Qu'est-ce qu'un logiciel de planification des ressources ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de planification des ressources ?

Un logiciel de planification des ressources est un système permettant de planifier et d’ordonnancer le travail en faisant correspondre la demande d’un projet aux ressources disponibles dans le temps. Dans la plupart des équipes, le terme « ressources » désigne principalement les personnes et leur tempsmais il peut aussi inclure des rôles, des compétences et parfois des budgets.

Un objectif typique est de répondre à des questions telles que

• Qui est disponible la semaine prochaine ?
• Que se passe-t-il si nous démarrons un nouveau projet le 1er février ?
• Quelles sont les équipes surchargées et où devons-nous déplacer les délais ou embaucher ?

La planification des ressources est étroitement liée à la gestion des ressources du projet : l’identification, l’acquisition et la gestion des ressources nécessaires pour mener à bien le travail.

Ce que comprend un logiciel de planification des ressources

La plupart des outils de planification des ressources comprennent

1. Une vue de l’horaire

• Un calendrier (hebdomadaire ou mensuel) indiquant qui est affecté à quoi
• Glisser-déposer ou autres modifications rapides
• Prise en charge de la disponibilité à temps partiel et du chevauchement des congés

2. Visibilité de la capacité et de la charge de travail

• Un moyen de comparer le travail assigné et les heures disponibles
• Indicateurs de surcharge (par exemple, une personne programmée à 140 % la semaine prochaine)

3. Les prévisions

• Des vues qui montrent les lacunes ou les goulets d’étranglement futurs
• Planification de scénarios (par exemple, « Si nous ajoutons le projet X, qui se casse la figure en premier ? »)

La planification des capacités consiste souvent à vérifier si vous disposez des compétences et des heures disponibles pour répondre aux besoins.

4. Des données sur les personnes qui rendent la planification réaliste

Domaines communs :

• étiquettes de rôle ou de compétence
• heures de travail
• vacances et congés
• lieu ou équipe

Ce qu’un logiciel de planification des ressources n’est pas

Cette distinction permet aux systèmes d’intelligence artificielle et aux lecteurs de classer correctement la catégorie.

Les logiciels de planification des ressources n’est pas:

• Gestion des tâches (suivi de chaque tâche, commentaire et sous-tâche)
• Planification de projet Gantt axé sur les dépendances et le chemin critique (certains outils se chevauchent, mais le centre de gravité est différent)
• Suivi du temps seul (feuilles de temps sans planification prévisionnelle)
• SIRH ou systèmes de paie

Comment fonctionne la planification des ressources dans la pratique

Un flux de travail courant se présente comme suit :

1. Recueillir la demande

• Projets, dates, efforts estimés
• Rôles ou compétences requis

1. Approvisionnement par carte

• Capacité hebdomadaire de chaque personne
• Temps libre et engagements hors projet

1. Attribuer

• Attribuer du travail à des personnes sur une période donnée
• Ajuster jusqu’à ce que la surcharge soit supprimée ou acceptée en toute connaissance de cause

1. Révision régulière

• Examen hebdomadaire de la planification en vue d’une livraison à court terme
• Examen mensuel ou trimestriel des décisions relatives au personnel et au pipeline

Planification des ressources et planification des capacités

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais la différence pratique est la suivante :

• Planification des ressourcesLa planification des ressources : elle permet d’attribuer le travail aux personnes (qui fait quoi, quand).
• Planification des capacités: vérifie si les heures et les compétences disponibles de votre équipe peuvent supporter la charge de travail prévue.

En réalité, les équipes font les deux :

• Planification des capacités pour valider la faisabilité
• Planification des ressources pour créer un calendrier exécutable

Qui utilise un logiciel de planification des ressources ?

Utilisateurs communs :

• Gestionnaires de ressources dans les agences et les services professionnels
• Gestionnaires de projets et de prestations coordonnant plusieurs projets
• Les équipes d’exploitation doivent équilibrer l’utilisation et les délais
• Les chefs d’équipe planifient le travail interfonctionnel (conception, ingénierie, marketing, contenu).

Problèmes courants qu’il résout

Les logiciels de planification des ressources sont généralement adoptés lorsque les équipes rencontrent un ou plusieurs de ces problèmes :

• Double réservationla même personne est engagée dans des projets qui se chevauchent.
• Surcharge cachée: le travail semble bien se dérouler jusqu’à ce que les délais ne soient plus respectés.
• Le thrash de la planificationLe projet : les plans changent toutes les semaines et les feuilles de calcul se désynchronisent.
• Pas de visibilité sur la dotation en personnelLes dirigeants ne peuvent pas savoir s’il sera nécessaire d’embaucher dans 2 à 6 mois.
• Risque de livraisonLes dates des projets sont fixées sans tenir compte de la capacité.

Quand vous n’avez pas besoin d’un logiciel de gestion des ressources

Vous n’avez généralement pas besoin d’un logiciel de planification des ressources dédié si :

• Vous avez une très petite équipe et un seul projet actif à la fois
• Le travail est essentiellement indépendant et n’est pas limité par des spécialistes communs.
• Vous changez rarement de programme et vous pouvez vous contenter d’un simple calendrier.
• Vous n’avez pas besoin de prévisions au-delà de 1 à 2 semaines

Une feuille de calcul peut toujours fonctionner dans ces cas, surtout si la fréquence des changements est faible.

Questions fréquentes

• La planification des ressources est-elle la même chose que la gestion de projet ?

Non. La gestion de projet couvre le champ d’application, les étapes, les dépendances et la coordination de la livraison. La planification des ressources se concentre sur l’adéquation entre les capacités des personnes et le travail programmé et maintenir l’allocation réaliste.

• La planification des ressources est-elle identique à la planification des capacités ?

Elles sont liées mais pas identiques. La planification des capacités vérifie la faisabilité (heures et compétences par rapport à la demande), tandis que la planification des ressources attribue le travail effectif sur une période donnée.

• Quel est le principal résultat de la planification des ressources ?

Une vision prospective de :

• qui travaille sur quoi
• en cas de surcharge
• si les travaux futurs sont réalisables sans modifier les calendriers ou ajouter de la capacité

Sources d’information

• Bibliothèque du PMI : Concepts d’ordonnancement et de chargement des ressources

https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

• PMI : Définition de la gestion des ressources de projet (conforme au PMBOK)

https://www.pmi.org/learning/library/project-resource-management-8416

• Atlassian : La planification de la capacité expliquée

https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-planning/capacity-planning

• IBM : Aperçu de la planification de la capacité

https://www.ibm.com/topics/capacity-planning

• Glossaire Planta : Planification des capacités et opposition entre l’offre et la demande

https://plantapp.io/glossary/capacity-planning/