Come si può gestire efficacemente un sovraccarico di lavoro nel proprio team?

Il sovraccarico di lavoro è un problema comune a molte aziende, soprattutto nel settore digitale e dei servizi.

In qualità di manager, è fondamentale sapere come identificare e gestire questo sovraccarico per mantenere il tuo team sano e produttivo.

In questo articolo esploreremo i segnali di un carico di lavoro eccessivo, il suo impatto negativo e soprattutto alcune soluzioni pratiche per porvi rimedio.

Che cos’è il sovraccarico di lavoro?

Il sovraccarico di lavoro si verifica quando la quantità o l’intensità dei compiti supera ciò che ci si può ragionevolmente aspettare da un dipendente. Questo può assumere la forma di :

• Troppo lavoro rispetto al tempo a disposizione
• Scadenze irrealistiche o troppo brevi
• Un accumulo di progetti paralleli
• Responsabilità che vanno al di là dell’ambito lavorativo abituale

Ad esempio, uno sviluppatore che deve gestire contemporaneamente lo sviluppo di 3 applicazioni complesse con scadenze ravvicinate rischia di essere sovraccarico.

Segni di sovraccarico di lavoro

È importante individuare tempestivamente i segnali d’allarme del sovraccarico. Ecco i principali segnali a cui prestare attenzione:

Problemi di sonno e stanchezza

• Difficoltà ad addormentarsi, frequenti risvegli notturni
• Sentirsi sempre stanchi, anche dopo una notte di sonno

Riduzione della concentrazione e della memoria

• Difficoltà a rimanere concentrato su un compito
• Dimenticanze frequenti, necessità di annotare sistematicamente le cose.

Problemi di salute fisica

• Mal di testa, tensione muscolare, problemi digestivi
• Indebolimento del sistema immunitario, malattie più frequenti

Cambiamenti nell’aspetto e nell’umore

• Rapido aumento o perdita di peso
• Irritabilità, sbalzi d’umore

Peggioramento delle relazioni personali

• Meno tempo per la famiglia e gli amici
• Isolamento sociale, ritiro

Problemi di salute mentale

• Ansia, stress cronico
• Sintomi depressivi

Riduzione della qualità del lavoro

• Errori più frequenti, meno creatività
• Mancato rispetto delle scadenze, lavoro scadente

Se noti diversi di questi segnali in un membro del tuo team, probabilmente è sovraccarico.

L’impatto negativo del superlavoro

Un sovraccarico prolungato può avere gravi conseguenze, sia per i dipendenti che per l’azienda:

Per i dipendenti :

• Burn-out
• Problemi di salute fisica e mentale
• De-motivazione e disimpegno
• Peggioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata

Per l’azienda :

• Riduzione della produttività e della qualità
• Aumento dell’assenteismo
• Elevato turnover
• Deterioramento dell’ambiente di lavoro
• Perdita di clienti insoddisfatti

Ad esempio, un’agenzia web che sovraccarica sistematicamente i suoi team rischia di veder partire i suoi migliori talenti verso la concorrenza e di perdere contratti a causa di ritardi o errori.

Come puoi gestire efficacemente il sovraccarico di lavoro?

Ecco 10 consigli pratici per aiutarti a gestire meglio il carico di lavoro del tuo team:

Monitoraggio preciso del carico di lavoro

Usa uno strumento di gestione dei progetti come Teambook per visualizzare il carico di lavoro di ogni membro del personale. In questo modo potrai identificare rapidamente i sovraccarichi e i sottoccarichi.

Esempio pratico: crea un dashboard con grafici che mostrano il tasso di occupazione di ogni membro nei prossimi 3 mesi. Un tasso di occupazione superiore al 90% è sinonimo di allarme.

Blocco del tempo

Aiuta i tuoi collaboratori a organizzare il loro tempo in blocchi dedicati a compiti specifici. In questo modo si evita la dispersione e si migliora la concentrazione.

Esempio Ad esempio: riserva la mattina al lavoro di approfondimento e il pomeriggio alle riunioni e alle attività amministrative.

Tieniti aggiornato sulle disponibilità

Organizza revisioni periodiche (ad esempio settimanali) per fare il punto sul carico di lavoro di ciascuno. Anticipa i periodi di sovraccarico.

Impostazione di stand-up giornalieri

Questi rapidi incontri quotidiani (15 minuti al massimo) permettono a tutti di condividere le proprie priorità e le eventuali difficoltà che si incontrano.

Dare priorità al lavoro

Usa il metodo 4D (Do, Delegate, Delay, Drop) per ordinare i compiti in ordine di priorità e importanza.

Creare liste di cose da fare efficaci

Incoraggia i tuoi dipendenti a elencare i loro compiti in ordine di priorità. Limitali a 3-5 compiti importanti al giorno.

Tagliare i grandi progetti

Dividi i progetti complessi in sotto-compiti più gestibili. Questo riduce lo stress e migliora il follow-up.

Coinvolgere il team nel processo decisionale

Consulta regolarmente il tuo team sulla distribuzione del lavoro. In questo modo avranno un maggiore controllo sul loro carico di lavoro.

Distribuire il lavoro in modo equo

Assicurati che il carico di lavoro sia suddiviso tra i membri del team in base alle loro competenze e disponibilità.

Stabilisci scadenze realistiche

Negoziare scadenze ragionevoli con i clienti. Prevedere gli imprevisti.

Un esempio pratico:

Marie, project manager di un’agenzia web, si rende conto che il suo team è regolarmente sovraccarico. Ha deciso di applicare questo consiglio:

1. Utilizza Teambook per pianificare e monitorare i carichi di lavoro dei suoi colleghi. Le prenotazioni inserite in Teambook vengono sincronizzate automaticamente nel calendario di tutti.
2. In Teambook introduce un periodo di concentrazione di 2 ore al mattino per ogni sviluppatore.
3. Organizza una revisione settimanale il lunedì mattina per guardare avanti alla settimana.
4. Ogni mattina alle 9.30 organizza uno stand-up giornaliero di 10 minuti. Lo schermo di pianificazione Teambook, proiettato da Beamer, permette a tutti di vedere il proprio carico di lavoro e quello dei colleghi.
5. Addestra il suo team al metodo 4D per la definizione delle priorità.
6. Chiede a tutti di condividere la propria lista di cose da fare ogni giorno.
7. Divide i progetti di grandi dimensioni in sprint di 2 settimane.
8. Consulta il team sull’assegnazione di nuovi progetti.
9. Si preoccupa di bilanciare il carico tra i giovani e i senior.
10. Negozia sistematicamente con i clienti tempi di consegna del +20%.

Risultati Dopo 3 mesi, lo stress era diminuito, la produttività era aumentata e il turnover del personale era diminuito. E soprattutto, poco dopo, la redditività del suo reparto è aumentata del 15%!

Conclusione

Gestire efficacemente il carico di lavoro del tuo team è essenziale per mantenere la motivazione e la produttività a lungo termine. Applicando questi consigli e utilizzando gli strumenti giusti, come Teambook, potrai creare un ambiente di lavoro più sereno ed efficiente.

Non dimenticare che il tuo ruolo di manager è anche quello di proteggere il tuo staff dal sovraccarico cronico. Il tuo team sarà ancora più impegnato ed efficace per questo!