In einem stark wettbewerbsorientierten Umfeld setzte sich eine Kommunikationsagentur mit Sitz in der Schweiz ein ehrgeiziges Ziel: Sie wollte ihre abrechenbaren Stunden in weniger als einem Jahr um 20 % erhöhen.
Durch die Integration von Teambook in ihre Prozesse hat sie nicht nur dieses Ziel erreicht, sondern auch ihre Ressourcen optimiert und die Zufriedenheit ihrer Kunden gesteigert.
So funktioniert es.
Die anfänglichen Herausforderungen für die Agentur
Die Agentur war mit mehreren Hindernissen konfrontiert, die ihre Effizienz und Rentabilität beeinträchtigten. Die Teammitglieder verloren Zeit mit der manuellen Verwaltung ihrer Planung. Außerdem war die Sichtbarkeit der Ressourcenzuweisung begrenzt, was zu unproduktiven Stunden führte, die nicht erkannt wurden.
Das Fehlen eines zentralen Tools zur Verfolgung und Optimierung der abrechenbaren Stunden erschwerte auch die Projektplanung, was die Identifizierung von Verbesserungspunkten erschwerte.
Warum wurde Teambook als Lösung gewählt?
Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Agentur für Teambook, weil es einfach zu bedienen ist und über Funktionen verfügt, die auf die Verwaltung von Ressourcen und abrechenbaren Stunden zugeschnitten sind. Das Tool wurde innerhalb weniger Tage implementiert, mit einer kurzen Integrationszeit dank der intuitiven Schnittstelle und dem effektiven Onboarding.
Teambook ermöglichte es sofort, die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden in Echtzeit zu verfolgen und erstellte klare und anpassbare Berichte. Diese Funktionen haben der Agentur direkt einen Mehrwert gebracht, der weit über die sehr bescheidene monatliche Gebühr von 45 USD hinausgeht, die Teambook berechnet hat!
Einführung von Teambook und erzielte Ergebnisse
Verfolgung der abrechenbaren Stunden in Echtzeit
Eine der ersten Maßnahmen der Agentur war die Konfiguration von Teambook, um jede Arbeitsstunde genau zu verfolgen. Die Teams lernten, ihre Aufgaben zu erfassen und die abrechenbaren Stunden klar zu unterscheiden. Diese Transparenz half den Managern, die Rentabilität der laufenden Projekte besser zu analysieren.
Verbesserung der Ressourcenplanung
Teambook bot einen Überblick über die Ressourcenzuweisung, was eine ausgewogenere Arbeitsverteilung ermöglichte. Die Projektmanager konnten Überlastungsperioden vorhersehen und Aufgaben effizient umverteilen, wodurch die Zeit, die für abrechenbare Aktivitäten aufgewendet wurde, maximiert wurde.
Messbare Erhöhung der abrechenbaren Stunden
Nach sechs Monaten Nutzung konnte die Agentur einen Anstieg der abrechenbaren Stunden um 20 % verzeichnen. Die von Teambook extrahierten Daten ermöglichten es, Ineffizienzen schnell zu identifizieren und zu korrigieren, wodurch eine optimale Nutzung der Ressourcen gewährleistet wurde. Dieser Anstieg wirkte sich direkt auf die Gesamtrentabilität der Agentur aus.
Aus dieser Erfahrung gezogene Lehren
Die Erfahrung dieser Agentur zeigt, dass die Optimierung der abrechenbaren Stunden durch ein rigoroses Management der Ressourcen und Aufgaben erreicht werden kann. Durch den Einsatz von Teambook konnte die Agentur ihre Transparenz gegenüber ihren Kunden verbessern und gleichzeitig ihre interne Produktivität steigern.
Die Einführung eines leistungsstarken Tools wie Teambook ist mehr als nur Zeiterfassung. Es ist eine umfassende Lösung, die das Projektmanagement verändert und eine bessere Ressourcenzuweisung für Ihre Digitalagentur ermöglicht.
