Scoprite come il responsabile dell’allocazione delle risorse controlla la distribuzione e la gestione delle risorse in un’organizzazione. Scoprite come si assicura che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.
L’allocazione delle risorse è un elemento cruciale della gestione di un progetto. Dal momento che le risorse disponibili sono limitate, le decisioni sbagliate possono comportare un aumento delle spese e ritardi nelle consegne, che a loro volta possono indispettire i clienti. Purtroppo, è più facile di quanto si pensi prendere la decisione sbagliata.
I manager hanno molto da fare quando si tratta di allocare le risorse. Ci sono persone con molti anni di esperienza e competenze. È disponibile un budget. Il tempo è disponibile. Singolarmente, tutte queste risorse sembrano gestibili, ma questa è solo la teoria. In pratica, queste risorse portano alla dipendenza, sono influenzate da circostanze impreviste e alla fine si esauriscono.
In questo blog esamineremo le difficoltà che i responsabili dell’allocazione delle risorse incontrano nella gestione dei progetti e suggeriremo alcune soluzioni.
Qual è il ruolo di un responsabile dell’allocazione delle risorse?
I manager delle organizzazioni sono responsabili di un’ampia gamma di compiti. Ogni giorno supervisionano il lavoro dei loro dipendenti, creano piani, interagiscono con le varie parti interessate e svolgono una serie di altri compiti di gestione. Per ognuna di queste responsabilità, il manager deve svolgere un ruolo specifico che richiede una serie di competenze particolari.
Il processo decisionale, la raccolta e l’elaborazione delle informazioni e le responsabilità interpersonali e informative implicano l’interazione con i colleghi.
La responsabilità principale di un manager dell’allocazione delle risorse è garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficace ed efficiente e che la loro allocazione ottimizzi la produttività e la redditività complessiva dell’organizzazione. Ciò può significare selezionare le attività o i progetti a cui dare priorità, assegnare le risorse a diversi team o reparti e garantire che le risorse siano impiegate nel modo più efficace dal punto di vista dei costi.
Esistono molti metodi diversi di allocazione delle risorse e la scelta del metodo dipende dal tipo di organizzazione e dalle risorse gestite. Ad esempio, in un’azienda manifatturiera, il responsabile dell’allocazione delle risorse si occuperà di come utilizzare nel modo più efficiente le attrezzature e le materie prime, mentre in un’organizzazione di servizi si concentrerà sull’uso ottimale delle risorse umane e finanziarie.
La necessità di bilanciare l’allocazione delle risorse con i requisiti e gli obiettivi dei numerosi stakeholder dell’organizzazione è un elemento critico della gestione delle risorse. Ciò può comportare la necessità di conciliare le richieste di più team o reparti con quelle di clienti, investitori e altri stakeholder.
Ogni azienda di successo deve essere in grado di allocare le proprie risorse in modo efficace per garantire che vengano utilizzate nel modo più efficiente ed efficace possibile e che l’organizzazione possa raggiungere i propri obiettivi nei tempi e nei costi previsti.
Chi è autorizzato ad assegnare le risorse?
Il project manager è solitamente responsabile dell’organizzazione e dell’allocazione delle risorse, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Tuttavia, nelle organizzazioni più grandi, l’allocazione delle risorse può essere supervisionata da interi dipartimenti e alcune aziende hanno la possibilità di assumere un manager delle risorse. I manager delle risorse gestiscono le risorse per più progetti contemporaneamente, a differenza dei project manager che sono responsabili dei progetti a cui stanno lavorando attivamente.
È inoltre importante notare che un manager può assegnare le risorse a compiti e progetti in due modi:
Distribuzione dei progetti
In questo caso, assegnate un progetto specifico a ciascun membro del team. Se non siete sicuri di quali compiti dovreste assumere, questo approccio funzionerà.
Per alcune letture consigliate, vedere Come assegnare le risorse ai progetti.
Assegnazione di compiti
Se avete compiti che possono essere immediatamente delegati al vostro team, come ad esempio un elenco di requisiti del cliente che possono essere trasformati in compiti, si verifica questo tipo di allocazione delle risorse.
Come funziona l’assegnazione delle risorse del progetto?
Il ruolo del manager delle risorse comprende un’intera gamma di responsabilità, tutte finalizzate all’ottimizzazione dei processi all’interno dell’azienda. In qualità di allocatore di risorse, il manager ha il compito di assegnarle in modo da massimizzare la produttività e l’ingegno dell’organizzazione. Ciò significa identificare le esigenze del progetto e allocare le risorse in linea con il budget e il calendario dell’organizzazione. Il processo di allocazione delle risorse, che comprende le seguenti fasi (che possono anche essere utilizzate come linee guida), è responsabilità del manager che assume il ruolo di gestore delle risorse:
Organizzare il compito
Affinché l’allocazione delle risorse sia efficace, il manager deve conoscere i compiti che devono essere completati nell’ambito del progetto. Deve assegnare i compiti al progetto, stabilire gli obiettivi e designare i punti di controllo.
Raccogliere dati rispondendo a queste richieste:
- Qual è la data di scadenza del progetto? Quanto tempo avete previsto per ogni compito del progetto?
- Quali competenze sono necessarie per svolgere i singoli compiti? Chi è questa persona nel vostro team?
- Quali compiti dipendono da quali altri?
Determinare le risorse necessarie per svolgere ciascun compito.
Creare un elenco delle risorse disponibili
Il finanziamento è, ovviamente, la risorsa più ovvia da allocare. Ma le “risorse” non si limitano alle attività finanziarie. Si tratta essenzialmente di tutto ciò che è necessario per svolgere un lavoro. In parole povere, tutte le risorse possono essere suddivise in due categorie:
- le risorse materiali. Si tratta di risorse tangibili come denaro, personale, macchinari, software, materie prime, edifici e spazi fisici.
- i beni immateriali. Si tratta di risorse immateriali come idee, tempo, talento e proprietà intellettuale.
Verificare la disponibilità di risorse
Le risorse non solo sono scarse, ma spesso non sono affatto disponibili. Quando si tratta di persone e tempo, la situazione è particolarmente difficile. Pertanto, nell’allocare le risorse, occorre fare attenzione alla loro disponibilità.
- Qualcuno andrà in vacanza?
- Chi lavora part-time?
Occorre inoltre tenere presente che le assenze per malattia possono sempre verificarsi e sono difficilmente prevedibili.
Siate pronti a sostituire una persona con le competenze richieste se non è disponibile. Se nessun altro nella zona possiede le competenze richieste, potete assumere un appaltatore o un libero professionista.
Questo può accadere anche se solo alcuni membri del team hanno le competenze necessarie. Se un progetto non è urgente, si può sempre assumere un appaltatore o sospendere il progetto.
Le ragioni per cui una persona non è disponibile sono molteplici. Le priorità dell’azienda possono cambiare. Per ridurre al minimo le sorprese, è meglio valutare in anticipo la disponibilità in qualsiasi scenario.
Assegnare il lavoro
Assicuratevi che i membri del team che assegnate abbiano le competenze giuste. Come manager, non sempre sapete chi fa cosa e chi ha le competenze giuste. In questo caso, consultate i responsabili del team.
È inoltre fondamentale che i project manager deleghino i compiti in modo professionale e obiettivo. Non delegate compiti complicati ad amici inesperti o principianti. Questo si ritorcerà contro di voi.
Considerate la possibilità che alcuni dei vostri dipendenti stiano lavorando a molti progetti. Ciò significa che non potranno dedicare tutta la loro attenzione al vostro lavoro, per cui potrebbe essere necessario assumere altri collaboratori.
Selezionare uno strumento per l’allocazione delle risorse
Un software chiamato strumento di allocazione delle risorse, spesso definito strumento di gestione delle risorse, aiuta i project manager a pianificare, allocare e controllare le risorse, nonché a generare report e a monitorare l’avanzamento del lavoro. A differenza dei fogli di calcolo, le soluzioni software promuovono la trasparenza consentendo ai manager di monitorare automaticamente e in tempo reale i programmi dei membri del team.
Trovare le risorse giuste per ogni lavoro e garantire che nessuno venga lasciato indietro sono due vantaggi fondamentali dell’utilizzo di strumenti di allocazione delle risorse. In questo modo, i progetti possono essere completati nei tempi e nei budget previsti. Sebbene i software di allocazione delle risorse siano molto utili, molte organizzazioni continuano a monitorare l’allocazione delle risorse manualmente, utilizzando fogli di calcolo, spesso basando i propri giudizi su fattori contestuali.
I vantaggi delle tecniche di allocazione delle risorse sono evidenti:
- Le risorse sono facilmente visibili Le risorse sono immediatamente visibili. Ad esempio, è possibile utilizzare l’app per controllare rapidamente le assenze per malattia di un membro del team e assegnare un sostituto con le qualifiche richieste.
- Nessun conflitto con le risorse La doppia prenotazione di una risorsa comporta una perdita di tempo e denaro. Se si prenota due volte la stessa risorsa per la stessa data, ciò verrà evidenziato dagli strumenti di allocazione delle risorse.
- Le persone vengono assegnate ai flussi di lavoro in base alle loro competenze. Senza uno strumento dedicato, potreste assegnare i lavori alle persone in base alla loro affidabilità piuttosto che al loro livello di competenza. Al contrario, un’applicazione dedicata vi aiuta a evitare questo errore, dicendovi chiaramente se la persona è competente per un determinato lavoro.
Seguire lo sviluppo
Un responsabile dell’allocazione delle risorse può trovarsi di fronte a diversi cambiamenti imprevisti nel corso del progetto. Può rendersi conto che la portata del progetto è cambiata, che il personale è sovraccarico o che i colli di bottiglia stanno esaurendo le risorse. In ogni caso, è necessario rimanere adattabili e pronti agli aggiustamenti. La riallocazione delle risorse può aprire opportunità, quindi non è sempre una cosa negativa.
Distribuire le risorse in modo appropriato
Assicuratevi di aver completato quanto segue:
- Parlate al vostro gruppo. Informate tutti individualmente del cambiamento e del suo impatto su di loro. Non fate troppa pressione sui vostri compagni di squadra. Trovate qualcun altro che svolga il compito se la persona che ha le vostre stesse capacità sta lavorando a un altro progetto. Altrimenti, aspettate che la persona abbia completato il suo altro progetto.
- Valutate il progetto a cui state lavorando. La valutazione è un’ottima occasione per imparare dai propri errori.
- Rivedere il progetto: ci sono stati ritardi? Come il gruppo ha gestito i compiti? I membri del team sono stati sovraccaricati di lavoro? Cosa si può migliorare in futuro?
Naturalmente, l’integrazione dei dati ricavati dal software di allocazione delle risorse semplifica le valutazioni.
Come possono i responsabili dell’allocazione delle risorse avere successo?
Ci sono molti punti ciechi quando si parla di allocazione delle risorse. Spesso si tratta di compiti semplici ma ovvi che le organizzazioni non riescono a portare a termine in tempo e, sebbene l’allocazione delle risorse possa sembrare semplice in teoria, in pratica è innegabilmente difficile. Un manager deve tenere conto di una serie di fattori che influenzano l’andamento di un progetto, se vuole che questo abbia successo.
Abbiamo raccolto alcune linee guida per aiutare i manager ad allocare correttamente le risorse:
1) Non appena notate un cambiamento, non rimandate.
Anche se i piani non sono mai definitivi, sono estremamente importanti. È molto probabile che dobbiate riallocare le vostre risorse.
Ad esempio, il vostro cliente potrebbe decidere improvvisamente di aggiungere ulteriori funzioni e caratteristiche. A quel punto dovrete affidare il progetto ad altri sviluppatori e dovrete scoprire dove trovarli se non avete abbastanza talento.
Ma sappiate quando rifiutare. Un cambiamento nell’applicazione, che di solito comporta vincoli finanziari e di tempo, può spesso portare a uno spostamento dell’ambito del progetto. Ogni nuova applicazione comporta una modifica dell’ambito del progetto e richiede maggiori risorse. Pertanto, non fate promesse esagerate se le risorse sono limitate.
2) Ottimizzare l’uso delle risorse del progetto
Molte cose devono accadere nell’ordine giusto, quindi tenetene conto e pianificate di conseguenza. Ad esempio, verificate che le risorse prenotate per il vostro progetto possano iniziare a lavorare alla loro parte non appena sono state prenotate; altrimenti è una perdita di tempo e di denaro se devono aspettare che gli altri abbiano finito il loro lavoro prima di poter iniziare.
È necessario predisporre sempre un piano di emergenza ed evitare, per quanto possibile, di fare eccessivo affidamento su un’unica risorsa.
Quando si assegnano le risorse, non ci si deve concentrare su un singolo aspetto dell’organizzazione. Considerate il progetto nel suo complesso. Altrettanto importante è l’utilizzo del congedo per malattia da parte di un membro del team.
3) Monitorare il tempo effettivamente dedicato ai progetti
Il tempo deve essere gestito bene. Se non tenete d’occhio il tempo, i vostri dipendenti potrebbero aver bisogno di una settimana per completare un compito che in realtà richiede solo un giorno. Pertanto, monitorate la quantità di lavoro che i vostri team dedicano effettivamente ai progetti.
Quando si stima la durata di ogni attività di progetto, ricordate che le persone sono esseri viventi che fanno pause per prendere un caffè e interagire con i colleghi. Vengono pagate per questo tempo trascorso, anche se non va direttamente a beneficio dell’organizzazione. È un tempo che non può essere addebitato alla vostra organizzazione.
Pensate a come utilizzerete le vostre risorse umane. Questo vi aiuterà a stimare esattamente il tempo necessario per ogni compito.
4) Programmare controlli frequenti
Decidete un orario specifico per il controllo delle risorse. Assicuratevi che nessuno sia sovraccarico. Parlate con i vostri dipendenti per scoprire cosa sta succedendo e se hanno problemi. Anche in questo caso, un software di allocazione delle risorse sarebbe molto utile.
Il processo di lavoro migliorerà continuamente se l’allocazione delle risorse viene rivista regolarmente.
5) Conoscere le competenze delle risorse a disposizione.
Per migliorare l’allocazione delle risorse, scoprite le competenze e il background dei vostri dipendenti. Create un profilo per ogni dipendente della vostra organizzazione. Più informazioni si hanno, più facile sarà assegnare i dipendenti giusti ai compiti giusti.
Avere un pool consolidato di risorse con informazioni sulle competenze e sui livelli di abilità dei dipendenti è un indubbio vantaggio. Ad esempio, con uno strumento come Teambook, è possibile cercare le risorse in base al livello di competenza, alla posizione o ad altri attributi inseriti come tag nel record dell’utente.
6) Evitare un utilizzo eccessivo o insufficiente
L’eccesso di lavoro significa assegnare una quantità eccessiva di lavoro. Poiché le competenze umane sono più difficili da quantificare rispetto alle risorse finanziarie o di altro tipo, questo vale soprattutto per le risorse umane. Quando a una persona vengono assegnati troppi compiti o progetti, i livelli di stress aumentano, le prestazioni diminuiscono e, in alcune situazioni, si verifica il fenomeno del logoramento. Leggi il nostro articolo su questo argomento..
Ricordate inoltre che non è possibile lavorare sempre a pieno regime: Non solo i vostri dipendenti devono lavorare direttamente sul progetto, ma devono anche completare le attività amministrative e controllare le e-mail, il che richiede tempo. Una regola dice che l’80% del tempo dovrebbe essere dedicato al lavoro sul progetto.
7) Considerate l’anzianità dei vostri dipendenti.
Le persone con l’esperienza e le competenze più preziose all’interno del team sono note come “MVP”. Assumerli può essere costoso, ma di solito ripaga, in quanto offrono prestazioni migliori rispetto alla media dei dipendenti e spesso fanno risparmiare l’organizzazione.
Questi “MVP” dovrebbero essere assegnati alle iniziative a più alta priorità, ad esempio quelle che probabilmente genereranno profitti elevati o che sono cruciali per la pianificazione strategica a lungo termine.
Al contrario, bisogna fare attenzione quando si assegnano ai dipendenti esperti compiti che non richiedono la loro competenza. Questo aumenterà le spese senza necessariamente migliorare il progetto.
Infine, nell’allocazione delle risorse, si dovrebbe evitare di utilizzare personale subordinato non qualificato per svolgere un determinato compito. Se da un lato si possono ridurre i costi, dall’altro la qualità del lavoro potrebbe essere compromessa. È inoltre molto probabile che abbiano difficoltà a rispettare le scadenze.
8) Revisione regolare dell’allocazione delle risorse
Non abbiate paura di ridistribuire le risorse se individuate aree in cui ciò porterebbe a risultati migliori.
Un project manager efficace deve impegnarsi a fondo nell’allocazione delle risorse. Assicuratevi di utilizzare strumenti di allocazione delle risorse, di pianificare in anticipo e di condurre analisi approfondite della situazione attuale per evitare di perdervi. Questo vi permetterà di allocare le risorse con maggiore successo e di dedicare più tempo ad altre attività di gestione.
