Kapazitätsplanung: Schlüssel zur Ressourcenoptimierung

Was ist Kapazitätsplanung?

Die Kapazitätsplanung ist ein strategischer Prozess, bei dem das Angebot an Ressourcen mit der Nachfrage in Einklang gebracht wird.

Im Falle von Dienstleistungsunternehmen geht es darum, die Ressourcen zu bestimmen, die für die Durchführung zukünftiger Projekte erforderlich sind.

Mit Teambook können Sie z.B. auf einer Zeitachse von 6 bis 24 Monaten alle Ihre Mitarbeiter und Projekte anzeigen. Dabei handelt es sich sowohl um die bislang bekannten Elemente (Ihre Mitarbeiter und aktuellen Projekte) als auch um Ihre Arbeitshypothesen (geplante Verpflichtungen und Ihre Geschäfts-Pipeline). Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen Überblick über Ihre Kapazitäten zu erhalten und Ihre Ressourcen an die erwartete Arbeitsbelastung anzupassen.

Entdecken Sie die Vorteile der Verwendung eines Tools zur Kapazitätsplanung.

Angebot und Nachfrage

Die Nachfrage kommt von Ihren Kunden: es sind die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie liefern sollen.

Das Angebot sind Ihre Teams, d.h. die Ressourcen, die Sie benötigen, um diese Dienstleistungen zu erbringen.

Die zwei Aspekte des Kapazitätsmanagements

1. Planung der Arbeitskapazität

Es geht um das Angebot und damit um die Sicherstellung, dass Sie über genügend Personal verfügen, um Ihr zukünftiges Arbeitspensum zu bewältigen. Mit Teambook können Sie z.B. die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters verfolgen, um die richtigen Leute für die richtigen Projekte einzusetzen.

2. Planung der Projektkapazität

Diese Kapazität stellt die Nachfrage dar, die durch die Projekte entsteht, die Sie in den nächsten Monaten/Jahren durchführen wollen.

Teambook bietet Ihnen ein Dienstprogramm, mit dem Sie die Last über die nächsten Monate verteilen können, indem Sie einfach eine Zuteilungsregel aufstellen.

Das Ziel der Kapazitätsplanung

Das Hauptziel besteht darin, zwei kostspielige Probleme zu vermeiden:

• Eine unzureichende Anzahl von Ressourcen führt zu Leistungs- und Lieferproblemen.
• Eine Umgebung mit Überkapazitäten, die zu Geldverschwendung führt.

Das Kapazitätsmodul von Teambook ermöglicht es Ihnen, mit beiden Aspekten (Angebot und Nachfrage) zu arbeiten und so durch Iteration die mittelfristige Entwicklung Ihrer Organisation effektiv zu steuern.

Lesen Sie unseren Artikel über die 5 Fehler, die Sie bei der Kapazitätsplanung vermeiden sollten.

Konkretes Beispiel für Kapazitätsplanung

Eine IT-Entwicklungsagentur möchte wissen, ob sie zusätzliche Projekte übernehmen kann. Mit Teambook kann sie :

• die aktuelle Arbeitsbelastung seiner Teams zu visualisieren (= operative Planung)
• Identifizieren Sie die verfügbaren Fähigkeiten
• Durch einfaches Kopieren der operativen Planung erhalten Sie einen Überblick über die Kapazität in Manntagen für die nächsten Monate. Dann ergänzen Sie manuell auf die Zukunft.
• Vergleichen Sie diese Werte mit den Projektanforderungen, die einfach eingegeben und auf zukünftige Monate in Teambook verteilt wurden.
• Das Teambook-Berichtssystem zeigt mit intuitiven Farbcodes kritische Pfade (nicht genügend Ressourcen, um Projekte zu betreuen) oder potenzielle Überkapazitäten (unterbesetzte Ressourcen) an.

Das Unternehmen kann dann die richtigen Entscheidungen treffen: Einstellung von Personal, Verstärkung der Geschäftsentwicklung,…

Kapazitätsmanagement vs. Ressourcenplanung

Die Kapazitätsplanung ist strategisch – sie bietet einen Überblick über alle Ihre Projekte. Die Ressourcenplanung ist eher taktisch – sie konzentriert sich auf die Aufgaben innerhalb der Projekte. Sie wird häufig als operative Planung bezeichnet.

Warum ist die Kapazitätsplanung wichtig?

Eine gute Kapazitätsplanung ermöglicht :

• die Produktivität und Effizienz zu erhöhen
• die Projekte innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets zu liefern
• neue Wachstumsmöglichkeiten zu identifizieren
• die Transparenz zwischen den Abteilungen zu verbessern

Die Vorteile der Kapazitätsplanung

1. Erhöhung der Projektmargen
2. Höhere Zuverlässigkeit der Projekte
3. Besseres Management von Kompetenzen und Einstellungen
4. Intelligente Ressourcenzuweisung
5. Bessere Personalbindung
6. Vermeidung der Fallstricke des Projektmanagements.

Tools zur Kapazitätsplanung

Teambook bietet mehrere Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Kapazitäten effektiv zu planen:

• Synchronisation (automatisch oder durch Kopieren) der operativen Planung mit der Kapazität
• Kapazitätsmanagement der Ressourcen
• Projektkapazitätsmanagement
• Dashboards und Grafiken zur Kapazitätsplanung

Schlussfolgerung: Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Projektressourcen

Das Ressourcenmanagement ist für die Verbesserung der Produktivität und Effizienz Ihrer Organisation von entscheidender Bedeutung. Mit einem intuitiven Werkzeug wie Teambook können Sie leicht die operative Planung UND das Kapazitätsmanagement einrichten, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

Zögern Sie nicht, Teambook kostenlos zu testen, um diese nützlichen Funktionen für Ihr Unternehmen zu entdecken.