Come potete stabilire le priorità dei vostri progetti in modo efficace in 6 passi chiave?

Come project manager, ti trovi costantemente di fronte a molteplici richieste e progetti, ognuno dei quali sembra essere una priorità assoluta.

Come fai a sapere da dove iniziare? Dovresti concentrarti sui progetti veloci o affrontare prima quelli più importanti?

La risposta non è nessuna delle due. È necessario un approccio più strategico per stabilire le priorità dei progetti e ottimizzare l’uso delle risorse.

In questo articolo esploreremo un metodo in 6 fasi per dare priorità ai tuoi progetti in modo oggettivo e in linea con gli obiettivi della tua azienda.

1. Valutare il valore commerciale di ogni progetto

Il primo passo fondamentale è valutare come ogni progetto contribuisce agli obiettivi strategici dell’azienda. Poniti le seguenti domande:

• Questo progetto genererà entrate significative?
• Migliorerà l’immagine o la reputazione del nostro marchio?
• Aumenterà la soddisfazione dei clienti?

Ad esempio, il lancio di un nuovo prodotto avrà probabilmente un alto valore commerciale, in quanto genererà direttamente delle entrate. Ma anche un progetto di ottimizzazione dei processi interni può avere un grande valore se riduce i costi e migliora l’efficienza a lungo termine.

Non dimenticare i progetti che rafforzano importanti relazioni commerciali. Ad esempio, un’agenzia potrebbe dare priorità a un progetto per un cliente prestigioso, anche a tariffa ridotta, per le opportunità future che potrebbe offrire.

Per chiarire gli obiettivi dell’azienda, organizza una sessione di brainstorming con la dirigenza, ponendo domande quali:

• Qual è la nostra missione come organizzazione?
• Che immagine vogliamo dare?
• Quali sono le pietre miliari che dobbiamo raggiungere nei prossimi 5 anni per considerarci di successo?

Una volta definiti questi obiettivi, filtra i tuoi progetti per mantenere solo quelli che sono allineati con essi.

2. Valutare l’urgenza di ogni progetto

Non tutti i progetti sono uguali in termini di urgenza, anche se a prima vista possono sembrare tutti prioritari. Usa la matrice di Eisenhower per classificare i tuoi progetti in base all’importanza e all’urgenza:

• Importanti e urgenti: progetti critici con un impatto immediato sull’azienda (ad esempio, la risoluzione di un grave guasto al sito web).
• Importanti, ma non urgenti: progetti strategici a lungo termine (ad esempio lo sviluppo di nuove funzionalità).
• Urgenti ma non importanti: attività che richiedono un’attenzione immediata senza aggiungere molto valore (ad esempio la maggior parte delle riunioni).
• Né urgenti né importanti: i compiti possono essere rimandati o delegati.

Per ogni progetto, chiediti:

• Questo progetto contribuisce direttamente agli obiettivi aziendali? Se sì, è importante.
• Ci saranno conseguenze negative se non lo facciamo al più presto? Se sì, è urgente.

Dai priorità ai progetti nel quadrante “importante e urgente”.

3. Identificare le dipendenze tra i progetti

Mappate i collegamenti e le dipendenze tra i vostri diversi progetti. Alcuni compiti devono essere completati prima che altri possano iniziare? Ci sono progetti che devono essere gestiti in parallelo?

Per ogni progetto :

• Elenca tutte le attività e le sottoattività
• Identifica i ruoli responsabili e le parti interessate da consultare.
• Prendi nota dei prerequisiti e delle approvazioni necessarie per ogni attività.

Ad esempio, se vuoi migliorare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti, potresti dover creare prima dei contenuti formativi. Questo progetto di creazione di contenuti diventa quindi un prerequisito bloccante per il progetto di onboarding.

Dai priorità ai progetti con il minor numero di dipendenze e pianifica quelli con dipendenze significative.

4. Stimare la portata, il calendario e i costi

Per ogni progetto, valuta con precisione :

• Ambito: elenca tutti i compiti necessari, anche quelli più ovvi. Per una campagna di marketing, ad esempio, non dimenticare di includere l’analisi dei risultati post-campagna.
• La tempistica: basati su progetti simili passati e consulta i diversi membri del team per ottenere stime realistiche.
• Costi: tieni conto del costo degli strumenti, delle tariffe orarie delle persone coinvolte e della durata stimata del progetto.

Utilizza un approccio “costo per processo” suddividendo ogni fase del progetto:

1. Quanto dura questa fase (in ore)?
2. Quante volte dobbiamo ripetere questo passaggio?
3. Qual è la tariffa oraria della persona che svolge questo lavoro?

Moltiplica questi tre fattori per ottenere il costo di ogni fase, quindi sommali per ottenere una stima complessiva del progetto.

Uno strumento di gestione delle risorse come Teambook può facilitare notevolmente questo processo, consentendoti di visualizzare la capacità del tuo team e di stimare con maggiore precisione la durata del progetto.

5. Confronta il budget disponibile con i costi stimati

Assicurati che il budget assegnato a ciascun progetto copra i costi previsti. In caso contrario, c’è il rischio che il progetto si blocchi per mancanza di fondi.

Dare priorità ai progetti il cui finanziamento è stato completamente approvato e garantito.

Non dimenticare che spesso i progetti superano il budget iniziale. Usa uno strumento come Teambook per tenere traccia delle ore lavorate in tempo reale. In questo modo potrai individuare rapidamente eventuali sforamenti e adattare la tua pianificazione di conseguenza.

6. Valuta la capacità del tuo team

Il tuo team ha le competenze e la disponibilità necessarie per portare a termine con successo ogni progetto nei tempi previsti?

Usa uno strumento di gestione delle risorse come Teambook per visualizzare :

• Le competenze di ciascun membro del team
• La loro disponibilità (compresi i congedi programmati)
• Il loro attuale carico di lavoro

Ad esempio, con Teambook puoi facilmente vedere che ad Alice, la tua senior designer, sono già stati assegnati due progetti prioritari per le prossime 3 settimane. Sarebbe quindi rischioso assegnarle un nuovo progetto urgente nel frattempo.

Dai priorità ai progetti che meglio si adattano alle competenze e alle capacità attuali del tuo team.

Dare priorità ai progetti: un processo continuo

Per rimanere efficiente nella definizione delle priorità dei tuoi progetti:

Creare un processo di candidatura standardizzato per i progetti.

Crea un unico modulo per la presentazione di tutte le domande di progetto. Includere domande su :

• • Descrizione del progetto
  • Vantaggi per l’azienda
  • La scadenza desiderata
  • Gli stakeholder coinvolti

Traccia i dati giusti

Usa uno strumento come Teambook per centralizzare tutte le informazioni sui progetti e sulle risorse. Questo ti permetterà di :

• Tieni traccia del tempo effettivamente speso per ogni attività.
• Confronta le stime con la realtà sul campo.
• Identifica i colli di bottiglia nei tuoi processi.

Rivaluta regolarmente le tue priorità

Le condizioni di business cambiano rapidamente. Pianifica revisioni periodiche (mensili o trimestrali) per rivalutare le tue priorità in base a :

• L’evoluzione degli obiettivi dell’azienda
• Cambiamenti nella disponibilità di risorse
• Nuove opportunità o minacce di mercato

Seguendo questi 6 passi e utilizzando uno strumento di gestione delle risorse adeguato come Teambook, sarai in grado di stabilire le priorità dei tuoi progetti in modo efficace, di ottimizzare l’uso delle risorse e di raggiungere più rapidamente gli obiettivi della tua azienda.

Ricorda che la definizione delle priorità dei progetti è un’arte quanto una scienza. Usa questi metodi come guida, ma non esitare a fidarti della tua esperienza e del tuo intuito per prendere le decisioni migliori per il tuo team e la tua azienda.

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