Cree un plan de trabajo eficaz en 3 pasos

crear un plan de trabajo eficaz

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¿Sabes cuál es la razón número uno por la que las empresas tienen dificultades para finalizar sus proyectos? La falta de planificación del trabajo.

A falta de un plan de trabajo, todo lo relacionado con el proyecto, incluidos sus objetivos, calendario y equipos, no está claro. Esta falta de claridad provoca problemas como conflictos por los recursos, excesos presupuestarios y la asunción de trabajos que quedan fuera del alcance del proyecto.

¿Te sientes un poco perdido a la hora de planificar tu trabajo? Hemos incluido un tutorial paso a paso sobre la creación de un plan de trabajo, que explica los componentes del proceso y por qué es crucial.

¿Qué es una encimera?

El plan de trabajo es una hoja de ruta alcanzable que describe todos los entregables e hitos del proyecto, así como el reparto de tareas entre los distintos actores y los plazos fijados. Es la piedra angular de la gestión del trabajo.

El plan de trabajo, a menudo denominado plan de proyecto, es un plan de acción para establecer y alcanzar los objetivos del proyecto. Abarca todos los aspectos importantes de un proyecto, como :

  • Fines y objetivos del proyecto
  • Calendario del proyecto, incluidos los hitos
  • Personas y competencias implicadas
  • Cómo reducir los riesgos del proyecto.

¿Por qué es crucial planificar el trabajo?

Igual que no se pueden construir edificios nuevos sin un plano arquitectónico, tampoco se pueden lanzar nuevos proyectos sin determinar antes sus objetivos y necesidades, dividirlos en tareas manejables y formular una estrategia para llevarlos a buen puerto.

Aquí tienes más información sobre la importancia de planificar el trabajo:

El éxito del proyecto y la calidad del trabajo se garantizan mediante la planificación del trabajo

Organizar un proyecto en tareas diferenciadas facilita su ejecución y garantiza la consecución de las metas y objetivos predeterminados.

Además, la planificación del trabajo garantiza que todos los proyectos tengan un calendario, lo que significa que su equipo puede completar las tareas a tiempo. A su vez, la calidad y rapidez con que se llevan a cabo las tareas garantiza la satisfacción de las partes interesadas y los clientes.

Evita los conflictos de recursos y la sobreexplotación

Puede establecer horarios de recursos que aprovechen al máximo el tiempo de los empleados utilizando la planificación del trabajo. La gestión de la carga de trabajo aumenta el compromiso del personal al tiempo que reduce el riesgo de agotamiento.

Además, puede evitar la sobrecontratación de personal definiendo qué tareas requieren determinados recursos y cuándo.

La organización del trabajo reduce el estrés

Las etapas del proyecto se definen en un plan de trabajo, lo que facilita el seguimiento de los avances.

Como ya hemos dicho, la planificación del trabajo también le ayuda a no salirse del ámbito del proyecto, evitar conflictos de recursos y terminar el trabajo a tiempo. También te permite tomar medidas para reducir los riesgos del proyecto.

Combinadas, todas estas ventajas de la planificación de proyectos ayudan a reducir el estrés.

Aumenta la motivación de los empleados

La planificación del trabajo permite asignar tareas en función de las capacidades de los empleados, ya que proporciona información sobre los tipos de talento necesarios para completar un proyecto. Como resultado, los trabajadores están naturalmente más motivados para llevar a cabo las tareas que se les delegan.

Facilita la creación de planes de trabajo óptimos para el personal, lo que también contribuye a la planificación de recursos. La planificación de la carga de trabajo, por su parte, ayuda a los miembros del equipo a comprender el tipo de trabajo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cuántas horas llevará.

La claridad que aporta contribuye a mejorar la felicidad de los empleados en todos los sentidos.

¿Qué ocurre en el proceso de planificación del trabajo?

Como parte de la planificación del trabajo, se tratan en detalle la presupuestación, la programación, la asignación y gestión de recursos y la mitigación de riesgos del proyecto.

Una vez establecidos los objetivos del proyecto, el proceso de planificación crea una representación visual del trabajo a realizar, así como un calendario del proyecto que viene determinado por los plazos. A continuación, el proceso determina qué recursos están disponibles y son los más adecuados para las tareas que hay que realizar (dentro del presupuesto asignado).

Un buen plan de trabajo incluye también la previsión de obstáculos al proyecto para poder elaborar un plan alternativo en caso de problema.

A continuación, desglosamos este proceso en una serie de etapas fáciles de gestionar.

¿Cómo crear una superficie de trabajo eficaz?

Hay tres etapas principales en la creación de un plan de trabajo exitoso, que incluyen toda la información necesaria. Estas etapas se han subdividido en subetapas cruciales. Veámoslas una a una:

1- Elaborar un plan operativo y estratégico

Un elemento clave de la planificación estratégica es comprender la visión del proyecto, lo cual es crucial para los grandes proyectos.

Por ejemplo, empezarás por conocer la visión empresarial de un cliente, su ventaja competitiva y su perspectiva específica sobre las lagunas del mercado si te encargan que produzcas contenidos de liderazgo intelectual para ellos.

La planificación operativa, por su parte, consiste en crear una estrategia global que describa qué equipo hará qué y cuándo. Sirve de hoja de ruta para alcanzar los objetivos del proyecto.

Los siguientes pasos le ayudarán a elaborar su plan de trabajo:

Establecer los objetivos del proyecto

Empiece por comprender los objetivos y las especificaciones del proyecto. Asegúrate de documentar también los requisitos, ya que estos guiarán el desarrollo de todo el plan de trabajo.

Estarías en mejores condiciones de definir y priorizar los objetivos del proyecto si tuvieras claro este punto.

Establezca objetivos SMART para el proyecto una vez que entienda los requisitos. Los objetivos SMART son alcanzables porque son específicos y tienen una fecha límite. Esto significa que, cuando fijes los objetivos, tienes que decidir lo siguiente para cada uno de ellos:

  • Específico: exponga el objetivo claramente por escrito.
  • Measurable: establecer medidas o procedimientos para controlar el progreso hacia el objetivo.
  • Ambicioso : explicar cómo contribuye el objetivo al éxito de la empresa.
  • Realista: determinar cómo puede alcanzarse el objetivo dentro de los parámetros del proyecto.
  • Tiempo definido: calcular el tiempo estimado necesario para alcanzar el objetivo.

Elaborar un presupuesto y definir el alcance del proyecto

A continuación, elabore una lista de las tareas del proyecto. En esta fase, divide el proyecto en entregables. A continuación, elabore una lista de las tareas específicas que debe realizar para cada uno de los entregables del proyecto.

Recuerda que sólo puedes determinar la cantidad total de trabajo que requiere un proyecto desglosándolo en una lista de tareas. Añade la duración estimada de cada tarea a la lista que crees para sentar las bases del calendario; enseguida veremos cómo hacerlo.

Proporcione una estimación del tiempo aproximado que le llevaría completar cada tarea, además de las estimaciones de tiempo aproximadas.

Utiliza este plan para elaborar un plan presupuestario. Esto puede hacerse de dos maneras: dividiendo un presupuesto existente en varias categorías, o creando una estimación presupuestaria y recabando la opinión de las partes interesadas. Los detalles variarán en función de si estás compartiendo una propuesta de presupuesto de proyecto -también conocida como estimación de precios- con clientes o partes interesadas, o trabajando con ellos y haciendo que te proporcionen un presupuesto.

Una vez más, no olvides registrar tu plan de trabajo. Dale a tu cliente acceso al alcance del proyecto, sobre todo para que sepa qué tareas vas a llevar a cabo y qué entregables vas a elaborar para el proyecto.

Además, gracias a este documento de alcance del proyecto, su equipo estará en mejores condiciones de llevar a cabo las tareas que les competen, en lugar de acceder a peticiones poco razonables del cliente sin informarle del cambio de alcance.

Identificar los obstáculos

El último paso de este proceso consiste en identificar los riesgos asociados al proyecto y cómo piensa reducirlos.

Una forma de reducir el riesgo y mantener abiertas las líneas de comunicación con los clientes es definir el alcance del proyecto. También es buena idea incluir periodos de amortiguación en el calendario del proyecto.

Un concepto útil es asignar los recursos en función de su disponibilidad. Asegúrese de contar con un plan de contingencia para determinar quién trabajará en el proyecto en caso de emergencia u otro imprevisto. Puedes recurrir a contratistas de confianza como solución de emergencia si les encargas trabajo con frecuencia.

En cuanto a los demás retos, no olvides enumerarlos. Una vez que hayas llegado a la fase de ejecución del plan de trabajo, vigila los posibles cuellos de botella. ¿La forma más eficaz de hacerlo? Supervisar los progresos mediante una herramienta de gestión de proyectos y mantener informados a los miembros del equipo de los avances en las reuniones.

2- Organizar, distribuir y supervisar los recursos

Una vez completada la planificación operativa y estratégica, pase a la planificación de recursos. Aquí tienes todo lo que necesitas saber:

Creación de un equipo de proyecto

Este es el momento de reunir al equipo que mejor trabajará en equipo para completar el proyecto actual. Para elegir a las personas adecuadas para este proyecto, utiliza tu inventario de recursos para identificar sus habilidades.

Si un cliente pide a un miembro superior que trabaje en el proyecto, compruebe si el presupuesto del proyecto puede soportarlo examinando su tarifa horaria.

Crear un calendario para el proyecto

Una vez que haya definido el alcance del proyecto y las tareas que debe realizar, tendrá una idea general de cuándo debe finalizar el trabajo.

Esta etapa consiste en elaborar un calendario del proyecto que divida el trabajo en fases y establezca hitos entre cada fase. Estos hitos facilitan el seguimiento del avance del proyecto.

Asegúrate de que tu calendario identifica cada tarea e incluye una fecha límite.

Sin embargo, cuando estés trabajando en tu horario, abre tu calendario de recursos para asegurarte de que estás creando un horario realista. Así podrás elaborar un horario compatible con los horarios actuales de los trabajadores que hayas elegido para el proyecto.

Asignar recursos y proporcionarles detalles del proyecto

Asigne las tareas a los calendarios de los miembros del equipo, porque la fase final de esta etapa consiste en implicarlos en el proyecto. En ningún caso subestimes esta tarea, y no caigas en la trampa de utilizar simples hojas de cálculo para esta tarea compleja y a menudo dinámica. Existen herramientas específicas, como Teambook.

Consejo de experto: cuando trabajes en un proyecto de gran envergadura, asegúrate de que todo el mundo sabe a quién tiene que rendir cuentas y con quién tiene que trabajar. Así se facilita la comunicación y se agilizan los informes a lo largo del proyecto.

3- Realizar y evaluar

En esta fase, ya tienes todo lo que necesitas para completar el proyecto. Fijar las horas de control y reservar tiempo con antelación para una reunión retrospectiva son algunas de las últimas tareas. Echemos un vistazo a estas últimas acciones:

Decidir las fechas de inscripción

Para hacer un seguimiento del progreso, añada estas fechas al calendario del proyecto. Decide las fechas, los participantes y la información que se comunicará en las reuniones de actualización del progreso del proyecto.

En su software de gestión de proyectos, cree al mismo tiempo actualizaciones de hitos con fechas de inicio y finalización. Esto le permitirá controlar la cantidad de trabajo que se está haciendo, evaluar cómo encajan las cosas en el proyecto e informar a las partes interesadas si es necesario.

Es esencial programar una reunión post-mortem en la agenda de los miembros del equipo durante la fase final del proyecto. Si fijas una fecha con antelación, te asegurarás de que la reunión de evaluación del proyecto tenga lugar en lugar de quedar relegada a un segundo plano.

Organizar una reunión de equipo

El objetivo de una reunión retrospectiva es debatir el progreso del proyecto con el equipo o equipos afectados. Es un requisito previo para racionalizar los procedimientos de trabajo y elaborar planes de trabajo mejores y más precisos para futuros proyectos.

En esta reunión se tratarán los siguientes temas

  • ¿Qué tuvo éxito?
  • ¿Qué ha fallado?
  • ¿Qué podría haber sido más ideal?

Debería salir de la reunión con una lista de pasos concretos que puede dar para mejorar su proceso de planificación del trabajo.

Entonces, ¿estás preparado para elaborar un plan de trabajo eficaz?

La planificación del trabajo es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Sin ella, tu productividad y eficiencia en el trabajo estarán en peligro, ya que te encontrarás constantemente con cuellos de botella.

Sin embargo, no olvide utilizar un software de planificación de proyectos, que le ayudará a colaborar con el equipo del proyecto y a supervisar el progreso, al tiempo que le ofrece una visión visual de todas las tareas que hay que llevar a cabo.

Si buscas orientación, te recomendamos que pruebes Teambook gratis. Te ayuda a inventariar recursos y crear calendarios para que puedas elaborar planes de trabajo precisos, además de planificar, supervisar y coordinar equipos de proyecto.

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