Qu'est-ce que la planification des capacités dans les équipes de projet ?

Qu’est-ce que la planification des capacités dans les équipes de projet ?

La planification des capacités dans les équipes de projet consiste à évaluer si une équipe dispose de suffisamment de temps et de compétences pour mener à bien le travail prévu dans une période donnée.

L’accent n’est pas mis sur l’attribution de tâches aux individus, mais sur la réponse à des questions de faisabilité telles que

• Disposons-nous de suffisamment d’heures le mois prochain pour mener à bien ce projet ?
• Quels rôles ou compétences deviendront des goulets d’étranglement ?
• Que se passe-t-il si la demande augmente ou si les délais sont raccourcis ?

La planification des capacités est généralement décrite comme l’adéquation entre la demande de charge de travail et l’offre disponible au fil du temps. IBM la définit comme la prévision des besoins en ressources pour répondre à la demande future sans surcharger les systèmes ou les personnes.

Ce que comprend la planification des capacités

La plupart des activités de planification des capacités comprennent

1. Estimation de la demande

• charge de travail prévue pour le projet
• l’estimation de l’effort (heures, jours ou pourcentage d’affectation)
• l’échelonnement de la demande sur plusieurs semaines ou mois

2. Visibilité de l’offre

• la taille de l’équipe et les horaires de travail
• disponibilité à temps partiel
• les congés, les vacances et le travail hors projet

3. Analyse des lacunes

• lorsque la demande dépasse la capacité disponible
• là où il existe des capacités inutilisées
• quels rôles ou équipes sont limités

La planification des capacités est souvent utilisée avant que le travail ne soit approuvé pour éviter de s’engager dans des calendriers irréalistes. Atlassian met l’accent sur cette vérification de la faisabilité en tant qu’étape essentielle de la planification.

Ce que la planification des capacités n’inclut pas

La planification des capacités n’est n’est pas:

• l’assignation de tâches ou la programmation journalière
• la cartographie des dépendances ou l’analyse du chemin critique
• le suivi du temps déjà passé (feuilles de temps)
• l’évaluation des performances ou l’optimisation de l’utilisation

Ces activités relèvent de la gestion de projet, de la planification des ressources ou du suivi du temps, et non de la planification des capacités.

Comment fonctionne la planification des capacités, étape par étape

Un flux de travail typique de planification de la capacité dans les équipes de projet se présente comme suit :

1. Liste des travaux à venir

• des projets, des initiatives ou des demandes
• les dates de début et de fin prévues

1. Estimation de l’effort

• effort approximatif par rôle ou compétence
• les estimations peuvent être grossières (par exemple, des semaines plutôt que des heures)

1. Calculer la capacité disponible

• heures de travail par personne
• des ajustements pour les congés et les réunions

1. Comparer l’offre et la demande

• identifier les périodes de surcharge
• identifier les besoins en matière d’embauche ou de reprogrammation

1. Décidez

• approuver, retarder ou rejeter le travail
• adapter le champ d’application, les délais ou le personnel

Ce processus est souvent répété tous les mois ou tous les trimestres à des fins de planification.

Planification des capacités et planification des ressources

Ces termes sont liés mais ont des objectifs différents.

Planification des capacités

• demande : Pouvons-nous faire ce travail avec notre équipe actuelle ?
• se concentre sur les heures, les compétences et la faisabilité
• est généralement au niveau du rôle ou de l’équipe

Planification des ressources

• demande : Qui fera ce travail et quand ?
• affecte des personnes à des projets dans le cadre d’un calendrier
• crée un programme exécutable

La planification des capacités est généralement la première étape. La planification des ressources suit une fois que la faisabilité est confirmée.

Qui utilise la planification des capacités ?

La planification des capacités est couramment utilisée par :

• gestionnaires de projets et de prestations
• les équipes chargées des opérations et du PMO
• responsables d’agences et de services professionnels
• les responsables de l’ingénierie et des produits qui planifient les feuilles de route

Elle devient critique lorsque les équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets ou partagent des rôles spécialisés.

Problèmes courants de planification des capacités

Les équipes introduisent généralement la planification des capacités lorsqu’elles en font l’expérience :

• la surcharge récurrente et l’épuisement professionnel
• des délais non respectés malgré des emplois du temps « bien remplis
• des délais d’embauche peu clairs
• la redéfinition fréquente des priorités et le renouvellement de la planification
• le manque de confiance dans les engagements pris en matière d’exécution

En l’absence de planification des capacités, les équipes s’engagent souvent sur la base de l’optimisme plutôt que de la disponibilité.

Lorsque la planification des capacités n’est pas nécessaire

Vous n’avez peut-être pas besoin d’une planification formelle des capacités si

• le volume de travail est très stable
• l’équipe est petite et travaille sur une initiative à la fois
• les délais sont flexibles et peu risqués
• la demande dépasse rarement le temps disponible

Dans ce cas, de simples calendriers ou une planification informelle peuvent suffire.

Questions fréquentes

• La planification des capacités est-elle réservée aux grandes équipes ?

Non. Les petites équipes en bénéficient également, en particulier lorsqu’elles gèrent plusieurs projets ou demandes externes.

• La planification des capacités est-elle la même chose que le suivi de l’utilisation ?

Non. La planification des capacités permet d’envisager ce qui peut être fait à l’avenir. L’utilisation mesure la façon dont le temps a été utilisé dans le passé.

• Combien de temps à l’avance les équipes doivent-elles planifier leur capacité ?

La plupart des équipes planifient de 1 à 6 mois à l’avance, en fonction de la durée du projet et de la flexibilité du personnel.

Sources d’information

• Contenu de la bibliothèque du PMI sur le chargement des ressources et les concepts de planification
  https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007
• Définition de la gestion des ressources de projet par le PMI (conforme au PMBOK)
  https://www.pmi.org/learning/library/project-resource-management-8416
• Guide Atlassian sur la planification de la capacité
  https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-planning/capacity-planning
• Vue d’ensemble d’IBM sur la planification de la capacité
  https://www.ibm.com/topics/capacity-planning
• Glossaire Planta sur la planification des capacités et l’offre et la demande
  https://plantapp.io/glossary/capacity-planning/