Gestione della capacità con il metodo Agile

Siete pronti a destreggiarvi nella pianificazione della capacità Agile?

Immaginate un giocoliere con una manciata di palline in aria. Questa è l’essenza della pianificazione agile delle capacità. In questo caso, il vostro team agile è il giocoliere, le palline sono le varie attività di sprint e l’obiettivo è mantenere questa danza equilibrata ben gestita e senza intoppi. Forse la conoscete con un altro nome, forse pianificazione dello sprint basata sull’impegno o sulle capacità. Non c’è bisogno di essere perplessi: in Agile è tutta una questione di coerenza.

Ma non si tratta solo di tenere il contatore e di sapere quante palle sono in aria. Per i team agili, non si tratta tanto di quanto possono fare, quanto di quanto devono fare. È una misura della loro capacità di onorare gli impegni, rispettare le scadenze e rimanere coerenti in un’atmosfera di caos creativo.

Si tratta piuttosto di massimizzare l’impegno delle risorse. Si tratta di come mantenere il team agile completamente concentrato, rendendolo estremamente produttivo. Perché, alla fine, è questo che conta davvero: creare quelle funzionalità di prodotto che trasformano i clienti in clienti entusiasti.

Comprendere i dettagli dello sviluppo agile del software: un approccio illuminato

Smettete di optare per processi sequenziali congelati, come una parata a cascata, dando la sensazione che la consegna di un prodotto sia un’attesa infinita. Cambiate strada e orientate i vostri pensieri verso l’Agile! È armato di metodi accuratamente definiti e processi temporizzati che consentono di sperimentare un prodotto o una funzionalità fattibile alla velocità della luce. E come se non bastasse, bisogna fare i conti con l’eliminazione dei bug, la correzione dei difetti, in un movimento perpetuo di miglioramenti e rinnovamento del ciclo.

Che dire di quel meraviglioso caos noto come processo Scrum? È un vero e proprio fascio di energia, rappresentato da un team pronto ad andare dritto al punto, lavorando per produrre un carico di lavoro specificamente definito (o Product Backlog) entro un preciso lasso di tempo. Il tutto si svolge sotto il nome altamente espressivo di Sprint.

E cosa succede quando lo sprint raggiunge il traguardo? Se il team ha portato rigorosamente a termine la sua missione, allora viene presentato un prodotto nuovo di zecca, una caratteristica scintillante o una funzionalità innovativa, pronta per essere testata o rilasciata.

I team agili danno alla loro organizzazione la capacità di tenere il passo. E per finire, sono sempre un passo avanti in un settore in continua evoluzione e in presenza di una concorrenza rigorosa.

Strategia con Pianificazione agile e risorse: una seducente danza tecnologica…

Il movimento Agile e la sua promessa di adattarsi ai rapidi cambiamenti che avvengono nel mondo degli affari non sono certo passati inosservati. Infatti, è la chiave che spinge le aziende ad andare avanti, aumentando la loro capacità di fare di più con meno. In particolare, un maggiore valore aggiunto con meno risorse si traduce in una maggiore produttività e in un aumento del ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC). E come apoteosi, la soddisfazione del cliente balza come un canguro pieno di energia.

Forse vi sarà sfuggito, ma un recente studio di Digital.ai ha analizzato i risultati di un’indagine condotta su 1.382 specialisti del software in tutto il mondo. Cosa hanno imparato dal loro folgorante impegno nel metodo Agile? Ecco la top ten:

• In cima alla lista, con il 64%, c’è la capacità di adattarsi a priorità in continua evoluzione.
• Ex-aequo al 64%, un’accelerazione sbalorditiva nella consegna del software.
• Il 47% ha fatto registrare un aumento vertiginoso della produttività dei team.
• Con un punteggio del 42%, questo rappresenta un notevole miglioramento della qualità del software.
• E infine, con il 41%, un miglioramento della prevedibilità delle consegne, per anticipare come un visionario.

Come specialisti di capacity planning, non possiamo che esclamare: “Beh, questo fa eco alle nostre pratiche!”. Perché? Semplicemente perché questi risultati riflettono le aspettative di una pianificazione delle risorse ben ponderata.

Per i meno esperti, cosa significa pianificazione delle risorse? Ecco un’introduzione per iniziare. In parole povere, si tratta di organizzare le risorse per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Un buon piano di capacità è un po’ come un algoritmo che si affina nel tempo. Il concetto è semplice: si capitalizzano le esperienze acquisite integrandole negli orientamenti futuri e si compiono continui progressi, prevedendo con precisione le consegne e gestendo le inversioni di priorità. Un bell’equilibrio! Vale la pena di notare che, grazie a un’attenta gestione delle risorse, i vostri team vengono mobilitati con criterio, sfruttati in modo ottimale e rimangono produttivi senza mai sfiorare il sovraccarico di lavoro. Questa è la chiave per una qualità ottimale del lavoro, che si traduce in team felici.

Vedete il collegamento? Agile e capacity planning sono due facce della stessa medaglia. Mescolando questi due approcci, otteniamo un potente strumento di trasformazione, un cocktail carico di energia: la pianificazione agile delle risorse.

Velocità del team vs. capacità del team: cosa fa la differenza?

Concentrarsi sulla velocità di un team agile…

Nel vasto mondo dell’agilità, la velocità di un team si riferisce alla quantità di lavoro che è in grado di consegnare in un determinato periodo di tempo. Avete un portafoglio ordini pieno fino a scoppiare? Niente panico! La velocità vi aiuta a stimare quanto di questo lavoro il team sarà in grado di affrontare in uno sprint di due settimane. È comodo, vero? Ma tenete presente che l’interpretazione della velocità può variare notevolmente da un team all’altro. Quindi non si può fare un confronto tra i team! Noi la usiamo rigorosamente per valutare i progressi del nostro team.

E che dire della capacità di un team agile?

La capacità di un team agile, invece, ci dice quanto lavoro di qualità può produrre un team durante uno sprint. E non si tratta di una semplice moltiplicazione dei membri del team per le ore lavorate al giorno e per il numero di giorni dello sprint, oh no! In questo caso si avrebbe un tasso di esecuzione del 100%: chi vuole lasciare che si esaurisca a quel ritmo? Quindi, la capacità è quella famosa quantità di lavoro che i membri del team possono realisticamente completare senza raggiungere la fine delle loro forze. Torneremo su questo punto tra qualche istante.

E i venti di cambiamento soffiano…

La velocità e la capacità non sono concrete, possono cambiare da uno sprint all’altro. La capacità può dipendere da una serie di fattori, come le ferie, le vacanze, altre priorità che entrano in gioco, ecc. In termini di velocità, questa può variare se il team sta affrontando un lavoro più o meno noto o se sta lavorando su storie utente particolarmente specifiche. Ecco perché pianificare uno sprint in base alla capacità può essere una vera sfida.

Vi siete mai chiesti dove si inserisce la pianificazione della capacità Agile nel processo di Sprint?

La pianificazione della capacità agile fa il suo ingresso in scena durante il processo di sprint, non una, ma due volte. Prima si fa sentire durante la fase di pianificazione dello sprint e poi entra in scena durante la retrospettiva dello sprint. Ecco cosa c’è da sapere:

La chiamano “pianificazione degli sprint”.

La gara di Agile Capability Planning inizia quindi con lo Sprint Planning Meeting. Si tratta della riunione di cuore del team che si siede insieme e determina quali elementi del backlog affascineranno lo Sprint corrente. Inoltre, iniziano a sviluppare un piano realizzabile. Per fare questo:

• Analisi delle voci del portafoglio ordini (o forse dovrei dire “candidati”) su cui lavorare.
• Si tratta di rivedere i livelli di priorità e di stimare il tempo necessario per ciascuno di essi.
• Previsione della capacità del team per questo particolare Sprint (possiamo destreggiarci così tanto o no?)
• Concordate su ciò che possono consegnare con fiducia.

Revisione e retrospettiva: la cartina di tornasole!

Durante lo sprint, il nostro team Scrum si riunisce di solito in riunioni quotidiane per discutere i progressi, trovare soluzioni ed essere presenti gli uni per gli altri. E quando lo sprint termina, il team organizza una revisione o “retrospettiva” per riflettere… e verificare i progressi fatti. Durante la retrospettiva introspettiva, lo Scrum Master si diverte a sezionare :

• Hanno consegnato tutto quello che pensavano di poter consegnare nel portafoglio ordini?
• Quanto sono state accurate (o imprecise) le loro ipotesi?
• Se la loro “velocità” ha cambiato marcia, perché?

Tutte queste conoscenze sono cruciali per la prossima sessione di pianificazione dello Sprint. È necessario fare tutto il possibile per garantire che il prossimo Sprint sia pianificato in modo intelligente, con un carico di lavoro equilibrato e un elenco ragionevole di impegni.

La concezione strategica della capacità all’interno dei team Agile

L’organizzazione efficace delle risorse umane, pietra miliare di ogni azienda di successo, è senza dubbio un esercizio delicato, soprattutto nel contesto di un approccio Agile. Ecco un approccio passo dopo passo per ottimizzare la pianificazione:

1. Stimare la tempistica dello sprint. Sappiate che nel mondo Agile, uno sprint tipico dura tra le due e le quattro settimane. Tuttavia, fate attenzione a non confondere questi tempi con una semplice conversione in giorni. Il trucco consiste nel contare solo i giorni lavorativi effettivi, escludendo cioè i fine settimana, i giorni festivi e altre interruzioni temporanee.
2. Aggregare le ore totali al giorno. A tal fine, è necessario esaminare attentamente la composizione del team e la configurazione dell’orario. Facciamo un esempio: avete tre dipendenti che lavorano a tempo pieno e altri due che lavorano a tempo parziale. Supponiamo che la vostra giornata tipo duri sette ore. In altre parole, avete 21 ore di lavoro per i membri a tempo pieno (3 dipendenti x 7 ore al giorno) e 7 ore per i part-time (2 dipendenti x 3,5 ore al giorno). Per un totale di 28 ore al giorno.
3. Incorporare gli elementi di disturbo che possono influire sulla disponibilità. È fondamentale tenere conto dei fattori che potrebbero costringere i vostri collaboratori ad assentarsi durante lo sprint, come la gestione simultanea di un altro progetto. È tenendo conto di questo tipo di variabili che sarete in grado di calcolare con precisione la capacità del vostro team.
4. Stabilite un tasso di sfruttamento ragionevole. Ammettiamolo, c’è una realtà nella vita d’ufficio: nessuno è in grado di dare il massimo del proprio potenziale il 100% del tempo. Inoltre, la quantità di tempo che un dipendente può realmente dedicare al proprio sprint è tutt’altro che assoluta, a causa di interruzioni inevitabili come quelle per le e-mail, le riunioni o persino le pause bagno. Un tasso ottimale di utilizzo delle risorse sarebbe quindi intorno all’80%. Tuttavia, per i membri che hanno meno esperienza con i compiti coinvolti in questo sprint, questa cifra potrebbe essere ridotta al 60 o 70%, dato il tempo extra di cui potrebbero aver bisogno.

Gestire un team Agile non significa solo imporre un ritmo veloce e flessibile, ma anche prendersi il tempo per organizzare al meglio il nostro patrimonio umano. È così che si ottengono risultati di successo.

Perché utilizzare la pianificazione agile della capacità?

Decifrare il futuro: prepararsi a eventuali battute d’arresto

Immaginate per un attimo un’astronave che naviga nell’immensità dell’universo grazie a dati precisi: ecco come appare il vostro progetto quando è alimentato dalla metodologia Agile. Studiando attentamente le prestazioni passate, questa metodologia scruta l’orizzonte lontano del vostro futuro, consentendovi di ottimizzare costantemente le vostre azioni e di tessere una rete di prevedibilità per le vostre consegne. E cosa c’è di più rassicurante che avventurarsi sulla strada del futuro con una bussola affidabile e precisa?

Armati di questo prezioso feedback, fatto di brillanti successi e lezioni apprese, non solo sarete in grado di perfezionare le vostre prestazioni future – una semplice formalità nel prossimo sprint – ma anche di stabilire previsioni affidabili per i vostri progetti. Niente di meno che una dichiarazione di autonomia per il vostro team, che non dovrà più gettarsi a capofitto in un mare di incertezza. Evitando la trappola delle aspettative irrealistiche e dei compiti sbagliati, potrete garantire la qualità impeccabile dei vostri prodotti ed evitare di essere sorpresi da uno sforamento dei tempi o del budget.

Nutrire un team felice e impegnato

L’altro grande vantaggio della pianificazione agile delle capacità è la gestione oculata del carico di lavoro del team. Questo metodo raggiunge un autentico equilibrio tra la massimizzazione della produttività e la minimizzazione del rischio di burnout. In breve, consente al team di dare il meglio di sé senza essere sopraffatto da una marea di compiti. Il risultato è una calda atmosfera di sicurezza psicologica, in cui tutti si sentono rispettati e protetti. Logica conseguenza: morale alto e impegno a lungo termine per il team.

Stabilire il ritmo e le priorità con fiducia

Chi di noi non è mai stato sopraffatto da un lavoro non pianificato che emerge improvvisamente dal nulla? Secondo lo State of Agile Marketing Report di Agile Sherpa, ben il 42% degli intervistati ammette di aver avuto difficoltà a gestire questi eventi inaspettati. Con la pianificazione agile della capacità, adottate un atteggiamento decisamente proattivo piuttosto che reattivo. Sulla base di dati concreti, potete stabilire aspettative chiare su ciò che il vostro team è in grado di raggiungere. Il vostro tempo viene quindi investito e valutato con attenzione, spesso su base giornaliera, dandovi un vantaggio decisivo rispetto al lavoro non pianificato.

Inoltre, presentando al management questi problemi di capacità supportati da dati tangibili, si crea una vera e propria cultura del realismo e del rispetto del tempo di tutti. Non solo è possibile stabilire perfettamente le priorità dei compiti ad hoc che a volte si presentano, ma è anche possibile migliorare i risultati del progetto, indipendentemente dal fatto che il lavoro sia stato originariamente pianificato o meno.

L’asso della pianificazione in modalità Agile: Teambook, software di gestione delle risorse di progetto

Con Teambook, la preparazione degli sprint basati sulla capacità è facile, senza fatica e, soprattutto, molto accurata grazie al software di pianificazione dedicato.

Perfetto nel suo ruolo, il software Teambook è un vero coltellino svizzero della pianificazione delle risorse Agile. Che il vostro team abbia 10 o 100 dipendenti, che la vostra organizzazione gestisca 10 o 100 progetti, Teambook vi aiuterà.

E la ciliegina sulla torta? Potete iniziare gratuitamente, per 14 giorni, con funzionalità illimitate. E la pianificazione con Teambook è gratuita per un massimo di 10 progetti! Siete pronti a partire?