Creare un piano di lavoro efficace in 3 fasi

creare un piano di lavoro efficiente

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Sapete qual è il motivo numero uno per cui le aziende hanno difficoltà a portare a termine i loro progetti? La mancanza di pianificazione del lavoro.

In assenza di un piano di lavoro, tutto ciò che riguarda il progetto, compresi gli obiettivi, il calendario e i team, non è chiaro. Questa mancanza di chiarezza porta a problemi come conflitti sulle risorse, sforamenti del budget e assunzione di lavori che non rientrano nell’ambito del progetto.

Vi sentite un po’ spaesati quando si tratta di pianificare il vostro lavoro? Abbiamo incluso un tutorial passo-passo sulla creazione di un piano di lavoro, che spiega le componenti del processo e perché è fondamentale.

Che cos’è un piano di lavoro?

Il piano di lavoro è una tabella di marcia realizzabile che descrive tutti i deliverable e le milestone del progetto, nonché la distribuzione dei compiti tra i vari attori e le scadenze stabilite. È la pietra miliare della gestione del lavoro.

Il piano di lavoro, spesso chiamato piano di progetto, è un piano d’azione concepito per stabilire e raggiungere gli obiettivi del progetto e copre tutti gli aspetti importanti di un progetto, come i seguenti:

  • Scopi e obiettivi del progetto
  • Calendario del progetto, comprese le tappe fondamentali
  • Persone e competenze coinvolte
  • Come ridurre i rischi del progetto.

Perché la pianificazione del lavoro è fondamentale?

Così come non si possono costruire nuovi edifici senza un piano architettonico, non si possono lanciare nuovi progetti senza prima averne determinato gli obiettivi e le esigenze, averli suddivisi in compiti gestibili e aver formulato una strategia per portarli a termine.

Ecco ulteriori informazioni sull’importanza della pianificazione del lavoro:

Il successo del progetto e la qualità del lavoro sono garantiti dalla pianificazione del lavoro.

L’organizzazione di un progetto in compiti distinti ne facilita la realizzazione e garantisce il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Inoltre, la pianificazione del lavoro assicura che tutti i progetti abbiano un calendario, il che significa che il vostro team può completare i compiti in tempo. A sua volta, la qualità e la velocità di esecuzione dei compiti garantiscono la soddisfazione degli stakeholder e dei clienti.

Previene i conflitti e l’uso eccessivo delle risorse

Con la pianificazione del lavoro è possibile stabilire una programmazione delle risorse che utilizzi al meglio il tempo dei dipendenti. La gestione del carico di lavoro aumenta l’impegno del personale e riduce il rischio di burnout.

Inoltre, è possibile evitare l’overbooking del personale definendo quali attività richiedono determinate risorse e quando.

L’organizzazione del lavoro riduce lo stress

Le fasi del progetto sono definite in un piano di lavoro, che facilita il monitoraggio dei progressi.

Come abbiamo già detto, la pianificazione del lavoro vi aiuta a rispettare l’ambito del progetto, a evitare conflitti di risorse e a portare a termine il lavoro in tempo. Inoltre, consente di adottare misure per ridurre i rischi del progetto.

Tutti questi vantaggi della pianificazione del progetto contribuiscono a ridurre lo stress.

Aumenta la motivazione dei dipendenti

La pianificazione del lavoro consente di assegnare i compiti in base alle capacità dei dipendenti, in quanto fornisce informazioni sui tipi di talento necessari per completare un progetto. Di conseguenza, i lavoratori sono naturalmente più motivati a svolgere i compiti loro delegati.

Facilita la creazione di piani di lavoro ottimali per il personale, contribuendo anche alla pianificazione delle risorse. La pianificazione del carico di lavoro, invece, aiuta i membri del team a capire il tipo di lavoro da svolgere, quando deve essere fatto e quante ore richiederà.

La chiarezza che fornite contribuisce a migliorare la felicità dei dipendenti in tutti i sensi.

Cosa succede quindi nel processo di pianificazione del lavoro?

La pianificazione del budget, la programmazione, l’allocazione e la gestione delle risorse e la mitigazione dei rischi del progetto sono tutti aspetti trattati in dettaglio nell’ambito della pianificazione del lavoro.

Una volta stabiliti gli obiettivi del progetto, il processo di pianificazione crea una rappresentazione visiva del lavoro da svolgere e un calendario del progetto determinato dalle scadenze. Il processo determina quindi le risorse disponibili e più adatte ai compiti da svolgere (nel rispetto del budget assegnato).

Un buon piano di lavoro prevede anche la previsione degli ostacoli al progetto, in modo da poter elaborare un piano di riserva in caso di problemi.

Di seguito, suddividiamo questo processo in una serie di fasi facili da gestire.

Come si crea una superficie di lavoro efficace?

La creazione di un piano di lavoro di successo prevede tre fasi principali, che includono tutte le informazioni necessarie. Queste fasi sono state suddivise in sottofasi cruciali. Esaminiamole una per una:

1- Elaborare un piano operativo e strategico

Un elemento chiave della pianificazione strategica è la comprensione della visione del progetto, fondamentale per i progetti di grandi dimensioni.

Per esempio, inizierete a conoscere la visione aziendale di un cliente, il suo vantaggio competitivo e la sua prospettiva specifica sulle lacune del mercato, se siete incaricati di produrre contenuti di leadership di pensiero per lui.

La pianificazione operativa, invece, prevede la creazione di una strategia completa che descrive quale team farà cosa e quando. Serve come tabella di marcia per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Le fasi seguenti vi aiuteranno a redigere il vostro piano di lavoro:

Stabilire gli obiettivi del progetto

Iniziate con la comprensione degli obiettivi e delle specifiche del progetto. Assicuratevi di documentare anche i requisiti, che guideranno lo sviluppo dell’intero piano di lavoro.

Se fosse più chiaro questo punto, sareste in una posizione migliore per definire e dare priorità agli obiettivi del progetto.

Stabilite obiettivi SMART per il progetto una volta compresi i requisiti. Gli obiettivi SMART sono raggiungibili perché sono specifici e hanno una scadenza. Ciò significa che quando si stabiliscono gli obiettivi, è necessario decidere quanto segue per ciascuno di essi:

  • Specifico: indicare chiaramente per iscritto l’obiettivo.
  • Misurabile: stabilire misure o procedure per monitorare i progressi verso l’obiettivo.
  • Ambito : spiegare come l’obiettivo contribuisce al successo dell’azienda.
  • Realistico: determina come l’obiettivo può essere raggiunto entro i parametri del progetto.
  • Tempo definito: calcola il tempo stimato necessario per raggiungere l’obiettivo.

Redigere un budget e definire l’ambito del progetto

Quindi, stilare un elenco dei compiti da svolgere nel progetto. In questa fase, dividete il progetto in deliverable. Successivamente, stilate un elenco dei compiti specifici da svolgere per ogni deliverable del progetto.

Ricordate che è possibile determinare la quantità totale di lavoro necessaria per un progetto solo suddividendolo in un elenco di attività. Aggiungete la durata stimata di ogni compito all’elenco creato per gettare le basi del calendario; vedremo come farlo tra poco.

Fornite una stima del tempo approssimativo che impiegherete per completare ogni compito, oltre alle stime di tempo approssimative.

Utilizzate questo piano per redigere un piano di bilancio. Questo può essere fatto in due modi: dividendo un budget esistente in diverse categorie, oppure creando un budget di previsione e chiedendo il parere degli stakeholder. Le specifiche variano a seconda che stiate condividendo con i clienti o gli stakeholder il budget proposto per il progetto, noto anche come preventivo, o che stiate lavorando con loro e facciate in modo che siano loro a fornirvi un budget.

Ancora una volta, non dimenticate di registrare il vostro piano di lavoro. Date al vostro cliente la possibilità di accedere all’ambito del progetto, in particolare per sapere quali compiti svolgerete e quali risultati produrrete per il progetto.

Inoltre, utilizzando questo documento sull’ambito del progetto, il vostro team sarà in grado di svolgere al meglio i compiti che rientrano nelle sue competenze, anziché acconsentire a richieste irragionevoli da parte del cliente senza informarlo della modifica dell’ambito.

Identificazione delle barriere

La fase finale di questo processo consiste nell’identificare i rischi associati al progetto e il modo in cui si pensa di ridurli.

Un modo per ridurre i rischi e mantenere aperte le linee di comunicazione con i clienti è quello di definire l’ambito del progetto. È anche una buona idea includere periodi cuscinetto nella tabella di marcia del progetto.

Un concetto utile è quello di assegnare le risorse in base alla loro disponibilità. Assicuratevi di avere un piano di emergenza per stabilire chi lavorerà al progetto in caso di emergenza o di altri eventi imprevisti. Potete utilizzare appaltatori affidabili come soluzione di ripiego se affidate spesso il lavoro a loro.

Per quanto riguarda le altre sfide, non dimenticate di elencarle. Una volta raggiunta la fase di esecuzione del piano di lavoro, tenete d’occhio eventuali colli di bottiglia. Il modo più efficace per farlo? Monitorare i progressi utilizzando uno strumento di gestione del progetto e tenere regolarmente informati i membri del team sui progressi durante le riunioni.

2- Organizzare, distribuire e supervisionare le risorse.

Una volta completata la pianificazione operativa e strategica, passate alla pianificazione delle risorse. Ecco tutto quello che dovete sapere:

Creazione di un team di progetto

Questo è il momento di mettere insieme il team che lavorerà al meglio per completare il progetto in corso. Per scegliere le persone giuste per questo progetto, utilizzate l’inventario delle risorse per identificare le loro competenze.

Se il cliente chiede a un membro senior di lavorare sul progetto, verificate se il budget del progetto è in grado di sostenerlo esaminando la sua tariffa oraria.

Creare un calendario per il progetto

Una volta definita la portata del progetto e i compiti da svolgere, avrete un’idea generale dei tempi di realizzazione del lavoro.

Questa fase prevede la stesura di un programma di progetto che divida il lavoro in fasi e stabilisca delle tappe tra una fase e l’altra. Queste tappe facilitano il monitoraggio dell’avanzamento del progetto.

Assicuratevi che il vostro calendario identifichi ogni compito e includa una scadenza.

Tuttavia, quando lavorate al vostro programma, aprite il calendario delle risorse per assicurarvi di creare un programma realistico. In questo modo, potrete redigere un programma compatibile con gli orari attuali dei lavoratori scelti per il progetto.

Assegnare le risorse e fornire loro i dettagli del progetto

Assegnate i compiti ai calendari dei membri del team, perché la fase finale di questa fase prevede il loro coinvolgimento nel progetto. Non sottovalutate mai questo compito e non cadete nella trappola di usare semplici fogli di calcolo per questo compito complesso e spesso dinamico! Strumenti dedicati, come Teambook, sono qui per aiutarvi!

Consiglio dell’esperto: Quando si lavora a un progetto di grandi dimensioni, assicuratevi che tutti sappiano a chi devono rendere conto e con chi devono lavorare. In questo modo si facilita la comunicazione e si ottimizzano i rapporti durante il progetto.

3- Eseguire e valutare

In questa fase, avete tutto ciò che vi serve per completare il progetto. Gli ultimi compiti da svolgere sono la definizione degli orari di check-in e la prenotazione anticipata di una riunione retrospettiva. Diamo un’occhiata a queste ultime azioni:

Decidere le date di registrazione

Per tenere traccia dei progressi, aggiungete queste date alla tempistica del progetto. Decidete le date, i partecipanti e le informazioni da comunicare durante le riunioni di aggiornamento sull’avanzamento del progetto.

Nel vostro software di gestione dei progetti, create aggiornamenti delle milestone con date di inizio e fine allo stesso tempo. Questo vi consentirà di monitorare la quantità di lavoro svolto, di valutare come le cose si stanno inserendo nel progetto e di informare gli stakeholder, se necessario.

È essenziale programmare una riunione post-mortem nell’agenda dei membri del team durante la fase finale del progetto. Fissando una data in anticipo, potete assicurarvi che la riunione di valutazione del progetto abbia luogo, anziché essere messa in secondo piano.

Organizzazione di una riunione di squadra

Lo scopo di una riunione retrospettiva è quello di discutere i progressi del progetto con il team o i team interessati. Questo è un prerequisito per ottimizzare le procedure di lavoro e produrre piani di lavoro migliori e più accurati per i progetti futuri.

L’incontro deve riguardare i seguenti argomenti

  • Cosa ha avuto successo?
  • Cosa è andato storto?
  • Cosa c’è di più ideale?

Dovreste lasciare la riunione con un elenco di passi concreti da compiere per migliorare il vostro processo di pianificazione del lavoro.

Siete pronti a redigere un piano di lavoro efficace?

La pianificazione del lavoro è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Senza di essa, la vostra produttività e la vostra efficienza sul lavoro saranno a rischio, poiché vi scontrerete costantemente con dei colli di bottiglia.

Tuttavia, non dimenticate di utilizzare un software di pianificazione del progetto, che vi aiuta a collaborare con il team di progetto e a monitorare i progressi, fornendovi una panoramica visiva di tutti i compiti da svolgere.

Se siete alla ricerca di una guida, vi consigliamo di provare gratuitamente Teambook. Vi aiuta a inventariare le risorse e a creare programmi, in modo da poter elaborare piani di lavoro precisi, oltre a pianificare, monitorare e coordinare i team di progetto.

Migliorate la vostra pianificazione del lavoro provando Teambook gratuitamente.

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