Erstellen Sie einen effektiven Arbeitsplan in 3 Schritten

einen effektiven Arbeitsplan erstellen

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Kennen Sie die Hauptursache dafür, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Projekte erfolgreich abzuschließen? Fehlende Arbeitsplanung..

Wenn es keinen Arbeitsplan gibt, ist alles, was mit dem Projekt zu tun hat, einschließlich seiner Ziele, seines Zeitplans und seiner Teams, unbekannt. Dieser Mangel an Klarheit führt zu Problemen wie Ressourcenkonflikten, Budgetüberschreitungen und der Übernahme von Arbeiten, die nicht in den Umfang des Projekts fallen.

Fühlen Sie sich etwas verloren, wenn es darum geht, Ihre Arbeit zu planen? Wir haben ein Tutorial zur Erstellung eines Arbeitsplans Schritt für Schritt aufgenommen, in dem die Bestandteile des Prozesses und warum er entscheidend ist, erläutert werden.

Ein Arbeitsplan: Was ist das?

Der Arbeitsplan ist ein realisierbarer Fahrplan, der alle lieferbaren Elemente des Projekts und die zu erreichenden Etappen beschreibt, sowie die Aufgabenverteilung zwischen den verschiedenen Akteuren und den vorgegebenen Zeitrahmen. Er ist der Grundstein des Arbeitsmanagements.

Da der Arbeitsplan, oft auch Projektplan genannt, ein Aktionsplan zur Festlegung und Erreichung der Projektziele ist, deckt er alle wichtigen Aspekte eines Projekts ab, wie z. B. die folgenden:

  • Ziele und Vorgaben des Projekts
  • Projektzeitplan mit eingeschlossenen Eckpunkten
  • Individuen und Fähigkeiten  beteiligt
  • Wie Sie die Risiken des Projekts verringern können.

Warum ist die Arbeitsplanung entscheidend?

So wie es nicht möglich ist, neue Gebäude  ohne einen Architekturplan zu errichten, ist es nicht möglich, neue Projekte zu starten, ohne vorher ihre Ziele und Bedürfnisse zu bestimmen, sie in überschaubare Aufgaben zu zerlegen und eine Strategie zu formulieren, wie sie erfolgreich durchgeführt werden können.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Bedeutung der Arbeitsplanung :

Der Erfolg des Projekts und die Qualität der Arbeit werden durch die Arbeitsplanung sichergestellt.

Die Organisation eines Projekts in einzelne Aufgaben erleichtert die Durchführung und stellt sicher, dass die vorher festgelegten Ziele und Zwecke erreicht werden.

Darüber hinaus stellt die Arbeitsplanung sicher, dass alle Projekte einen Zeitplan haben, was bedeutet, dass Ihr Team die Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit abschließen kann. Die Qualität und die Geschwindigkeit, mit der die Aufgaben erledigt werden, sorgen wiederum für zufriedene Stakeholder und Kunden.

Es verhindert Ressourcenkonflikte und Übernutzung

Mithilfe der Arbeitsplanung können Sie Ressourcenkalender erstellen, die die Zeit der Mitarbeiter optimal nutzen. Die Verwaltung der Arbeitsbelastung steigert das Engagement der Mitarbeiter und verringert gleichzeitig das Risiko eines Burnouts.

Außerdem können Sie eine Überbuchung des Personals vermeiden, indem Sie festlegen, welche Aufgaben zu welchen Zeiten bestimmte Ressourcen erfordern.

Arbeitsorganisation verringert Stress

Die Projektschritte werden in einem Arbeitsplan festgelegt, was die Überwachung des Fortschritts erleichtert.

Wie bereits erwähnt, hilft Ihnen die Arbeitsplanung auch dabei, den Projektumfang einzuhalten, Ressourcenkonflikte zu vermeiden und die Arbeit termingerecht zu produzieren. Darüber hinaus hilft sie Ihnen, Maßnahmen zu ergreifen, um die mit dem Projekt verbundenen Risiken zu verringern.

Zusammengenommen tragen all diese Vorteile der Projektplanung dazu bei, Stress zu reduzieren.

Sie steigert die Motivation der Arbeiter

Mithilfe der Arbeitsplanung können Sie Aufgaben entsprechend den Fähigkeiten eines Arbeitnehmers zuweisen, da sie Informationen darüber liefert, welche Arten von Talenten für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Infolgedessen sind die Arbeitnehmer natürlich motivierter, die ihnen übertragenen Aufgaben zu erledigen.

Sie erleichtert es, optimale Arbeitspläne für das Personal zu erstellen, was auch zur Ressourcenplanung beiträgt. Die Arbeitsbelastungsplanung wiederum hilft den Teammitgliedern zu verstehen, welche Art von Arbeit zu erledigen ist, wann sie erledigt werden muss und wie viele Stunden sie in Anspruch nehmen wird.

Die Klarheit, die Sie ihnen verschaffen, trägt dazu bei, dass die Beschäftigten in jeder Hinsicht glücklicher sind.

Was passiert dann im Prozess der Arbeitsplanung?

Die Budgetierung, Programmierung, Ressourcenzuweisung und -verwaltung sowie die Minderung von Projektrisiken werden alle im Rahmen der Arbeitsplanung ausführlich behandelt.

Nachdem die Projektziele festgelegt wurden, erstellt der Planungsprozess eine visuelle Darstellung der zu erledigenden Arbeit sowie einen Projektzeitplan, der durch Fristen bestimmt wird. Anschließend werden im Rahmen des Verfahrens die verfügbaren Ressourcen ermittelt, die für die zu erledigenden Aufgaben am besten geeignet sind (unter Einhaltung des zugewiesenen Budgets).

Ein guter Arbeitsplan sieht auch vor, Hindernisse für das Projekt zu antizipieren, um für den Fall von Problemen einen Rückzugsplan entwickeln zu können.

Im Folgenden zerlegen wir diesen Prozess in mehrere leicht zu handhabende Schritte.

Wie gestaltet man eine Arbeitsfläche effektiv?

Die Erstellung eines erfolgreichen Arbeitsplans besteht aus drei Hauptschritten, die alle notwendigen Informationen beinhalten. Diese Schritte wurden in entscheidende Unterschritte unterteilt. Betrachten wir sie nacheinander :

1- Erstellen Sie einen operativen und strategischen Plan

Ein Schlüsselelement der strategischen Planung ist das Verständnis der Projektvision, was bei großen Projekten von entscheidender Bedeutung ist.

Beispielsweise werden Sie sich zunächst über die Unternehmensvision eines Kunden, seinen Wettbewerbsvorteil und seine besondere Sicht auf Marktlücken informieren, wenn Ihnen die Aufgabe übertragen wird, für ihn Inhalte für Thought Leadership zu erstellen.

Im Gegensatz dazu beinhaltet die operative Planung die Erstellung einer umfassenden Strategie, in der beschrieben wird, welches Team was zu welchem Zeitpunkt erreichen wird. Sie dient als Fahrplan für die Erreichung der Projektziele.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Ihren Arbeitsplan zu verfassen:

Projektziele festlegen

Beginnen Sie damit, die Ziele und Spezifikationen des Projekts zu verstehen. Achten Sie auch darauf, die Anforderungen festzuhalten, da sie als Leitfaden für die Erstellung des gesamten Arbeitsplans dienen.

Sie wären besser in der Lage, die Ziele des Projekts zu definieren und zu priorisieren, wenn Sie in diesem Punkt klarer wären.

Setzen Sie SMARTe Ziele für das Projekt, wenn Sie die Anforderungen genau verstanden haben. SMARTe Ziele sind erreichbar, weil sie präzise sind und ein Fälligkeitsdatum haben. Das bedeutet, dass Sie beim Festlegen von Zielen für jedes Ziel Folgendes entscheiden sollten:

  • Spezifisch: Legen Sie das Ziel schriftlich klar fest.
  • Messbar: Legen Sie Messungen oder Verfahren fest, um den Fortschritt des Ziels zu überwachen.
  • Ambitioniert : Erläutern Sie, wie das Ziel zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
  • Realist: Bestimmen Sie, wie das Ziel im Rahmen der Projektparameter erreicht werden kann.
  • Zeitlich festgelegt: Berechnen Sie die geschätzte Zeit, die Sie benötigen, um das Ziel zu erreichen.

Ein Budget aufstellen und den Umfang des Projekts festlegen

Erstellen Sie dann eine Liste der Aufgaben, die das Projekt mit sich bringt. Unterteilen Sie das Projekt in diesem Stadium in die zu liefernden Produkte. Erstellen Sie dann eine Liste mit genauen Aufgaben, die Sie für jede Leistung im Projekt erfüllen müssen.

Denken Sie daran, dass Sie die Gesamtmenge der für ein Projekt benötigten Arbeit nur bestimmen können, indem Sie es in eine Liste von Aufgaben zerlegen. Fügen Sie der Liste, die Sie erstellen, die geschätzte Dauer jeder Aufgabe hinzu, um die Grundlage für den Zeitplan zu schaffen; wir werden gleich sehen, wie Sie dabei vorgehen müssen.

Geben Sie zusätzlich zu den ungefähren Zeitschätzungen eine Schätzung der Zeit an, die Sie für jede Aufgabe benötigen würden.

Erstellen Sie mithilfe dieses Plans einen Budgetplan. Dieser kann auf zwei Arten angewendet werden: Entweder teilen Sie ein bestehendes Budget in verschiedene Kategorien auf oder Sie erstellen einen Budgetvorschlag und holen die Meinung der Beteiligten ein. Die Besonderheiten hängen davon ab, ob Sie einen Vorschlag für ein Projektbudget – auch Preisschätzung genannt – mit Kunden oder Interessengruppen teilen oder ob Sie mit ihnen zusammenarbeiten und sie Ihnen ein Budget zur Verfügung stellen.

Noch einmal: Vergessen Sie nicht, Ihren Arbeitsplan zu speichern. Geben Sie Ihrem Kunden Zugang zum Projektumfang, damit er vor allem weiß, welche Aufgaben Sie erledigen und welche Produkte für das Projekt geliefert werden müssen.

Wenn Sie dieses Dokument über den Projektumfang verwenden, wird Ihr Team außerdem eher in der Lage sein, die Aufgaben zu erledigen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen, anstatt auf unangemessene Kundenwünsche einzugehen, ohne den Kunden über die Änderung des Projektumfangs zu informieren.

Hindernisse bestimmen

Der letzte Schritt in diesem Prozess besteht darin, mögliche Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt zu identifizieren und wie Sie diese Risiken zu verringern gedenken.

Eine Methode zur Risikominimierung und zur Aufrechterhaltung offener Kommunikationslinien mit den Kunden besteht darin, den Umfang des Projekts zu definieren. Es wird auch vorgeschlagen, Pufferzeiten in den von Ihnen erstellten Projektzeitplan aufzunehmen.

Ein nützliches Konzept ist es, die Ressourcen entsprechend ihrer Verfügbarkeit zu verteilen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Rückfallplan aufstellen, um festzulegen, wer im Falle eines Notfalls oder anderer unvorhergesehener Ereignisse an dem Projekt arbeiten wird. Sie können seriöse Auftragnehmer als Rückfallebene einsetzen, wenn Sie ihnen häufig Arbeiten anvertrauen.

Was andere Herausforderungen angeht, vergessen Sie nicht, diese aufzulisten. Wenn Sie die Ausführungsphase des Arbeitsplans erreicht haben, halten Sie die Augen offen, um mögliche Engpässe zu erkennen. Die effektivste Methode hierfür? Verfolgen Sie den Fortschritt der Arbeit mithilfe eines Projektmanagement-Tools und informieren Sie die Teammitglieder regelmäßig bei Besprechungen über den Stand der Dinge.

2- Organisieren, Verteilen und Überwachen von Ressourcen

Wenn Sie Ihre operative und strategische Planung abgeschlossen haben, gehen Sie zur Ressourcenplanung über. Sie werden um Folgendes gebeten:

Ein Projektteam zusammenstellen

Jetzt ist es an der Zeit, das Team zusammenzustellen, das am besten zusammenarbeiten wird, um das laufende Projekt abzuschließen. Um die richtigen Leute für das Projekt auszuwählen, nutzen Sie Ihr Ressourceninventar, um ihre Fähigkeiten zu ermitteln.

Wenn ein Kunde ein Senior-Mitglied bittet, an dem Projekt mitzuarbeiten, prüfen Sie, ob das Projektbudget dies tragen kann, indem Sie sich den Stundensatz des Senior-Mitglieds ansehen.

Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt

Sie werden eine grobe Vorstellung davon haben, wann die Arbeit abgeschlossen sein muss, nachdem Sie den Projektumfang und die oben genannten Aufgaben definiert haben.

In diesem Schritt wird ein Projektzeitplan erstellt, der die Arbeit in Phasen unterteilt und zwischen den einzelnen Phasen Meilensteine setzt. Diese Meilensteine erleichtern es, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.

Achten Sie darauf, dass Ihr Kalender jede Aufgabe kennzeichnet und eine Frist vorsieht.

Wenn Sie jedoch an Ihrem Kalender arbeiten, öffnen Sie Ihren Ressourcenkalender, um sicherzustellen, dass Sie einen realistischen Zeitplan erstellen. Auf diese Weise können Sie einen Kalender erstellen, der mit den aktuellen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer, die Sie für das Projekt ausgewählt haben, vereinbar ist.

Ressourcen zuweisen und sie mit Projektdetails versorgen

Weisen Sie die Aufgaben den Kalendern der Teammitglieder zu, denn in der letzten Phase dieses Schritts geht es darum, sie in das Projekt einzubeziehen. Unterschätzen Sie diese Aufgabe auf keinen Fall und tappen Sie nicht in die Falle, für diese komplexe und oft dynamische Aufgabe einfache Tabellenkalkulationen zu verwenden! Spezielle Tools wie Teambook stehen Ihnen dabei zur Seite!

Expertentipp: Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wem er berichten und mit wem er zusammenarbeiten muss. Dies erleichtert die Kommunikation und rationalisiert die Berichterstattung während der gesamten Projektdauer.

3- Durchführen und bewerten

Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über alles, was Sie brauchen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Zu den letzten Aufgaben gehören das Einrichten von Stempelzeiten und das Vorausbuchen von Zeit für ein Rückblickstreffen. Betrachten wir diese letzten Maßnahmen :

Entscheiden Sie sich für Aufnahmedaten

Um den Fortschritt zu verfolgen, fügen Sie diese Termine dem Projektkalender hinzu. Entscheiden Sie, welche Termine, Teilnehmer und Informationen bei den Treffen zur Aktualisierung des Projektfortschritts mitgeteilt werden sollen.

Erstellen Sie in Ihrer Projektmanagementsoftware Aktualisierungen von Meilensteinen mit Start- und Enddatum zur gleichen Zeit. So können Sie die Menge der geleisteten Arbeit überwachen, beurteilen, inwieweit die Dinge in den Rahmen des Projekts passen, und die Beteiligten ggf. darüber informieren.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in der Endphase des Projekts ein Rückblickstreffen in den Terminkalender Ihrer Teammitglieder einplanen. Durch die Festlegung eines Termins im Voraus stellen Sie sicher, dass Sie die Projektbewertungssitzung durchführen, anstatt sie auf Eis zu legen.

Ein Teamtreffen organisieren

Der Zweck eines Retrospektivmeetings besteht darin, den Projektfortschritt mit dem/den betreffenden Team(s) zu besprechen. Dies ist eine notwendige Voraussetzung, um Ihre Arbeitsabläufe zu straffen und bessere und genauere Arbeitspläne für zukünftige Projekte zu erstellen.

Dieses Treffen sollte sich mit folgenden Themen befassen:

  • Was war erfolgreich?
  • Was hat nicht funktioniert?
  • Was hätte idealer sein können?

Sie sollten das Treffen mit einer Liste konkreter Maßnahmen verlassen, die Sie ergreifen können, um Ihr Arbeitsplanungsverfahren zu verbessern.

Sind Sie also bereit, einen effektiven Arbeitsplan zu verfassen?

Für den Erfolg eines Projekts ist die Arbeitsplanung von entscheidender Bedeutung. Ohne sie sind Ihre Produktivität und Arbeitseffizienz gefährdet, da Sie immer wieder auf Engpässe stoßen.

Vergessen Sie jedoch nicht, eine Projektplanungssoftware zu verwenden, die Ihnen hilft, mit dem Projektteam zusammenzuarbeiten und den Fortschritt zu verfolgen, und die Ihnen einen visuellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft.

Wenn Sie auf der Suche nach Ratschlägen sind, empfehlen wir Ihnen, Teambook kostenlos auszuprobieren. Es unterstützt Sie bei der Inventarisierung von Ressourcen und der Erstellung von Zeitplänen, sodass Sie neben der Planung, Überwachung und Koordination von Projektteams auch genaue Arbeitspläne aufstellen können.

Verbessern Sie die Planung Ihrer Arbeit, indem Sie Teambook jetzt kostenlos ausprobieren.

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