Créer un plan de travail efficace en 3 étapes

créer un plan de travail efficace

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Connaissez-vous la cause première des entreprises qui éprouvent des difficultés à mener à bien leurs projets ? L’absence de planification du travail.

En l’absence de plan de travail, tout ce qui concerne les projets, y compris leurs objectifs, leur calendrier et ses équipes, est méconnu. Ce manque de clarté entraîne des problèmes tels que des conflits sur les ressources, des dépassements de budget et la prise en charge de travaux qui ne relèvent pas de la portée du projet.

Vous vous sentez un peu perdu lorsqu’il s’agit de planifier votre travail ? Nous avons inclus un tutoriel sur la création d’un plan de travail, étape par étape, qui explique les composantes du processus et pourquoi il est crucial.

Un plan de travail : qu’est-ce que c’est ?

Le plan de travail est une feuille de route réalisable qui décrit tous les éléments livrables du projet et les étapes à franchir, ainsi que la répartition des tâches entre les différents acteurs et les délais impartis. C’est la pierre angulaire de la gestion du travail.

Le plan de travail, souvent appelé plan de projet, étant un plan d’action visant à établir et à atteindre les objectifs du projet, il couvre tous les aspects importants d’un projet, tels que les suivants :

  • Buts et objectifs du projet
  • Échéancier du projet avec points de repère inclus
  • Individus et compétences  impliqués
  • Comment réduire les risques du projet.

Pourquoi la planification du travail est-elle cruciale ?

De même qu’il n’est pas possible de construire de nouveaux bâtiments  sans plan architectural, il n’est pas possible de lancer de nouveaux projets sans avoir au préalable déterminé leurs objectifs et leurs besoins, les avoir disséqués en tâches gérables et avoir formulé une stratégie pour les mener à bien.

Voici des informations complémentaires sur l’importance de la planification du travail :

La réussite du projet et la qualité du travail sont assurées par la planification du travail

L’organisation d’un projet en tâches distinctes facilite sa réalisation et garantit que les buts et les objectifs prédéterminés sont atteints.

De plus, la planification du travail garantit que tous les projets ont un calendrier, ce qui signifie que votre équipe peut terminer les tâches dans les délais fixés. La qualité et la rapidité d’exécution des tâches garantissent à leur tour la satisfaction des parties prenantes et des clients.

Il empêche les conflits de ressources et la surutilisation

Vous pouvez établir des calendriers de ressources qui utilisent au mieux le temps des employés en utilisant la planification du travail. La gestion de la charge de travail accroît l’engagement du personnel tout en réduisant le risque d’épuisement professionnel.

En outre, vous pouvez éviter la surréservation du personnel en définissant les tâches qui requièrent certaines ressources et à quels moments.

L’organisation du travail diminue le stress

Les étapes du projet sont définies dans un plan de travail, ce qui facilite le suivi de l’avancement.

Comme nous l’avons déjà mentionné, la planification du travail vous aide également à respecter la portée du projet, à éviter les conflits de ressources et à produire le travail dans les délais prévus. En outre, elle permet de prendre des mesures pour réduire les risques liés au projet.

Combinés, tous ces avantages de la planification de projet contribuent à réduire le stress.

Elle accroît la motivation des travailleurs

La planification du travail vous permet d’attribuer des tâches en fonction des capacités d’un employé, car elle fournit des informations sur les types de talents nécessaires à la réalisation d’un projet. Par conséquent, les travailleurs sont naturellement plus motivés pour mener à bien les tâches qui leur ont été déléguées.

Elle facilite la création de plans de travail optimaux pour le personnel, ce qui contribue également à la programmation des ressources. La planification de la charge de travail, quant à elle, aide les membres de l’équipe à comprendre le type de travail à effectuer, le moment où il doit être effectué et le nombre d’heures qu’il prendra.

La clarté que vous leur apportez contribue à améliorer le bonheur des salariés à tous points de vue.

Qu’est-ce qui se passe alors dans le processus de planification du travail ?

La budgétisation, la programmation, l’affectation et la gestion des ressources, ainsi que l’atténuation des risques liés au projet sont toutes traitées en détail dans le cadre de la planification du travail.

Une fois les objectifs du projet établis, le processus de planification crée une représentation visuelle du travail à effectuer, ainsi qu’un calendrier du projet qui est déterminé par des échéances. La procédure permet ensuite de déterminer les ressources disponibles et les mieux adaptées aux tâches à accomplir (dans le respect du budget alloué).

Un bon plan de travail prévoit également d’anticiper les obstacles au projet afin de pouvoir élaborer un plan de repli en cas de problème.

Ci-dessous, nous décomposons ce processus en plusieurs étapes faciles à gérer.

Comment créer efficacement un plan de travail ?

La création d’un plan de travail réussi comporte trois étapes principales qui incluent toutes les informations nécessaires. Ces étapes ont été subdivisées en sous-étapes cruciales. Examinons-les l’une après l’autre :

1- Élaborer un plan opérationnel et stratégique

Un élément clé de la planification stratégique est la compréhension de la vision du projet, ce qui est crucial pour les grands projets.

Par exemple, vous commencerez par vous renseigner sur la vision de l’entreprise d’un client, son avantage concurrentiel et son point de vue particulier sur les lacunes du marché si l’on vous confie la responsabilité de produire pour lui un contenu de leadership éclairé.

À l’inverse, la planification opérationnelle implique la création d’une stratégie complète décrivant quelle équipe accomplira quoi et à quel moment. Elle sert de feuille de route pour la réalisation des objectifs du projet.

Les étapes suivantes vous aideront à rédiger votre plan de travail :

Établir les objectifs du projet

Commencez par comprendre les objectifs et les spécifications du projet. Veillez également à consigner les exigences, car elles serviront de guide pour l’élaboration de l’ensemble du plan de travail.

Vous seriez mieux à même de définir et de hiérarchiser les objectifs du projet si vous étiez plus clair sur ce point.

Fixez des objectifs SMART pour le projet une fois que vous avez bien compris les exigences. Les objectifs SMART sont réalisables parce qu’ils sont précis et assortis d’une date d’échéance. Cela signifie que lorsque vous fixez des objectifs, vous devez décider des éléments suivants pour chacun d’entre eux :

  • Spécifique : énoncez clairement l’objectif par écrit.
  • Mesurable : établissez des mesures ou des procédures pour contrôler la progression de l’objectif.
  • Ambitieux : expliquez comment l’objectif contribue à la réussite de l’entreprise.
  • Réaliste : déterminez comment l’objectif peut être atteint dans le cadre des paramètres du projet
  • Temporellement défini : calculez la durée estimée nécessaire pour atteindre l’objectif.

Établir un budget et définir la portée du projet

Dressez ensuite la liste des tâches que le projet implique. À ce stade, divisez le projet en produits livrables. Ensuite, dressez une liste des tâches précises que vous devez accomplir pour chaque prestation du projet.

Rappelez-vous que vous ne pouvez déterminer la quantité totale de travail nécessaire à un projet qu’en le décomposant en une liste de tâches. Ajoutez la durée estimée de chaque tâche à la liste que vous créez afin de jeter les bases du calendrier ; nous verrons comment procéder dans un instant.

Fournissez une estimation du temps approximatif qu’il vous faudrait pour accomplir chaque tâche en plus des estimations de temps approximatives.

Établissez un plan budgétaire à l’aide de ce plan. Il peut être appliqué de deux manières : soit diviser un budget existant en plusieurs catégories, soit créer une estimation du budget et solliciter l’avis des parties concernées. Les spécificités varient selon que vous partagez une proposition de budget de projet – également appelée estimation de prix – avec des clients ou des parties prenantes, ou que vous travaillez avec eux et qu’ils vous fournissent un budget.

Une fois de plus, n’oubliez pas d’enregistrer votre plan de travail. Donnez à votre client l’accès à l’étendue du projet, en particulier pour qu’il connaisse les tâches que vous accomplirez et les produits à livrer pour le projet.

En outre, en utilisant ce document sur le champ d’application du projet, votre équipe sera plus à même d’accomplir les tâches qui relèvent de sa compétence plutôt que d’accéder à des demandes déraisonnables du client sans l’informer de la modification du champ d’application.

Déterminer les entraves

La dernière étape de ce processus consiste à identifier les risques éventuels liés au projet et la manière dont vous envisagez de les réduire.

L’une des méthodes permettant de réduire les risques et de maintenir des lignes de communication ouvertes avec les clients consiste à définir le champ d’application du projet. Il est également suggéré d’inclure des périodes tampons dans le calendrier du projet que vous élaborez.

Un concept utile consiste à répartir les ressources en fonction de leur disponibilité. Veillez à mettre en place un plan de repli pour déterminer qui travaillera sur le projet en cas d’urgence ou autre imprévu. Vous pouvez faire appel à des entrepreneurs réputés comme solution de repli si vous leur confiez fréquemment des travaux.

Quant aux autres défis, n’oubliez pas de les énumérer. Une fois que vous avez atteint la phase d’exécution du plan de travail, gardez l’œil ouvert pour repérer les éventuels goulets d’étranglement. La méthode la plus efficace pour ce faire ? Suivre l’avancement des travaux à l’aide d’un outil de gestion de projet et informer régulièrement les membres de l’équipe de l’état d’avancement des travaux lors des réunions.

2- Organiser, distribuer et superviser les ressources

Une fois que vous avez terminé votre planification opérationnelle et stratégique, passez à la planification des ressources. Voici tout ce qui vous est demandé :

Constituer une équipe de projet

C’est le moment de constituer l’équipe qui travaillera le mieux ensemble pour terminer le projet en cours. Pour choisir les bonnes personnes pour ce projet, utilisez votre inventaire des ressources pour identifier leurs compétences.

Si un client demande à un membre senior de travailler sur le projet, vérifiez si le budget du projet peut le supporter en examinant son taux horaire.

Créez un calendrier pour le projet

Vous aurez une idée générale de la date à laquelle le travail doit être achevé après avoir défini la portée du projet et les tâches à accomplir ci-dessus.

Cette étape consiste à établir un calendrier du projet qui divise le travail en phases et place des jalons entre chaque phase. Ces points de repère facilitent le suivi de l’avancement du projet.

Veillez à ce que votre calendrier identifie chaque tâche et prévoie une date limite.

Cependant, lorsque vous travaillez sur votre calendrier, ouvrez votre calendrier des ressources pour vous assurer que vous créez un calendrier réaliste. De cette manière, vous pouvez établir un calendrier compatible avec les horaires actuels des travailleurs que vous avez choisis pour le projet.

Affecter les ressources et leur fournir les détails du projet

Assigner les tâches aux calendriers des membres de l’équipe, car la dernière phase de cette étape consiste à les impliquer dans le projet. Ne sous-estimez en aucun cas cette tâche et ne tombez pas dans le piège d’utiliser de simples tableurs pour cette tâche complexe et souvent dynamique ! Des outils dédiés, comme Teambook, sont là pour vous aider !

Conseil d’expert : Lorsque vous travaillez sur un projet de grande envergure, assurez-vous que tout le monde sait à qui il doit rendre compte et avec qui il doit collaborer. Cela facilite la communication et rationalise les rapports pendant toute la durée du projet.

3- Effectuer et évaluer

À ce stade, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. La mise en place d’heures de pointage et la réservation à l’avance d’un temps pour une réunion de rétrospective font partie des dernières tâches. Examinons ces dernières actions :

Décidez des dates d’enregistrement

Pour suivre les progrès réalisés, vous ajoutez ces dates au calendrier du projet. Décidez des dates, des participants et des informations à communiquer lors des réunions de mise à jour de l’état d’avancement du projet.

Dans votre logiciel de gestion de projet, créez des mises à jour d’étapes avec des dates de début et de fin en même temps. Cela vous permettra de contrôler la quantité de travail accomplie, d’évaluer dans quelle mesure les choses s’inscrivent dans le cadre du projet et d’en informer les parties prenantes si nécessaire.

Il est essentiel de prévoir une réunion rétrospective dans l’agenda des membres de votre équipe pendant la phase finale du projet. En fixant une date à l’avance, vous vous assurez de mener la réunion d’évaluation du projet plutôt que de la mettre en veilleuse.

Organiser une réunion d’équipe

L’objectif d’une réunion rétrospective est de discuter de l’avancement du projet avec l’équipe ou les équipes concernées. C’est un préalable nécessaire pour rationaliser vos procédures de travail et produire des plans de travail meilleurs et plus précis pour les projets à venir.

Cette réunion devrait porter sur les sujets suivants :

  • Qu’est-ce qui a réussi ?
  • Qu’est-ce qui n’a pas marché ?
  • Qu’est-ce qui aurait pu être plus idéal ?

Vous devriez quitter la réunion avec une liste de mesures concrètes que vous pouvez prendre pour améliorer votre procédure de planification du travail.

Alors, prêt à rédiger un plan de travail efficace ?

Pour qu’un projet soit couronné de succès, la planification du travail est cruciale. Sans elle, votre productivité et votre efficacité au travail seront menacées, car vous vous heurterez sans cesse à des goulets d’étranglement.

Toutefois, n’oubliez pas d’utiliser un logiciel de planification de projet, qui vous aide à collaborer avec l’équipe de projet et à suivre l’avancement des travaux, tout en vous fournissant un aperçu visuel de l’ensemble des tâches à accomplir.

Si vous êtes à la recherche de conseils, nous vous conseillons d’essayer Teambook gratuitement. Il vous assiste dans l’inventaire des ressources et la création de calendriers afin que vous puissiez établir des plans de travail précis, en plus de la planification, du suivi et de la coordination des équipes de projet.

Améliorez la planification de votre travail en essayant Teambook gratuitement dès maintenant.

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