Pianificazione della capacità: la chiave per ottimizzare le risorse

Che cos’è la pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità è un processo strategico che consiste nel far coincidere l’offerta di risorse con la domanda.

Nel caso delle società di servizi, si tratta di determinare le risorse necessarie per realizzare i progetti futuri.

Ad esempio, con Teambook puoi visualizzare tutti i tuoi dipendenti e i tuoi progetti su una linea temporale che va dai 6 ai 24 mesi. Puoi vedere ciò che conosci oggi (i tuoi dipendenti e i tuoi progetti attuali) e le tue ipotesi di lavoro (gli impegni previsti e la tua pipeline di vendita). Questa funzione ti offre una visione d’insieme delle tue capacità e ti permette di adeguare le tue risorse in base al carico di lavoro previsto.

Scopri i vantaggi dell’utilizzo di uno strumento di pianificazione della capacità.

Domanda e offerta

La domanda proviene dai tuoi clienti: questi sono i prodotti o i servizi che vogliono che tu fornisca.

L’offerta è costituita dai tuoi team, cioè dalle risorse di cui hai bisogno per fornire questi servizi.

I due aspetti della gestione della capacità

1. Pianificazione della capacità della forza lavoro

È tutta una questione di offerta e di assicurarsi di avere abbastanza personale per gestire il carico di lavoro futuro. Teambook ti permette, ad esempio, di monitorare le competenze e la disponibilità di ogni membro del personale, in modo da poter assegnare le persone giuste ai progetti giusti.

2. Pianificazione della capacità del progetto

Questa capacità rappresenta la domanda generata dai progetti che intendi realizzare nei prossimi mesi/anni.

Teambook ti offre delle utility per distribuire il carico nei prossimi mesi, utilizzando una semplice regola di allocazione.

L’obiettivo della pianificazione della capacità

L’obiettivo principale è quello di evitare due problemi costosi:

• Risorse insufficienti che causano problemi di prestazioni e di consegna.
• Un ambiente con capacità in eccesso che spreca denaro.

Il modulo Capacity di Teambook ti permette di lavorare su questi due aspetti (domanda e offerta) e quindi, attraverso una serie di iterazioni, di gestire efficacemente il medio termine della tua organizzazione.

Leggi il nostro articolo sui 5 errori da evitare nella pianificazione delle capacità.

Esempio concreto di pianificazione della capacità

Un’agenzia di sviluppo informatico vuole sapere se può accettare altri progetti. Grazie a Teambook, può :

• Visualizza il carico di lavoro attuale dei tuoi team (= pianificazione operativa)
• Identificare le competenze disponibili
• Basta copiare il piano operativo per avere una visione della capacità in giorni-uomo nei prossimi mesi. Poi completalo manualmente per il futuro.
• Confronta questi valori con i requisiti del progetto, che saranno semplicemente stati inseriti e distribuiti nei mesi successivi in Teambook.
• Il sistema di reportistica di Teambook utilizza codici colore intuitivi per indicare i percorsi critici (risorse insufficienti per i progetti) o la potenziale sovraccapacità (risorse sotto-occupate).

Questo permette all’azienda di prendere le decisioni necessarie: assunzioni, potenziamento dello sviluppo commerciale, ecc.

Gestione della capacità e pianificazione delle risorse

La pianificazione delle capacità è strategica: offre una panoramica di tutti i progetti. La pianificazione delle risorse è più tattica: si concentra sulle attività all’interno dei progetti. Spesso viene chiamata pianificazione operativa.

Perché la pianificazione della capacità è importante?

Una buona pianificazione della capacità consente :

• Aumenta la produttività e l’efficienza
• Consegnare i progetti nei tempi e nei budget previsti
• Identificare nuove opportunità di crescita
• Migliorare la trasparenza tra i dipartimenti

I vantaggi della pianificazione della capacità

1. Aumento dei margini del progetto
2. Maggiore affidabilità del progetto
3. Migliore gestione delle competenze e delle assunzioni
4. Allocazione intelligente delle risorse
5. Miglioramento della fidelizzazione del personale
6. Evitare le insidie della gestione dei progetti.

Strumenti di pianificazione della capacità

Teambook offre una serie di funzioni che ti aiutano a pianificare la tua capacità in modo efficace:

• Sincronizzazione (automatica o per copia) della pianificazione operativa sulla capacità
• Gestione della capacità delle risorse
• Gestione della capacità del progetto
• Cruscotti e grafici per la pianificazione della capacità

Conclusione: ottimizzare la gestione delle risorse del progetto

La gestione delle risorse è essenziale per migliorare la produttività e l’efficienza della tua organizzazione. Con uno strumento intuitivo come Teambook, puoi implementare facilmente una pianificazione operativa e una gestione delle capacità su misura per le tue esigenze.

Non esitare a testare gratuitamente Teambook per scoprire come queste funzioni possono essere utili alla tua azienda.