tabella di marcia di ciò che devi raggiungere.
• Perdi meno tempo a chiederti cosa fare dopo.
• Puoi raggruppare attività simili per limitare il cambio di contesto.
• In questo modo liberi la mente e riduci il carico cognitivo.

Per i team di progetto e altre organizzazioni di servizi, ad esempio, Teambook può essere utilizzato per pianificare le attività giornaliere di ogni membro del team. Non solo i responsabili del traffico possono visualizzare un programma condiviso, ma tutti possono sincronizzare il proprio calendario con Teambook per avere una panoramica della propria giornata.

In generale, non dimenticare di prevedere del tempo per gli imprevisti e di rimanere flessibile. Cerca anche di stabilire propositi positivi per la giornata, come ad esempio: “Sarò organizzato e concentrato sulle mie priorità”.

2. Eliminare le distrazioni

Le distrazioni possono rallentare notevolmente il tuo ritmo di lavoro. Individua ciò che ti distrae maggiormente e prendi provvedimenti per porvi rimedio:

• Utilizza un’estensione per bloccare l’accesso ai social network.
• Disattiva le notifiche delle e-mail e della messaggistica istantanea.
• Riserva degli spazi di tempo ininterrotti nella tua agenda.
• Se lavori da casa, evita i lavori domestici durante l’orario di lavoro.

Secondo uno studio, i dipendenti sprecano in media 1 ora e 05 minuti al giorno sui siti web di notizie e 44 minuti sui social network. Un blocco dei siti web può quindi essere molto utile per rimanere concentrati.

3. Conosci il tuo ritmo biologico

Ognuno ha un proprio ritmo naturale che determina i suoi picchi di produttività. Osserva i momenti della giornata in cui sei più sveglio e produttivo.

4. Scegli la musica giusta

La musica può avere un impatto reale sulla tua produttività:

• La musica classica migliora la concentrazione e stimola la creatività
• Rock velocizza l’elaborazione delle cifre
• La musica elettronica aumenta la velocità e l’accuratezza della riproduzione
• I suoni naturali aiutano a bloccare le distrazioni

Prova diverse playlist e prendi nota del loro impatto sulla tua produttività. Questo ti aiuterà a determinare quali stili musicali sono più adatti a te per i diversi compiti.

5. Sii realistico

Tendiamo a sopravvalutare i risultati che possiamo ottenere in un giorno. Per evitare la frustrazione:

• Non fissare scadenze irrealistiche solo per compiacere le persone.
• Prevedere il tempo necessario per le interruzioni inevitabili
• Ricorda che non siamo sempre al 100% delle nostre capacità.

Per le organizzazioni di servizi che utilizzano Teambook, il modulo di tracciamento del tempo (“timesheet”) ti permette di tenere traccia del tempo effettivo speso per le attività. Questo ti aiuterà a fare stime più realistiche in futuro.

6. Dai priorità alla tua lista di cose da fare

Non tutti i compiti sono ugualmente importanti. Dai loro una priorità in base a :

• Urgenza: attività con scadenze ravvicinate o che bloccano altre attività.
• Impatto: compiti ad alto valore aggiunto per l’azienda
• Sforzo: compiti rapidi e ad alto impatto

7. Eliminare le riunioni improduttive

Le riunioni possono richiedere molto tempo. Per sfruttarle al meglio:

• Metti in discussione la tua presenza se non è essenziale.
• Stabilisci un’agenda e una durata precisa.
• Calcola il costo effettivo di una riunione (numero di partecipanti x durata x tariffa oraria).

Con Teambook puoi visualizzare facilmente l’impatto delle riunioni sulla tua agenda e su quella dei tuoi colleghi. Questo ti aiuterà a pianificarle in modo più efficace.

8. Tieni traccia del tuo tempo

Utilizza uno strumento di monitoraggio del tempo come Teambook per capire dove viene realmente impiegato il tuo tempo. Questo ti aiuterà a :

• Identificare le attività che richiedono tempo e che potrebbero essere ottimizzate.
• Avere un’idea più precisa del tempo necessario per ogni attività.
• Individua quando stai dedicando troppo tempo a determinate attività

Teambook offre dei report sull’utilizzo del tuo tempo. Analizzali regolarmente per migliorare la tua produttività.

9. Automatizzare le attività ripetitive

In media, spendiamo 3 ore al giorno in attività che possono essere facilmente automatizzate. Utilizza strumenti come Zapier o Power Automate per :

• Crea flussi di approvazione automatici
• Aggiungi attività alla tua lista quando ricevi determinate email
• Integrare l’intelligenza artificiale per generare bozze o idee creative

Teambook si integra con numerosi strumenti per automatizzare la creazione di attività, gli aggiornamenti dei progetti e altro ancora. Esplora le sue possibilità di automazione.

10. Usa la tecnica del Pomodoro

Questa tecnica consiste nel concentrarsi su un compito per 25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti. Aumenta la motivazione e l’efficienza.

11. Fai pause regolari

Fare delle pause migliora la produttività, la soddisfazione sul lavoro e il benessere. Non sentirti in colpa se ti prendi una pausa: è essenziale se vuoi continuare a dare il meglio di te.

12. Concentrati su un compito alla volta

Il multitasking riduce la qualità e la velocità del tuo lavoro. Concentrati su un compito alla volta per periodi di tempo prestabiliti.

13. Limitare i cambiamenti di contesto

Passare continuamente da un compito all’altro è controproducente. Raggruppa compiti simili per limitare i cambiamenti contestuali.

14. Smetti di procrastinare

Superare la procrastinazione:

• Identifica il motivo per cui rimandi un compito
• Suddividi i grandi progetti in fasi più gestibili
• Chiedi aiuto se ne hai bisogno
• Poniti dei mini-obiettivi e premiati

Non dimenticare che l’obiettivo non è solo quello di lavorare più velocemente, ma anche di lavorare meglio e in modo più soddisfacente.

Infine, per le organizzazioni di servizi, l’utilizzo di uno strumento di gestione delle risorse come Teambook può migliorare significativamente la produttività dell’azienda, preservando il benessere lavorativo di ogni risorsa.