Was bedeutet Kapazitätsplanung in Projektteams?

Was bedeutet Kapazitätsplanung in Projektteams?

Kapazitätsplanung in Projektteams ist der Prozess der zu bewerten, ob ein Team über genügend Zeit und Fähigkeiten verfügt, um die geplante Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums abzuschließen.

Der Schwerpunkt liegt nicht auf der Zuweisung von Aufgaben an Einzelpersonen, sondern auf der Beantwortung von Machbarkeitsfragen wie z.B.:

• Haben wir im nächsten Monat genug Stunden, um dieses Projekt abzuschließen?
• Welche Rollen oder Fähigkeiten werden zu Engpässen?
• Was passiert, wenn die Nachfrage steigt oder die Zeitpläne sich verschieben?

Die Kapazitätsplanung wird allgemein als Anpassung der Arbeitslast an das verfügbare Angebot im Laufe der Zeit beschrieben. IBM definiert sie als Vorhersage des Ressourcenbedarfs, um die zukünftige Nachfrage zu befriedigen, ohne Systeme oder Menschen zu überlasten.

Was die Kapazitätsplanung umfasst

Die meisten Aktivitäten zur Kapazitätsplanung umfassen:

1. Schätzung der Nachfrage

• erwarteter Arbeitsaufwand für das Projekt
• Aufwandsschätzungen (Stunden, Tage oder prozentuale Aufteilung)
• Zeitliche Verteilung der Nachfrage über Wochen oder Monate

2. Sichtbarkeit liefern

• Teamgröße und Arbeitszeiten
• Teilzeitverfügbarkeit
• Freizeit, Urlaub und nicht projektbezogene Arbeit

3. Lückenanalyse

• wenn die Nachfrage die verfügbare Kapazität übersteigt
• wo ungenutzte Kapazitäten vorhanden sind
• welche Rollen oder Teams eingeschränkt sind

Die Kapazitätsplanung wird häufig verwendet, bevor die Arbeit genehmigt wird, um zu vermeiden, dass unrealistische Zeitpläne festgelegt werden. Atlassian hebt diese Machbarkeitsprüfung als einen zentralen Planungsschritt hervor.

Was die Kapazitätsplanung nicht beinhaltet

Kapazitätsplanung ist nicht:

• Zuweisung auf Aufgabenebene oder tägliche Terminplanung
• Abbildung von Abhängigkeiten oder Analyse des kritischen Pfades
• Erfassung der bereits verbrauchten Zeit (Stundenzettel)
• Leistungsbewertung oder Nutzungsoptimierung

Diese Aktivitäten gehören zum Projektmanagement, zur Ressourcenplanung oder zur Zeiterfassung, nicht zur Kapazitätsplanung.

So funktioniert Kapazitätsplanung Schritt für Schritt

Ein typischer Arbeitsablauf bei der Kapazitätsplanung in Projektteams sieht folgendermaßen aus:

1. Liste der anstehenden Arbeiten

• Projekte, Initiativen oder Anfragen
• voraussichtliches Anfangs- und Enddatum

1. Aufwand abschätzen

• grober Aufwand nach Rolle oder Fähigkeit
• Schätzungen können grob sein (z.B. Wochen statt Stunden)

1. Berechnen Sie die verfügbare Kapazität

• Arbeitsstunden pro Person
• Anpassungen für freie Tage und Meetings

1. Vergleichen Sie Nachfrage und Angebot

• Überlastungszeiten erkennen
• den Bedarf an Neueinstellungen oder Umplanungen ermitteln

1. Entscheiden Sie

• Arbeiten genehmigen, verzögern oder ablehnen
• den Umfang, die Fristen oder den Personalbestand anpassen

Dieser Prozess wird oft monatlich oder vierteljährlich für die Zukunftsplanung wiederholt.

Kapazitätsplanung vs. Ressourcenplanung

Diese Begriffe sind miteinander verwandt, dienen aber unterschiedlichen Zwecken.

Kapazitätsplanung

• fragt: Können wir diese Arbeit mit unserem derzeitigen Team erledigen?
• konzentriert sich auf Stunden, Fähigkeiten und Machbarkeit
• ist typischerweise auf Rollen- oder Teamebene

Ressourcenplanung

• fragt: Wer wird diese Arbeit machen und wann?
• weist Mitarbeitern Projekte über eine Zeitleiste zu
• erstellt einen ausführbaren Zeitplan

Die Kapazitätsplanung kommt in der Regel zuerst. Die Ressourcenplanung folgt, sobald die Machbarkeit bestätigt ist.

Wer nutzt die Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung wird in der Regel verwendet von:

• Projekt- und Liefermanager
• Betriebs- und PMO-Teams
• Leiter von Agenturen und professionellen Dienstleistungen
• Technik- und Produktmanager bei der Planung von Roadmaps

Dies ist besonders wichtig, wenn Teams an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten oder sich spezialisierte Aufgaben teilen.

Häufige Probleme bei der Kapazitätsplanung

Teams führen in der Regel eine Kapazitätsplanung ein, wenn sie Erfahrungen machen:

• wiederkehrende Überlastung und Burnout
• verpasste Fristen trotz „voller“ Terminkalender
• unklare Zeitpläne für die Einstellung von Mitarbeitern
• häufige Neupriorisierung und Planungsänderungen
• mangelndes Vertrauen in Lieferverpflichtungen

Ohne Kapazitätsplanung verpflichten sich Teams oft zu einer Arbeit, die auf Optimismus und nicht auf Verfügbarkeit beruht.

Wenn keine Kapazitätsplanung erforderlich ist

Möglicherweise benötigen Sie keine formelle Kapazitätsplanung, wenn:

• Das Arbeitsvolumen ist sehr stabil
• das Team ist klein und arbeitet an einer Initiative nach der anderen
• Fristen sind flexibel und risikoarm
• die Nachfrage übersteigt selten die verfügbare Zeit

In diesen Fällen kann ein einfacher Kalender oder eine informelle Planung ausreichen.

Häufig gestellte Fragen

• Ist Kapazitätsplanung nur etwas für große Teams?

Nein. Auch kleine Teams profitieren davon, insbesondere wenn sie mehrere Projekte oder externe Anfragen bearbeiten.

• Ist Kapazitätsplanung dasselbe wie Auslastungsverfolgung?

Nein. Die Kapazitätsplanung blickt nach vorn auf das, was getan werden kann. Die Auslastung misst, wie die Zeit in der Vergangenheit genutzt wurde.

• Wie weit im Voraus sollten Teams ihre Kapazitäten planen?

Die meisten Teams planen 1 bis 6 Monate im Voraus, je nach Projektdauer und personeller Flexibilität.

Quellen

• PMI-Bibliotheksinhalte zum Thema Ressourcenbelastung und Planungskonzepte
  https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007
• PMI-Definition von Projektressourcenmanagement (PMBOK-konform)
  https://www.pmi.org/learning/library/project-resource-management-8416
• Atlassian Leitfaden zur Kapazitätsplanung
  https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-planning/capacity-planning
• IBM Überblick über die Kapazitätsplanung
  https://www.ibm.com/topics/capacity-planning
• Planta-Glossar zur Kapazitätsplanung und zum Verhältnis von Angebot und Nachfrage
  https://plantapp.io/glossary/capacity-planning/