Perché prendere sul serio la disponibilità delle risorse del progetto?

L’espansione di un’azienda di servizi professionali può essere limitata dalle risorse disponibili e viceversa. Utilizzate la nostra guida completa per monitorare la disponibilità di risorse e ottimizzarle ove possibile.

È un azzardo imbarcarsi in nuovi progetti senza sapere quali risorse saranno disponibili. Le persone non sono mai totalmente disponibili; tutto dipende da ciò che chiedono gli altri settori dell’azienda. Sebbene molti manager ne siano consapevoli, spesso non hanno una conoscenza approfondita degli orari e delle prenotazioni dei loro collaboratori, il che ha reso la gestione delle risorse una delle principali preoccupazioni di molti manager per molti anni.

Tuttavia, la realtà è che non solo è necessario acquisire le risorse necessarie prima di avviare un nuovo progetto, ma non si vuole nemmeno che rimangano inutilizzate, con conseguenti spese aggiuntive. Un’organizzazione più efficiente, che non sprechi talento o denaro, può essere ottenuta prendendo la decisione di essere consapevoli delle risorse disponibili.

Se il monitoraggio della disponibilità delle risorse si è rivelato difficile, continuate a leggere. In realtà è più facile di quanto si pensi!

Qual è la disponibilità di risorse?

Un calendario delle risorse viene spesso utilizzato per mappare la disponibilità delle risorse. Ecco un’illustrazione di Teambook basata sui nostri dati di test:

 

Sebbene sia utile tenere d’occhio la disponibilità delle risorse, perché è necessario?

Secondo McKinsey, la disponibilità di risorse si riferisce al modo in cui le risorse vengono assegnate alle iniziative aziendali prioritarie. Le aziende possono individuare le lacune nelle risorse necessarie per ogni progetto e sviluppare un piano per colmarle, mappando le risorse disponibili per ogni progetto al momento giusto.

I vantaggi del controllo dell’accessibilità delle risorse

Sulla scia dell’epidemia, le aziende che forniscono beni e servizi hanno capito che i clienti sono il fondamento della loro attività. La loro risorsa più preziosa è la forza lavoro, che deve essere allocata in modo da favorire l’azienda. Le aziende possono ottimizzare le proprie risorse e affrontare svolte inaspettate sfruttando la disponibilità delle risorse. Per non parlare della chiarezza che la disponibilità di risorse apporta al processo di pianificazione del progetto.

Abbiamo scoperto una serie di problemi che possono essere evitati monitorando la disponibilità delle risorse, valutandone al contempo i benefici. Questi includono

• risorse sovraccariche. È facile andare in overbooking quando non si sa quando i dipendenti saranno disponibili. Anche se sono liberi in un determinato momento, potrebbero non essere produttivi se hanno appena completato un compito importante.
• risorse che non vengono sfruttate appieno. Ogni risorsa ha un costo e il denaro viene sprecato se non viene utilizzato in modo produttivo. La pianificazione della disponibilità delle risorse consente di allocarle in modo da massimizzarne l’utilizzo.
• Conflitti per le risorse. Altri reparti dell’azienda, progetti rivali o organizzazioni esterne possono competere per le vostre risorse.

La tracciabilità delle risorse in generale consente di prevedere il fabbisogno di risorse e di selezionare i dipendenti che non solo rispetteranno gli impegni del progetto, ma genereranno anche reddito per l’organizzazione.

Come posso utilizzare il pianificatore delle risorse di progetto di Teambook per ottimizzare la disponibilità delle risorse?

1. Mappare le risorse

I calendari e le mappe delle risorse sono strumenti molto utilizzati per monitorare la disponibilità delle risorse. È possibile utilizzare questi grafici visivi, che comprendono un calendario di prenotazione e disponibilità delle risorse, in tutta l’azienda. In questo modo è possibile creare piani di progetto affidabili e far sapere a tutti gli utenti quando le risorse sono disponibili e vengono utilizzate.

Le tabelle di disponibilità delle risorse fornite da Teambook sono pronte all’uso: basta aggiungere le risorse e i progetti associati alla vostra azienda. L’implementazione delle priorità aziendali è più efficiente quando l’aggiornamento dei fogli di calcolo non richiede ore di lavoro umano.

 

Un calendario delle risorse ben progettato assicura che le risorse giuste siano disponibili al momento giusto e, in alcune situazioni, può anche aiutare a prevenire i problemi di disponibilità. Le attività saranno meno imprevedibili se tutte le risorse sono visualizzate sullo schermo.

2. Assegnare ruoli e competenze ai membri del team

Ricordare a tutti il proprio ruolo nell’azienda. In base al contratto, ogni membro del team ha un ruolo principale legato alla sua qualifica professionale; tuttavia, a seconda delle sue competenze e dei requisiti del progetto, può assumere anche altre responsabilità.

Deve essere possibile inserire tutte queste informazioni nello strumento di pianificazione per ogni risorsa del progetto, in modo da poter vedere le proiezioni di capacità per ciascuna di esse (e/o combinazioni).

3. Annotate luoghi, capacità e molto altro.

In uno strumento di pianificazione ben progettato, come Teambook, è possibile utilizzare i tag per mappare le risorse e i progetti come segue:

• Competenze: Supponiamo di aver bisogno di una persona esperta in un’area particolare, come la programmazione. Se una persona è esperta in Javascript, PHP e InDesign, ad esempio, potete etichettarla in base alle sue competenze e assegnarle rapidamente i compiti.
• Localizzazione: se lavorate con clienti all’estero o avete un team internazionale, potete usare la funzione di tagging per trovare persone e progetti in un’area specifica. Esempi di località specifiche sono l’ufficio 1, il lavoro a distanza (una particolare modalità di lavoro) e Auckland (una specifica città o regione).
• Seniority : per distinguere le competenze e l’esperienza delle persone, si possono usare tag come “senior”, “junior”, “associate” o “trainee” per assegnare a un progetto una persona con un certo livello di esperienza.
• Dimensione del progetto: è possibile etichettare i progetti in base alla loro dimensione per vedere come le diverse dimensioni dei progetti influiscono sulla salute finanziaria dell’azienda. Questa funzione è molto utile ai fini della rendicontazione.

4. Stabilire una pipeline di progetti e assegnare le risorse ai compiti.

Quando si ricevono nuovi progetti, è possibile determinare rapidamente chi in azienda è “più disponibile” utilizzando lo strumento “Ordina per disponibilità”.

A un livello di dettaglio superiore, la nuova tabella di disponibilità di Teambook mostra quante ore, tenendo conto del carico di lavoro attuale, ciascun ruolo o team di progetto è disponibile in un determinato giorno.

La nuova tabella delle disponibilità, in linea con la tabella delle capacità e dei carichi di lavoro di Teambook, consente di effettuare un drill-down su un team o una funzione specifica, oltre a visualizzare le disponibilità dell’intera azienda.

Osservazioni conclusive

La gestione dei progetti diventerà molto più semplice con l’aiuto dei quattro processi sopra descritti, che vi aiuteranno anche a capire la disponibilità di persone, di posti di lavoro e dei loro talenti nelle diverse località.

Quando si tratta di gestione di un progetto, conoscere la disponibilità di risorse presenta molti vantaggi evidenti. È anche essenziale capire il potenziale impatto sugli obiettivi generali dell’azienda.

Approfittate subito della prova gratuita di Teambook e iniziate a prendere sul serio la disponibilità delle risorse.