La planificación de recursos solo funciona bien cuando la disponibilidad que ves está realmente actualizada.
Parece algo sencillo, pero se complica cuando los datos de los empleados se gestionan en el sistema de RR. HH. y la planificación de proyectos se realiza en otra herramienta. Por ejemplo, una persona puede registrar una semana de vacaciones en Lucca y seguir apareciendo como disponible cuando un project manager empieza a planificar el equipo para el mes siguiente.
La integración de Teambook con Lucca permite conectar ambos procesos. Sincroniza usuarios y ausencias de Lucca con Teambook, para que la información de RR. HH. que afecta a la disponibilidad se refleje directamente en tu planificación de recursos.
Mantén sincronizados los datos del equipo y la planificación de proyectos
Si tu empresa utiliza Lucca para gestionar los datos de los empleados y sus ausencias, no deberías tener que actualizar manualmente la misma información en tu herramienta de planificación de recursos.
Una vez conectado Lucca, Teambook comprueba diariamente la información de los usuarios. Los nuevos empleados añadidos en Lucca pueden crearse automáticamente como usuarios en Teambook, mientras que los cambios en usuarios existentes y las eliminaciones también se sincronizan a diario.
Hay algunos detalles prácticos que conviene conocer. Los nuevos usuarios se asignan inicialmente al primer equipo de tu cuenta de Teambook, sin etiquetas y con el rol de usuario estándar. De forma predeterminada, Teambook también les envía un correo electrónico de invitación, aunque puedes desactivar esta opción si todavía estás configurando o probando la cuenta.
Si tu organización necesita reglas más específicas, como asignar automáticamente determinados roles o etiquetas al crear usuarios, puedes contactar con nuestro equipo para valorar una configuración personalizada.
Ten en cuenta las ausencias de Lucca al planificar recursos
La sincronización de las ausencias es especialmente útil para la planificación diaria y futura.
Imagina que estás planificando los próximos meses y necesitas decidir quién puede incorporarse a un nuevo proyecto de cliente. Una persona parece tener capacidad disponible, pero ya tiene dos semanas de vacaciones aprobadas en Lucca.
Si esa información no aparece en tu planificación de recursos, esa capacidad disponible no es realmente capacidad con la que puedas contar.
Teambook comprueba cada día los registros de ausencias de Lucca, teniendo en cuenta los dos meses anteriores y hasta un año hacia el futuro. Estas ausencias se reflejan como períodos de tiempo libre en la planificación de Teambook.
Puedes elegir qué tipos de ausencia quieres sincronizar, en lugar de importar automáticamente todas las categorías de Lucca a tu planificación.
Las solicitudes pendientes también se tienen en cuenta. Si una ausencia todavía no ha sido aprobada en Lucca, aparece como provisional en Teambook. Así, las personas responsables de la planificación pueden ver que la disponibilidad futura de un miembro del equipo podría cambiar sin tratar todavía esa ausencia como definitiva.
Las ausencias modificadas o eliminadas se sincronizan semanalmente. Si existe una ausencia para la misma persona y fecha tanto en Lucca como en Teambook, prevalece el registro de Lucca.
Cómo conectar Lucca con Teambook
Para conectar ambos sistemas necesitarás los permisos de acceso a la API correspondientes en Lucca.
Para sincronizar usuarios, Teambook necesita acceso de lectura a Coworkers. Para sincronizar las ausencias, necesita acceso de lectura a Absences.
Después, en Teambook, ve a Configuración de la organización → Integraciones → Lucca → Conectar e introduce tus credenciales de la API de Lucca.
También puedes ajustar algunas opciones adicionales, como los tipos de ausencia que quieres sincronizar y si deseas incluir los comentarios asociados a las ausencias.
Para consultar el proceso completo de configuración y todos los detalles técnicos, visita nuestra guía de integración con Lucca en el Centro de ayuda.
Planifica con la disponibilidad real de tu equipo
El objetivo de la integración no es simplemente tener los mismos datos en dos herramientas. Se trata de poder tomar decisiones de asignación basadas en una disponibilidad fiable.
Cuando alguien se incorpora al equipo, deja la empresa o planifica una ausencia, la capacidad disponible para los próximos proyectos cambia.
Al conectar Lucca con Teambook, Lucca puede seguir siendo la herramienta donde tu equipo gestiona los datos de los empleados y las ausencias, mientras Teambook utiliza esa información allí donde realmente importa: en la planificación de recursos y proyectos.
¿Ya utilizas Lucca pero todavía no Teambook? Empieza tu prueba gratuita de 30 días y mantén sincronizada tu planificación de recursos.
