La réussite d’un projet est étroitement liée à la manière dont le chef de projet gère les diverses contraintes de ressources. Les restrictions de ressources les plus répandues englobent les limites et les risques inhérents à la disponibilité des ressources et aux coûts, à la portée et au temps du projet.
Une modification de l’un de ces facteurs entraîne une réaction en chaîne qui finit par affecter la qualité globale du projet.
Vous êtes contraint de repousser un délai parce que votre développeur principal s’est désisté? Cela fera grimper les coûts.
Votre client souhaite ajouter des tâches supplémentaires? Cela modifie le périmètre, ce qui a pour effet de changer les coûts et le calendrier. Et vous serez obligé de réorganiser les charges de travail ou de passer des membres de votre équipe déjà occupés en heures supplémentaires.
La question à un million de dollars n’est pas de savoir si les restrictions de ressources vont se produire – elles se produiront – mais comment gérer efficacement ces contraintes lorsqu’elles surviennent. Voici nos 5 conseils.
1. Conduite des entretiens avec les parties prenantes pour une structure de répartition du travail approfondie
Le cœur de l’organisation d’un projet réside dans la structure de décomposition du travail. Ce support clé référence en détail tous les livrables nécessaires pour mener à bien le projet. Sur cette base, les ressources sont attribuées aux activités énumérées dans la structure de décomposition du travail. Si certaines étapes sont oubliées, il manquera forcément des membres de l’équipe pour les réaliser. Cela obligera à un redéploiement de ressources en cours de route, souvent complexe.
Le premier pas vers une structure de décomposition du travail efficace est de recueillir un maximum d’informations auprès des parties prenantes du projet lors de l’appel de lancement. Plus vous aurez d’informations sur les objectifs du client, plus il vous sera facile d’identifier précisément quels sont les tâches et le personnel nécessaires pour atteindre ces cibles.
N’hésitez pas à venir munis d’une liste de questions lors de ce meeting et envoyez des mails pour compléter si certaines interrogations vous viennent après coup. Cela évitera bien des tracas à tout le monde par la suite.
Une structure de décomposition du travail précise et exhaustive permet d’identifier chaque étape requise pour aboutir à la réalisation d’un projet.
Par ailleurs, une structure de décomposition du travail détaillée facilite considérablement la gestion des contraintes de ressources. Elle identifie clairement les dépendances entre les différentes tâches et celles qui peuvent être réalisées simultanément.
Prenons un exemple dans le domaine de la conduite de projet en construction. Une structure de décomposition du travail rigoureuse facilite nettement le travail d’anticipation du chef de projet.
Par exemple, si un seul engin de chantier doit servir sur plusieurs sites, le responsable peut prévoir un éventuel goulot d’étranglement à l’avance et peut planifier la location d’équipements supplémentaires si nécessaire. Sans cette anticipation, la découverte soudaine de ce problème au milieu du projet causerait des retards dans le calendrier et pourrait engendrer des coûts supplémentaires assez conséquents.
2. Fabriquer des échéanciers réalistes en s’appuyant sur les données des projets précédents
Les échéanciers irréalistes contraignent toutes vos ressources. Prenez un moment pour y réfléchir : si vous réalisez que votre équipe ne peut pas respecter le planning approuvé (surtout si la réalisation du projet est déjà bien avancée), vous avez deux solutions.
Vous pouvez décider d’engager d’autres personnes pour accélérer le rythme, mais cela implique de détourner leurs efforts de leurs tâches en cours et de modifier les délais de ces projets. Sinon, vous pouvez vous tourner vers votre client et négocier un délai supplémentaire, avec le risque de causer un impact négatif sur votre relation et votre revenu s’ils demandent un rabais en retour.
Echappez à ce tumulte en examinant les délais des projets similaires réalisés par le passé dès le début du processus de planification du projet et utilisez-les pour fixer des jalons atteignables. Par exemple, si vous savez que deux projets précédents avec un client dans le digital ont nécessité entre 5 et 7 jours facturables pour être achevés, il serait irréaliste de planifier que le prochain soit terminé en seulement 4 jours.
Examinez la durée des projets passés pour établir des échéanciers plus rationnels.
Il est également important de mentionner que ces indicateurs de projet vous aident à insérer une période tampon stratégique dans votre planning, ce qui vous offre une certaine latitude en ce qui concerne vos délais, si des obstacles émergent. Dans le cas du prochain projet en digital, cela pourrait signifier d’augmenter le temps facturable à 7,5 ou 8 jours, en fonction de la nouvelle portée du projet.
3. Eliminez la sur-allocation en surveillant l’utilisation des ressources
L’épuisement professionnel de l’équipe peut conduire à un durcissement des contraintes de gestion de projet. Des absences imprévues surviennent, la productivité et la qualité des travaux réalisés s’en trouvent impactées. De plus, l’overallocation peut se retourner contre vous en cours de projet, lorsqu’un collaborateur est soudainement absent. L’urgence de trouver un remplaçant s’impose alors.
Il est fondamental de respecter vos collaborateurs et leur temps. Eviter que les membres de l’équipe de projet soient surchargés est une stratégie cruciale pour gérer les contraintes de ressources. Assurez-vous de vérifier votre planification de capacité pour ne pas laisser passer d’overallocations.
Bien que des heures supplémentaires puissent être nécessaires de temps à autre, elles ne doivent pas devenir monnaie courante. Prenez en compte les absences et surveillez de près les taux d’utilisation des ressources. Ils ne devraient pas dépasser 80%, auquel cas il faut ajuster les charges de travail. Au-delà, vous augmentez la probabilité d’un épuisement professionnel coûteux, voire d’un turnover des employés. Découvrez un autre article à ce sujet.
Les rapports de prévision vous aident à faire des choix plus stratégiques pour maintenir la bonne marche des projets.
Enfin, n’oubliez pas de dialoguer avec votre équipe et de leur exprimer votre gratitude pour le travail qu’ils accomplissent. Faites-leur savoir que vous êtes disponible pour les aider s’ils se sentent submergés.
4. Implémentez des rapports de prévision durant le cycle de vie de vos projets
La gestion des contraintes de ressources est intrinsèquement liée à une planification anticipée. Un des outils les plus efficaces pour y parvenir est de mettre en place des rapports de prévision hebdomadaires.
Certes, il est impossible de prévoir tous les problèmes susceptibles de survenir; cependant, l’utilisation des données du projet pour anticiper les risques potentiels vous offre l’opportunité de prendre les devants face à de nombreux obstacles.
A titre illustratif, si vous générez un rapport de prévision pour le mois prochain et que celui-ci affiche un nombre anormalement élevé d’heures de disponibilité ou non facturables, cela indique un problème de sous-utilisation qu’il faut immédiatement résoudre.
Les rapports de prévision vous aident à prendre des décisions plus stratégiques pour maintenir les projets en bonne voie.
Quand vous disposez de données mettant en exergue les signaux d’alerte, vous pouvez passer à l’action et anticiper les imprévus qui pourraient facilement déstabiliser vos projets actuels et futurs.
5. Transition du classeur Excel à un logiciel dédié à la gestion des ressources
Bien qu’il soit possible d’employer des outils manuels comme Excel dans le but de gérer les ressources, cela s’avère rapidement laborieux et exposé aux erreurs par rapport à l’usage d’un outil automatisé de planification des ressources, surtout dès que votre équipe atteint une certaine taille.
Des logiciels de gestion de projet comme Teambook sont très utiles pour maintenir un équilibre optimal entre vos équipes, vos coûts, votre périmètre et votre temps.
Notre plateforme conviviale élimine le travail manuel de gestion des ressources et vous offre une vision claire de tout ce qui se passe avec les projets.
- Gagnez du temps lors de la planification et de la création de rapports. Un logiciel dédié à la gestion des ressources vous fait économiser du temps en ajustant automatiquement des analyses comme les taux d’utilisation à mesure que les charges de travail évoluent. Avec un outil comme Excel, vous devriez le faire manuellement. Il en va de même pour les rapports – vous pouvez compiler des rapports personnalisables en quelques clics au lieu de passer des heures à rassembler manuellement les données.
- Soutient une planification précise de la capacité grâce à des fonctionnalités de gestion des congés. Grâce à notre intégration avec Google Calendar, vous ne perdrez aucune journée de congé d’un employé lors de la planification des allocations de ressources pour les projets. Teambook suit également diverses catégories de temps de congé, de sorte que vous sachiez quels membres de l’équipe inciter à prendre leurs congés bien mérités et éviter l’épuisement à la tâche.
- Vous permet d’adopter une vue macro et micro des informations sur les ressources. Avec des données de projet synthétiques et granulaires à portée de main, vous pouvez rapidement trouver ce que vous recherchez et voir l’impact en temps réel des modifications de charges de travail et des délais.
Par exemple, lorsque vous ajoutez un nouveau projet, vous pouvez voir comment il impacte le taux d’utilisation de votre équipe. S’il est nettement inférieur ou supérieur à 70-80%, approfondissez et examinez les horaires individuels de l’équipe pour voir où les charges de travail peuvent être ajustées pour un équilibre de charge de travail plus optimal.
« Teambook a nettement amélioré notre visibilité, renforçant la propriété du projet et la capacité de prévision. » Vincent Lehmann – Soleil Digital
Conclusion : la planification des ressources projet nécessite une organisation et des outils adéquats.
La gestion des contraintes de ressources s’apparente à une tâche herculéenne. Cependant, en identifiant rapidement les ressources limitées lors de la phase d’élaboration de votre stratégie, vous vous octroyez un délai supplémentaire pour les régler. En adoptant l’organisation et les outils adéquats, vous évitez un surplus de frustration pour vous-même, votre équipe et vos clients à long terme.
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