Erfahren Sie, wie der Manager für Ressourcenzuweisung die Verteilung und Verwaltung von Ressourcen in einem Unternehmen steuert. Erfahren Sie, wie er dafür sorgt, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden.
Die Zuweisung von Ressourcen ist ein entscheidendes Element des Projektmanagements. Da die verfügbaren Ressourcen begrenzt sind, können falsche Entscheidungen zu höheren Ausgaben und Lieferverzögerungen führen, was wiederum die Kunden verärgern kann. Leider ist es leichter, als Sie denken, eine falsche Entscheidung zu treffen.
Manager haben viel zu tun, wenn es um die Zuweisung von Ressourcen geht. Es gibt Personen mit langjähriger Erfahrung und Fähigkeiten. Ein Budget ist vorhanden. Zeit ist verfügbar. Einzeln betrachtet scheinen all diese Ressourcen überschaubar zu sein, aber das ist nur die Theorie. In der Praxis führen diese Ressourcen zu Abhängigkeit, werden durch unvorhergesehene Umstände beeinträchtigt und erschöpfen sich schließlich.
In diesem Blog werden wir uns mit den Schwierigkeiten befassen, mit denen Ressourcenverteiler beim Projektmanagement konfrontiert sind, und einige Lösungsvorschläge unterbreiten.
Was ist die Rolle eines Ressourcenverteilungsmanagers?
Manager von Organisationen sind für ein breites Spektrum an Aufgaben verantwortlich. Im Alltag beaufsichtigen sie die Arbeit ihrer Mitarbeiter, erstellen Pläne, interagieren mit verschiedenen Interessengruppen und führen eine Vielzahl anderer Managementaufgaben durch. Für jede dieser Verantwortlichkeiten muss der Manager eine bestimmte Rolle übernehmen, die eine besondere Reihe von Fähigkeiten erfordert.
Entscheidungsfindung, Informationsbeschaffung und -verarbeitung sowie zwischenmenschliche und informationsbezogene Verantwortlichkeiten beinhalten alle die Interaktion mit Kollegen.
Die Hauptverantwortung eines Leiters der Ressourcenzuweisung besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Ressourcen effektiv und effizient eingesetzt werden und dass ihre Verteilung die Gesamtproduktivität und -rentabilität der Organisation optimiert. Dies kann bedeuten, dass Sie auswählen, welche Aktivitäten oder Projekte Priorität erhalten sollen, dass Sie Ressourcen verschiedenen Teams oder Abteilungen zuweisen und dass Sie dafür sorgen, dass die Ressourcen auf möglichst kostengünstige Weise eingesetzt werden.
Es gibt viele verschiedene Methoden der Ressourcenzuweisung, und welche Methode gewählt wird, hängt von der Art der Organisation und den verwalteten Ressourcen ab. In einem Fertigungsunternehmen wird der Ressourcenallokator beispielsweise dafür verantwortlich sein, wie Ausrüstungen und Rohstoffe am effizientesten eingesetzt werden können, während in einer Dienstleistungsorganisation der Schwerpunkt auf der optimalen Nutzung von Personal- und Finanzressourcen liegt.
Die Notwendigkeit, die Zuweisung von Ressourcen mit den Anforderungen und Zielen der zahlreichen Interessengruppen innerhalb der Organisation in Einklang zu bringen, ist ein entscheidendes Element des Ressourcenmanagements. Dabei kann es darum gehen, die Ansprüche mehrerer Teams oder Abteilungen mit denen von Kunden, Investoren und anderen Interessengruppen in Einklang zu bringen.
Jedes erfolgreiche Unternehmen muss in der Lage sein, seine Ressourcen effektiv zuzuweisen, um sicherzustellen, dass sie so effizient und effektiv wie möglich eingesetzt werden und dass die Organisation ihre Ziele und Zwecke innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets erreichen kann.
Wer ist dann berechtigt, Ressourcen zuzuweisen?
Der Projektmanager ist in der Regel für die Organisation und Zuweisung von Ressourcen zuständig, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. In größeren Unternehmen kann die Ressourcenzuweisung jedoch von ganzen Abteilungen beaufsichtigt werden, und einige Unternehmen haben die Möglichkeit, einen Ressourcenmanager zu beschäftigen. Ressourcenmanager verwalten die Ressourcen für mehrere Projekte gleichzeitig, im Gegensatz zu Projektmanagern, die für die Projekte verantwortlich sind, an denen sie aktiv arbeiten.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass ein Manager Ressourcen auf zwei Arten Aufgaben und Projekten zuweisen kann:
Verteilung von Projekten
In diesem Fall weisen Sie jedem Teammitglied ein bestimmtes Projekt zu. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aufgaben Sie übernehmen sollen, wird dieser Ansatz funktionieren.
Siehe Wie man Ressourcen für Projekte zuweist für einige Leseempfehlungen.
Zuweisen von Aufgaben
Wenn Sie Aufgaben haben, die sofort an Ihr Team delegiert werden können, wie z. B. die Anforderungsliste eines Kunden, die in Aufgaben umgewandelt werden kann, kommt es zu dieser Art der Ressourcenzuweisung.
Wie funktioniert die Zuweisung von Projektressourcen?
Die Funktion des Ressourcenmanagers umfasst eine ganze Reihe von Verantwortlichkeiten, die alle darauf abzielen, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Als Ressourcenzuweiser hat der Manager die Aufgabe, die Ressourcen so zuzuweisen, dass die Produktivität und der Erfindungsreichtum der Organisation maximiert werden. Das bedeutet, dass er den Bedarf des Projekts ermitteln und die Ressourcen unter Einhaltung des Budgets und des Zeitplans des Unternehmens zuweisen muss. Der Prozess der Ressourcenzuweisung, der die folgenden Schritte umfasst (die auch als Richtlinien verwendet werden können), liegt in der Verantwortung eines Managers, der die Rolle des Ressourcenmanagers einnimmt :
Die Aufgabe organisieren
Damit die Ressourcenzuweisung effektiv ist, muss der Manager die Aufgaben kennen, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind. Er muss dem Projekt Aufgaben zuweisen, Ziele setzen und Kontrollpunkte benennen.
Sammeln Sie Daten, indem Sie auf diese Anfragen reagieren :
- Wie lautet das Fälligkeitsdatum des Projekts? Wie viel Zeit haben Sie für jede Aufgabe im Projekt eingeplant?
- Welche Fähigkeiten sind für die Durchführung der einzelnen Aufgaben erforderlich? Wer ist diese Person in Ihrem Team?
- Welche Aufgaben hängen von welchen anderen ab?
Bestimmen Sie die Ressourcen, die für die Erfüllung jeder Aufgabe benötigt werden.
Erstellen Sie eine Liste der verfügbaren Ressourcen
Die Finanzierung ist natürlich die am offensichtlichsten zuzuordnende Ressource. Aber „Ressourcen“ sind nicht auf finanzielle Vermögenswerte beschränkt. Es handelt sich im Wesentlichen um alles, was zur Ausführung einer Arbeit erforderlich ist. Vereinfacht gesagt lassen sich alle Ressourcen in zwei Kategorien einteilen:
- die materiellen Ressourcen. Hierbei handelt es sich um greifbare Ressourcen wie Geld, Personal, Maschinen, Software, Rohstoffe, Gebäude und physischen Raum.
- die nicht greifbaren Vermögenswerte. Dabei handelt es sich um immaterielle Ressourcen wie Ideen, Zeit, Talente und geistiges Eigentum.
Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen
Ressourcen sind nicht nur knapp, sondern oft auch gar nicht vorhanden. Wenn es sich um Menschen und Zeit handelt, ist die Situation besonders schwierig. Daher sollte bei der Zuweisung von Ressourcen darauf geachtet werden, dass diese auch verfügbar sind.
- Wird jemand Urlaub nehmen?
- Wer arbeitet Teilzeit?
Außerdem sollten Sie bedenken, dass es immer zu Krankschreibungen kommen kann und diese schwer vorhersehbar sind.
Seien Sie darauf vorbereitet, eine Person mit den erforderlichen Fähigkeiten zu ersetzen, wenn diese nicht verfügbar ist. Wenn niemand sonst in der Region über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, können Sie einen Bauunternehmer oder Freiberufler beauftragen.
Dies kann auch passieren, wenn nur wenige Teammitglieder über das erforderliche Fachwissen verfügen. Wenn ein Projekt nicht dringend ist, können Sie immer noch einen Auftragnehmer beauftragen oder das Projekt auf Eis legen.
Es gibt viele Gründe, warum eine Person nicht verfügbar ist. Die Prioritäten des Unternehmens können sich nämlich durchaus ändern. Um Überraschungen zu minimieren, ist es in jedem Szenario am besten, die Verfügbarkeit im Voraus zu bewerten.
Arbeit zuweisen
Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder, die Sie zuweisen, über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Als Führungskraft wissen Sie vielleicht nicht immer, wer was macht und wer die richtigen Fähigkeiten hat. Beraten Sie sich in diesem Fall mit den Teamleitern.
Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Projektleiter Aufgaben professionell und objektiv delegieren. Übertragen Sie keine komplizierten Aufgaben an unerfahrene Freunde oder Anfänger. Dies wird nach hinten losgehen.
Denken Sie an die Möglichkeit, dass einige Ihrer Mitarbeiter auch an vielen Projekten arbeiten. Das bedeutet, dass sie nicht in der Lage sein werden, ihre volle Aufmerksamkeit auf Ihre Arbeit zu richten, sodass Sie möglicherweise zusätzliche Hilfe einstellen müssen.
Ein Tool für die Ressourcenzuweisung wählen
Eine Software namens Ressourcenzuweisungstool, oft auch als Ressourcenverwaltungstool bezeichnet, hilft Projektmanagern bei der Planung, Zuweisung und Kontrolle von Ressourcen sowie bei der Erstellung von Berichten und der Überwachung des Arbeitsfortschritts. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationsdateien fördern Softwarelösungen die Transparenz, indem sie es Managern ermöglichen, die Zeitpläne ihrer Teammitglieder automatisch und in Echtzeit zu überwachen.
Die richtigen Ressourcen für jede Arbeit zu finden und sicherzustellen, dass niemand auf der Strecke bleibt, sind zwei wichtige Vorteile des Einsatzes von Werkzeugen zur Ressourcenzuweisung. Auf diese Weise können Projekte fristgerecht und unter Einhaltung des zugewiesenen Budgets abgeschlossen werden. Obwohl Software zur Ressourcenzuweisung sehr hilfreich ist, verfolgen viele Unternehmen die Ressourcenzuweisung immer noch manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen, wobei sie ihre Urteile oft auf Kontextfaktoren stützen.
Der Nutzen von Techniken zur Ressourcenallokation ist offensichtlich:
- Ressourcen sind leicht sichtbar. Die Ressourcen sind für Sie sofort sichtbar. So können Sie beispielsweise den Krankheitsurlaub eines Teammitglieds mithilfe der App schnell kontrollieren und ihm einen Ersatz mit den erforderlichen Qualifikationen zuweisen.
- Keine Konflikte mit Ressourcen. Die doppelte Buchung einer Ressource führt zu Zeit- und Geldverlust. Wenn Sie die gleiche Ressource zweimal für das gleiche Datum buchen, wird dies von den Tools zur Ressourcenzuweisung hervorgehoben.
- Personen werden Arbeitsabläufen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten zugewiesen. Ohne ein entsprechendes Tool könnten Sie Personen Aufträge aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und nicht aufgrund ihres Kompetenzniveaus zuweisen. Umgekehrt hilft Ihnen eine dedizierte Anwendung dabei, diesen Fehler zu vermeiden, indem sie Ihnen eindeutig mitteilt, ob die Person für eine bestimmte Arbeit kompetent ist.
Die Entwicklung verfolgen
Ein Verantwortlicher für die Ressourcenzuweisung kann im Laufe des Projekts mit mehreren unvorhergesehenen Änderungen konfrontiert werden. Vielleicht stellen Sie fest, dass sich der Umfang des Projekts geändert hat, dass Sie Ihr Personal überlastet haben oder dass Engpässe dazu führen, dass die Ressourcen erschöpft sind. Wie dem auch sei, Sie müssen anpassungsfähig und bereit für Anpassungen bleiben. Die Umverteilung von Ressourcen kann Chancen eröffnen, sie ist also nicht immer etwas Schlechtes.
Ressourcen angemessen verteilen
Achten Sie darauf, dass Sie Folgendes ausfüllen:
- Sprechen Sie mit Ihrer Gruppe. Informieren Sie jeden Einzelnen über die Veränderung und ihre Auswirkungen auf sie individuell. Setzen Sie Ihre Teamkollegen nicht zu sehr unter Druck. Finden Sie jemand anderen, der die Aufgabe erledigt, wenn die Person, deren Talente mit Ihren übereinstimmen, an einem anderen Projekt arbeitet. Andernfalls warten Sie, bis die Person ihr anderes Projekt abgeschlossen hat.
- Bewerten Sie das Projekt, an dem Sie arbeiten. Die Bewertung ist eine hervorragende Gelegenheit, aus Ihren Fehlern zu lernen.
- Überprüfen Sie das Projekt: Gab es Verzögerungen? Wie hat die Gruppe die Aufgaben bewältigt? Waren die Teammitglieder mit der Arbeit überlastet? Was kann in Zukunft verbessert werden?
Natürlich vereinfacht die Integration von Daten, die aus der Software für die Ressourcenzuweisung entnommen wurden, die Bewertungen.
Wie können die für die Ressourcenzuweisung Verantwortlichen erfolgreich sein?
Bei der Ressourcenzuweisung gibt es viele blinde Flecken. Oft handelt es sich um einfache, aber offensichtliche Aufgaben, die Unternehmen versäumen, fristgerecht zu erledigen.Während die Ressourcenzuweisung in der Theorie einfach erscheinen mag, ist sie in der Praxis unbestreitbar schwierig. Ein Manager muss eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, die den Verlauf eines Projekts beeinflussen, wenn es erfolgreich sein soll.
Wir haben einige Richtlinien zusammengestellt, die Managern helfen sollen, die Ressourcen richtig zuzuweisen:
1) Sobald Sie eine Veränderung bemerken, schieben Sie es nicht auf die lange Bank.
Obwohl Pläne nie endgültig sind, sind sie äußerst wichtig. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihre Ressourcen neu verteilen müssen.
Ihr Kunde kann z. B. plötzlich beschließen, zusätzliche Funktionen und Merkmale hinzuzufügen. Dann müssen Sie das Projekt an andere Entwickler abgeben, und Sie müssen herausfinden, wo diese zu finden sind, wenn Sie nicht selbst über genügend Talent verfügen.
Aber wissen Sie, wann Sie ablehnen müssen. Eine Änderung des Antrags, die in der Regel finanzielle und zeitliche Beschränkungen mit sich bringt, kann oft zu einer Verschiebung des Projektumfangs führen. Jeder neue Antrag führt zu einer Änderung des Projektumfangs und erfordert mehr Ressourcen. Machen Sie daher keine überzogenen Versprechungen, wenn die Ressourcen begrenzt sind.
2) Optimieren Sie Ihren Einsatz von Projektressourcen
Viele Dinge müssen in der richtigen Reihenfolge ablaufen, daher sollten Sie sich dessen bewusst sein und entsprechend planen. Bestätigen Sie z. B., dass die Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt buchen, sofort nach der Buchung mit der Arbeit an ihrem Teil beginnen können; andernfalls ist es eine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn sie warten müssen, bis andere ihre Arbeit beendet haben, bevor sie beginnen können.
Es sollte immer ein Notfallplan vorhanden sein und eine übermäßige Abhängigkeit von einer einzigen Ressource sollte nach Möglichkeit vermieden werden.
Konzentrieren Sie sich bei der Zuweisung von Ressourcen nicht auf einen einzelnen Aspekt des Unternehmens. Betrachten Sie das Projekt als Ganzes. Genauso wichtig ist die Nutzung von Krankheitsurlaub durch ein Teammitglied.
3) Kontrolle der tatsächlich für Projekte aufgewendeten Zeit
Die Zeit muss gut verwaltet werden. Wenn Sie die Zeit nicht im Auge behalten, kann es sein, dass Ihre Mitarbeiter eine Woche brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, die eigentlich nur einen Tag in Anspruch nimmt. Überwachen Sie daher, wie viel Arbeit Ihre Teams tatsächlich für Projekte aufwenden.
Wenn Sie die Dauer der einzelnen Projektaktivitäten schätzen, sollten Sie daran denken, dass Menschen Lebewesen sind, die Pausen machen, um einen Kaffee zu trinken und mit ihren Kollegen zu interagieren. Sie werden für diese aufgewendete Zeit bezahlt, auch wenn sie das Unternehmen nicht unmittelbar voranbringt. Es handelt sich um Zeit, die für Ihr Unternehmen nicht in Rechnung gestellt werden kann.
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Personalressourcen einsetzen. Dies wird Ihnen helfen, genau abzuschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen.
4) Planen Sie häufige Kontrollen ein
Entscheiden Sie sich für einen bestimmten Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Ressourcen überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass niemand überlastet ist. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, um herauszufinden, was wirklich los ist und ob sie Probleme haben. Eine Software zur Ressourcenzuweisung wäre auch hier wieder sehr hilfreich.
Ihr Arbeitsprozess wird sich kontinuierlich verbessern, wenn die Zuweisung von Ressourcen regelmäßig überprüft wird.
5) Kennen Sie die Kompetenzen der Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Um die Ressourcenverteilung zu verbessern, informieren Sie sich über die Fähigkeiten und den Hintergrund Ihrer Mitarbeiter. Erstellen Sie ein Profil für jeden Mitarbeiter Ihrer Organisation. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher wird es sein, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben einzusetzen.
Einen konsolidierten Ressourcenpool mit Informationen über die Fähigkeiten und Kompetenzniveaus der Mitarbeiter zu haben, ist durchaus von Vorteil. Mit einem Tool wie Teambook können Sie z. B. nach Ressourcen auf der Grundlage ihres Qualifikationsniveaus, ihres Standorts oder anderer Attribute suchen, die als Tags im Benutzerdatensatz eingegeben werden.
6) Vermeiden Sie Über- oder Unterbelegung
Overalling bedeutet, eine übermäßige Menge an Arbeit zuzuweisen. Da menschliche Fähigkeiten schwerer zu quantifizieren sind als finanzielle oder andere Ressourcen, gilt dies besonders im Hinblick auf die Personalressourcen. Wenn eine Person mit zu vielen Aufgaben oder Projekten betraut wird, steigt der Stresspegel, die Leistung sinkt und in manchen Situationen kommt es zum Phänomen der Zermürbung. Lesen Sie unseren Artikel zu diesem Thema..
Denken Sie auch daran, dass es nicht möglich ist, ständig mit voller Kapazität zu arbeiten: Ihre Mitarbeiter müssen nicht nur direkt am Projekt arbeiten, sondern auch Verwaltungsaufgaben erledigen und E-Mails abrufen, was Zeit kostet. Eine Regel besagt, dass 80 % der Zeit für die Projektarbeit verwendet werden sollten.
7) Beachten Sie das Dienstalter Ihrer Mitarbeiter.
Die Personen mit den wertvollsten Erfahrungen und Fähigkeiten in Ihrem Team werden als „MVPs“ bezeichnet. Ihre Einstellung kann teuer sein, zahlt sich aber in der Regel aus, da sie bessere Leistungen erbringen als durchschnittliche Mitarbeiter und der Organisation oft Geld sparen.
Diese „MVPs“ sollten den Initiativen mit der höchsten Priorität zugewiesen werden, z. B. solchen, die voraussichtlich hohe Gewinne abwerfen oder für die langfristige strategische Planung von entscheidender Bedeutung sind.
Umgekehrt sollten Sie vorsichtig sein, wenn Sie erfahrene Mitarbeiter mit Aufgaben betrauen, die nicht ihre Fachkenntnisse erfordern. Dies wird die Ausgaben erhöhen, ohne das Projekt notwendigerweise zu verbessern.
Schließlich sollte bei der Zuweisung von Ressourcen vermieden werden, untergeordnetes Personal einzusetzen, das für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe nicht qualifiziert ist. Dadurch können zwar die Kosten gesenkt werden, aber die Qualität ihrer Arbeit kann beeinträchtigt werden. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass sie Schwierigkeiten haben, Fristen einzuhalten.
8) Regelmäßige Überprüfung der Ressourcenzuweisung
Scheuen Sie sich nicht, Ressourcen umzuverteilen, wenn Sie Stellen identifizieren, an denen dies zu besseren Ergebnissen führen würde.
Ein effektiver Projektmanager muss viel Mühe in die Ressourcenzuweisung investieren. Achten Sie darauf, Ressourcenzuweisungsinstrumente zu verwenden, vorausschauend zu planen und gründliche Untersuchungen der aktuellen Situation durchzuführen, um zu vermeiden, dass Sie sich verrennen. So können Sie die Ressourcen erfolgreicher zuweisen und mehr Zeit für andere Managementaufgaben aufwenden.
