Die Verfolgung der Arbeitszeit ist entscheidend, um Produktivität, Rentabilität und Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten. Mit dem Teambook-Tool können Sie die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitglieds Ihres Teams genau verfolgen.
In diesem Artikel führen wir Sie durch ein Schritt-für-Schritt-Tutorial, um Ihre Nutzung von Teambook zu optimieren.
1. Definieren Sie die Kernkompetenzen Ihrer Organisation
Beginnen Sie damit, die Kernkompetenzen in Ihrer Organisation zu identifizieren und zu definieren. Erstellen Sie für jede Fertigkeit Tags (oder „tags“). Diese Tags helfen Ihnen später bei der Kategorisierung und Filterung Ihrer Ressourcen.
2. Erstellen Sie Ihre Nutzer
Fügen Sie jedes Mitglied Ihres Teams als Benutzer in Teambook hinzu. Wenn einige von ihnen Teilzeit arbeiten, geben Sie ihre Arbeitszeiten an.
Und denken Sie daran: Teambook rechnet nicht pro Benutzer ab. Sie können also so viele Mitarbeiter wie nötig hinzufügen, auch Subunternehmer, und gleichzeitig deren Zugriff durch Berechtigungen einschränken.
3. Tags zuweisen
Weisen Sie jedem Nutzer Tags zu, die seinen Fähigkeiten entsprechen. Mithilfe dieser Tags können Sie Planungen und Projekte schnell filtern, um die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbaren Kompetenzen zu finden.
4. Feiertage und Automatismen
Teambook erkennt automatisch die Feiertage Ihres Landes. Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland haben, nutzen Sie die Automatismen, um deren Feiertage an den jeweiligen Standort anzupassen.
5. Regelmäßige Planung
Planen Sie regelmäßig die Ressourcen für Ihr Projekt. Mit Teambook wird die Verfügbarkeit jedes Mitglieds klar angezeigt, wobei bereits gebuchte Zeitfenster und Teilzeitkräfte berücksichtigt werden.
6. Wiederkehrende Buchungen
Für sich wiederholende Aufgaben nutzen Sie die Funktion der wiederkehrenden Buchungen. Ob täglich, wöchentlich oder monatlich, diese Funktion erleichtert das Zeitmanagement erheblich.
7. Verschieben & Loslassen (Drag & Drop)
Bei Arbeitsüberlastung können Sie mithilfe von „drag & drop“ die Buchungsslots einfach umverteilen.
8. Verfolgung der Stunden
Bitten Sie Ihre Berater, die tatsächlich für die Projekte aufgewendeten Stunden zu erfassen. So können Sie die für jedes Projekt aufgewendete Zeit genau nachverfolgen und Rechnungen für Projekte vorbereiten, die nach Stunden abgerechnet werden.
9. Dashboard / Berichterstattung
Nutzen Sie dedizierte Berichte, um Budgets und tatsächliche Zeiten projektweise zu verfolgen.
10. Verwaltung pro Team
Wenn Ihr Unternehmen in Teams mit dedizierten Managern organisiert ist, verwenden Sie das Teamkonzept von Teambook. So können Sie sich auf die verfügbaren Mitglieder konzentrieren und Ressourcen zwischen verschiedenen Teams teilen.
Schlussfolgerung
Die genaue Verfolgung der Arbeitszeit ist für den Erfolg jedes Projekts von entscheidender Bedeutung. Mit Teambook steht Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie die Zeit Ihres Teams effektiv verwalten können.
Wenn Sie diesem Tutorial folgen, werden Sie in der Lage sein, Ihre Teambook-Nutzung zu optimieren und die Produktivität und Zufriedenheit Ihres Teams zu gewährleisten. Viel Spaß bei der Planung!
Und wenn Sie loslegen möchten, ist es einfach, unverbindlich und vor allem kostenlos für bis zu 10 Projekte! Starten Sie!
