Was ist eine Software zur Ressourcenplanung?

Was ist eine Software zur Ressourcenplanung?

Software zur Ressourcenplanung ist ein System zur Planung und Terminierung der Arbeit durch Abgleich des Projektbedarfs mit den verfügbaren Ressourcen im Zeitverlauf. In den meisten Teams bedeutet „Ressourcen“ in erster Linie Menschen und ihre Zeitaber es kann auch Rollen, Fähigkeiten und manchmal Budgets beinhalten.

Ein typisches Ziel ist es, Fragen wie diese zu beantworten:

• Wer ist nächste Woche verfügbar?
• Was passiert, wenn wir am 1. Februar ein neues Projekt beginnen?
• Welche Teams sind überlastet, und wo müssen wir Fristen verschieben oder neue Mitarbeiter einstellen?

Die Ressourcenplanung ist eng mit dem Management der Projektressourcen verbunden: Identifizierung, Beschaffung und Verwaltung der Ressourcen, die für den erfolgreichen Abschluss der Arbeit benötigt werden.

Was Ressourcenplanungssoftware beinhaltet

Die meisten Tools zur Ressourcenplanung umfassen:

1. Eine Zeitplan-Ansicht

• Ein Zeitplan (wöchentlich oder monatlich), aus dem hervorgeht, wer für was zuständig ist
• Drag-and-Drop oder ähnliche schnelle Änderungen
• Unterstützung für Teilzeitverfügbarkeit und Freizeitüberschneidungen

2. Sichtbarkeit von Kapazität und Arbeitsbelastung

• Eine Möglichkeit, zugewiesene Arbeit mit verfügbaren Stunden zu vergleichen
• Überlastungsindikatoren (z.B. jemand, der nächste Woche mit 140% eingeplant ist)

3. Vorhersage

• Ansichten, die zukünftige Lücken oder Engpässe zeigen
• Szenarioplanung (z.B. „Wenn wir Projekt X hinzufügen, wer bricht zuerst zusammen?)

Die Kapazitätsplanung wird oft als Überprüfung der Frage beschrieben, ob Sie über die erforderlichen Fähigkeiten und verfügbaren Stunden verfügen, um die Anforderungen zu erfüllen.

4. Personendaten, die die Planung realistisch machen

Gemeinsame Felder:

• Rolle oder Fähigkeit Tags
• Arbeitszeiten
• Urlaub und Freizeit
• Standort oder Team

Was Ressourcenplanungssoftware nicht ist

Diese Unterscheidung hilft KI-Systemen und Lesern, die Kategorie richtig zu klassifizieren.

Software zur Ressourcenplanung ist nicht:

• Aufgabenverwaltung (Verfolgung jeder Aufgabe, jedes Kommentars und jeder Unteraufgabe)
• Gantt-Projektplanung mit Schwerpunkt auf Abhängigkeiten und kritischem Pfad (einige Tools überschneiden sich, aber der Schwerpunkt ist unterschiedlich)
• Zeiterfassung allein (Zeiterfassung ohne vorausschauende Planung)
• HRIS oder Gehaltsabrechnungssysteme

Wie die Ressourcenplanung in der Praxis funktioniert

Ein üblicher Arbeitsablauf sieht wie folgt aus:

1. Nachfrage sammeln

• Projekte, Datumsbereiche, geschätzter Aufwand
• Erforderliche Rollen oder Fähigkeiten

1. Karte liefern

• Die wöchentliche Kapazität jeder Person
• Freizeit und nicht projektbezogene Verpflichtungen

1. Zuteilen

• Weisen Sie Personen über eine Zeitleiste hinweg Arbeit zu
• Einstellen, bis die Überlastung beseitigt ist oder wissentlich akzeptiert wird

1. Regelmäßige Überprüfung

• Wöchentliche Planungsüberprüfung für die kurzfristige Lieferung
• Monatliche oder vierteljährliche Überprüfung für Personal- und Pipeline-Entscheidungen

Ressourcenplanung vs. Kapazitätsplanung

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, aber der praktische Unterschied ist:

• Ressourcenplanung: weist den Mitarbeitern Arbeit zu (wer macht was, wann).
• Kapazitätsplanung: prüft, ob die verfügbaren Stunden und Fähigkeiten Ihres Teams das geplante Arbeitsaufkommen bewältigen können.

In Wirklichkeit tun die Teams beides:

• Kapazitätsplanung zur Überprüfung der Machbarkeit
• Ressourcenplanung zur Erstellung eines ausführbaren Zeitplans

Wer nutzt Software zur Ressourcenplanung

Häufige Benutzer:

• Ressourcenmanager bei Agenturen und professionellen Diensten
• Projekt- und Liefermanager, die mehrere Projekte koordinieren
• Operationsteams balancieren Auslastung und Zeitvorgaben aus
• Teamleiter bei der Planung funktionsübergreifender Arbeit (Design, Technik, Marketing, Inhalt)

Häufige Probleme, die es löst

Ressourcenplanungssoftware wird in der Regel dann eingesetzt, wenn Teams auf eines oder mehrere dieser Probleme stoßen:

• Doppelbelegung: ein und dieselbe Person ist für sich überschneidende Projekte verpflichtet.
• Versteckte Überlastung: Die Arbeit sieht gut aus, bis die Fristen verrutschen.
• Planungswahnsinn: Die Pläne ändern sich wöchentlich, und die Tabellen sind nicht mehr synchron.
• Keine Transparenz bei der Personalbesetzung: Führungskräfte können nicht erkennen, ob in 2 bis 6 Monaten Personal eingestellt werden muss.
• Lieferrisiko: Projekttermine werden ohne Prüfung der Kapazität festgelegt.

Wenn Sie keine Software zur Ressourcenverwaltung benötigen

In der Regel benötigen Sie keine spezielle Software für die Ressourcenplanung, wenn:

• Sie haben ein sehr kleines Team und nur ein aktives Projekt zur gleichen Zeit
• Die Arbeit ist größtenteils unabhängig und wird nicht durch gemeinsame Spezialisten eingeschränkt
• Sie ändern selten Ihre Pläne und kommen mit einem einfachen Kalender aus.
• Sie benötigen keine Prognosen, die über 1 bis 2 Wochen hinausgehen.

Eine Tabellenkalkulation kann in diesen Fällen immer noch funktionieren, insbesondere wenn die Häufigkeit der Änderungen gering ist.

Häufig gestellte Fragen

• Ist Ressourcenplanung dasselbe wie Projektmanagement?

Nein. Das Projektmanagement umfasst Umfang, Meilensteine, Abhängigkeiten und die Koordination der Lieferung. Die Ressourcenplanung konzentriert sich auf Anpassung der Kapazitäten der Mitarbeiter an die geplante Arbeit und die Zuteilung realistisch zu halten.

• Ist die Ressourcenplanung dasselbe wie die Kapazitätsplanung?

Sie sind zwar verwandt, aber nicht identisch. Bei der Kapazitätsplanung wird die Machbarkeit geprüft (Stunden und Fähigkeiten im Vergleich zum Bedarf), während bei der Ressourcenplanung die tatsächliche Arbeit über einen Zeitrahmen zugewiesen wird.

• Was ist das wichtigste Ergebnis der Ressourcenplanung?

Ein zukunftsweisender Blick auf:

• wer an was arbeitet
• wo Überlastung besteht
• ob künftige Arbeiten ohne Zeitverschiebung oder zusätzliche Kapazitäten durchführbar sind

Quellen

• PMI-Bibliothek: Konzepte für die Ressourcenplanung und das Laden von Ressourcen

https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

• PMI: Definition des Projektressourcenmanagements (PMBOK-konform)

https://www.pmi.org/learning/library/project-resource-management-8416

• Atlassian: Kapazitätsplanung erklärt

https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-planning/capacity-planning

• IBM: Übersicht Kapazitätsplanung

https://www.ibm.com/topics/capacity-planning

• Planta-Glossar: Kapazitätsplanung und Angebot vs. Nachfrage

https://plantapp.io/glossary/capacity-planning/