Überblick
Unternehmen: shiftavenue
Branche: IT-Beratung
Unternehmensgröße: 1 bis 50 Mitarbeitende
Herausforderung: Schwieriger Überblick über die Verfügbarkeit von Beraterinnen und Beratern über mehrere Projekte hinweg
Zentrales Ergebnis: Eine gemeinsame Planungsübersicht mit sofortiger Transparenz über Projekte, Verfügbarkeiten und Ressourcenzuweisungen.
Kontext
Als wachsendes Beratungsunternehmen suchte shiftavenue nach einer einfachen Möglichkeit, die Verfügbarkeit seiner Consultants über mehrere laufende Projekte hinweg zu koordinieren.
Vor der Einführung von Teambook waren Planungsinformationen auf verschiedene Tools und Tabellen verteilt. Entsprechend schwierig war es für Projektleitende, den Überblick darüber zu behalten, wer verfügbar war, wer an welchem Projekt arbeitet und wie sich die Arbeitslast im Team verteilt.
Mit jedem neuen Projekt wurde es zunehmend aufwendiger, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Besonders, wennsich Projektprioritäten und Zeitpläne kurzfristigänderten.
Ausgangssituation
Ohne eine zentrale Plattform für die Ressourcenplanung stand shiftavenue vor mehreren operativen Herausforderungen:
- Keine zentrale Übersicht über die Verfügbarkeit der Consultants
- Hoher manueller Aufwand bei der Kommunikation von Planungsänderungen
- Eingeschränkte Transparenz über die projektübergreifende Ressourcenauslastung
- Erschwerte Kapazitätsplanung vor der Annahme neuer Projekte
- Begrenzte Nachvollziehbarkeit für das Finanzteam bei der Vorbereitung von Abrechnung und Rechnungsstellung
Der Planungsprozess funktionierte grundsätzlich, erforderte jedoch eine kontinuierliche Abstimmung zwischen Projektleitenden und dem Consulting-Team. Dadurch wurde es zunehmend schwieriger, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Warum Teambook?
shiftavenue suchte nach einer Lösung, die die Ressourcenplanung transparenter macht, ohne zusätzlichen organisatorischen Aufwand zu verursachen.
Teambook überzeugte mit:
- Einer zentralen Planungsübersicht für das gesamte Team
- Echtzeit-Transparenz über die Verfügbarkeit des Beratungs-Teams
- Synchronisierung mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeitenden
- Einer intuitiven Benutzeroberfläche, die manuellen Abstimmungsaufwanddeutlich reduzierte
Anstatt sich auf einzelne Statusmeldungen oder Tabellen zu verlassen, konnte das gesamte Team nun jederzeit auf dieselbe aktuelle Planungsgrundlage zugreifen.
Wie shiftavenue Teambook nutzt
Heute ist Teambook die zentrale Plattform für die Ressourcenplanung bei shiftavenue.
Projektleitende nutzen Teambook, um:
- Consultantsauf laufende Projekte zu planen
- Verfügbarkeiten zu prüfen, bevor neue Projekte angenommen werden
- Arbeitslasten im Team ausgewogen zu verteilen
- Projektpläne mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeitenden zu synchronisieren
Da alle Mitarbeitenden mit derselben Planungsgrundlage arbeiten, sind Änderungen am Zeitplan sofort für das gesamte Teamsichtbar. Das reduziert den Koordinationsaufwand und sorgt dafür, dass alle jederzeitauf dem aktuellen Stand sind.
Zentrale Vorteile
Mit der Einführung von Teambook hat shiftavenue die Transparenz in der Ressourcenplanung und Zusammenarbeit im Team deutlich verbessert.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Sofortiger Überblick über alle laufenden Projekte und die Verfügbarkeit der Consultants
- Bessere Auslastungsplanung und effizientere Ressourcennutzung
- Weniger manueller Abstimmungsaufwand bei Änderungen von Projekt- und Zeitplänen
- Mehr Transparenz für Projektleitende bei der Planung neuer Projekte
- Bessere Nachvollziehbarkeit derProjektzuordnungen für das Finanzteam, wodurch Abrechnung und Rechnungsstellung effizienter ablaufen
Der zentralisierte Planungsprozess hilft außerdem dabei, Über- oder Unterauslastungen frühzeitig zu erkennen und Ressourcen proaktiv zu steuern.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Die Erfahrungen von shiftavenue mit Teambook sind insgesamt sehr positiv. Lediglich die Zeitachsenansicht genannt, die noch übersichtlicher und intuitiver gestaltet werden. Angesichts des Mehrwerts, den Teambook im Arbeitsalltag bietet, ist dies jedoch nur ein kleiner Optimierungspunkt.
Fazit
Durch den Wechsel von fragmentierten Planungsprozessen zu einer zentralen Plattform für die Ressourcenplanung gewann shiftavenue einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit seiner Consultants, vereinfachte die Teamkoordination und optimierte die Ressourcenauslastung über alle Projekte hinweg.
Gleichzeitig profitierten auch Finance und Operations von von einer gemeinsamen Übersicht über Projektzuordnungen. Hier sorgt Teambook für effizienteren Prozessen bei Abrechnung und Rechnungsstellung
