Tenere traccia dell’orario di lavoro è essenziale per garantire produttività, redditività e soddisfazione dei dipendenti. Con Teambook, potete tenere traccia in modo accurato dell’orario di lavoro di ogni membro del vostro team.
In questo articolo vi illustreremo una guida passo passo per ottimizzare l’uso di Teambook.
1. Definire le competenze chiave dell’organizzazione
Iniziate identificando e definendo le competenze essenziali all’interno della vostra organizzazione. Create dei tag per ogni competenza. Questi tag vi aiuteranno a categorizzare e filtrare le risorse in un secondo momento.
2. Creare gli utenti
Aggiungete ogni membro del vostro team come utente in Teambook. Se alcuni di loro lavorano part-time, specificate il loro orario di lavoro.
E non dimenticate che Teambook non prevede costi per utente. Potete quindi aggiungere tutti i collaboratori di cui avete bisogno, compresi i subappaltatori, limitandone l’accesso attraverso le autorizzazioni.
3. Assegnazione dei tag
Assegnate a ciascun utente i tag corrispondenti alle sue competenze. Questi tag consentono di filtrare rapidamente le pianificazioni e i progetti per trovare le competenze disponibili in un determinato momento.
4. Giorni festivi e sistemi automatizzati
Teambook riconosce automaticamente i giorni festivi del vostro Paese. Se avete dipendenti all’estero, utilizzate le funzioni automatiche per regolare i loro giorni festivi in base alla loro posizione.
5. Pianificazione regolare
Pianificate regolarmente le risorse del progetto. Con Teambook, la disponibilità di ogni membro è chiaramente indicata, tenendo conto degli slot già prenotati e del lavoro part-time.
6. Prenotazioni ricorrenti
Per le attività ripetitive, utilizzate la funzione di prenotazione ricorrente. Che sia giornaliera, settimanale o mensile, questa funzione semplifica notevolmente la gestione del tempo.
7. Trascinamento e rilascio
Se siete sovraccarichi di lavoro, utilizzate la funzione “drag & drop” per riassegnare facilmente gli slot di prenotazione.
8. Tracciamento del tempo
Chiedete ai vostri consulenti di inserire le ore effettivamente dedicate ai progetti. In questo modo potrete tenere traccia con precisione del tempo dedicato a ciascun progetto e preparare le fatture per i progetti fatturati a ore.
9. Cruscotto / Reporting
Utilizzate i report dedicati per monitorare i budget e i tempi effettivi, progetto per progetto.
10. Gestione del team
Se la vostra azienda è organizzata in team con manager dedicati, utilizzate il concetto di team di Teambook. Questo vi permetterà di concentrarvi sui membri disponibili e di condividere le risorse tra i diversi team.
Conclusione
Il monitoraggio accurato dell’orario di lavoro è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Con Teambook avete a disposizione un potente strumento per gestire efficacemente il tempo del vostro team.
Seguendo questo tutorial, potrete ottimizzare l’uso di Teambook e garantire la produttività e la soddisfazione del vostro team. Buona pianificazione!
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