Aperçu
Entreprise : shiftavenue
Secteur : Conseil en informatique
Taille de l’entreprise : 1 à 50 collaborateurs
Défi : Difficulté à visualiser la disponibilité des consultants sur plusieurs projets
Résultat clé : Une vue de planification centralisée offrant une visibilité immédiate sur les projets, la disponibilité des consultants et l’allocation des ressources.
Contexte
En pleine croissance, shiftavenue recherchait une solution simple pour coordonner la disponibilité de ses consultants sur plusieurs projets en parallèle.
Avant d’adopter Teambook, les informations de planification étaient réparties entre différents outils et feuilles de calcul. Les chefs de projet avaient donc du mal à savoir rapidement quels consultants étaient disponibles, sur quels projets ils intervenaient et comment la charge de travail était répartie au sein de l’équipe.
À mesure que l’entreprise développait son portefeuille de projets, maintenir une vision commune devenait de plus en plus chronophage, notamment lorsque les priorités et les calendriers évoluaient fréquemment.
Les défis initiaux
Sans plateforme centralisée de planification des ressources, shiftavenue faisait face à plusieurs difficultés opérationnelles :
- Absence d’une vue unique de la disponibilité des consultants
- Temps important consacré à communiquer les changements de planning
- Manque de visibilité sur l’utilisation des ressources entre les différents projets
- Difficulté à équilibrer les charges de travail avant d’accepter de nouvelles missions
- Visibilité limitée pour les équipes Finance lors de la préparation de la facturation
Le processus de planification fonctionnait, mais nécessitait une coordination permanente entre les chefs de projet et les consultants, ce qui compliquait les ajustements rapides face aux changements de priorités.
Pourquoi Teambook ?
shiftavenue recherchait une solution qui rende la planification transparente pour l’ensemble des équipes, tout en restant simple à prendre en main.
Teambook leur a apporté :
- Une vue de planification partagée accessible à toute l’équipe
- Une visibilité en temps réel sur la disponibilité des consultants
- La synchronisation avec les calendriers individuels des collaborateurs
- Une interface intuitive limitant les échanges manuels
Au lieu de s’appuyer sur des mises à jour individuelles ou des feuilles de calcul, chaque collaborateur accède désormais aux mêmes informations de planification en temps réel.
Comment shiftavenue utilise Teambook
Aujourd’hui, Teambook est devenu la plateforme centrale de planification des ressources chez shiftavenue.
Les chefs de projet l’utilisent pour :
- Planifier les affectations des consultants sur les projets en cours
- Vérifier les disponibilités avant d’accepter de nouveaux projets
- Répartir équitablement la charge de travail au sein des équipes
- Synchroniser les plannings des projets avec les calendriers personnels des collaborateurs
Comme toute l’équipe travaille à partir d’une planification commune, chaque modification est immédiatement visible par tous. Cela réduit les efforts de coordination et garantit que chacun dispose toujours des informations les plus récentes.
Les principaux bénéfices
Depuis l’adoption de Teambook, shiftavenue a considérablement amélioré la visibilité et la coordination de ses activités.
Les principaux bénéfices sont les suivants :
- Une vue instantanée de tous les projets en cours et de la disponibilité des consultants
- Une meilleure répartition de la charge de travail et une utilisation plus efficace des ressources
- Une réduction des échanges manuels liés aux modifications de planning
- Une meilleure visibilité pour les chefs de projet lors de la planification de nouvelles missions
- Une meilleure visibilité des affectations pour les équipes Finance, facilitant la facturation
La centralisation de la planification permet également d’identifier plus rapidement les situations de sous-charge ou de surcharge afin d’ajuster les ressources de manière proactive.
Une amélioration continue
L’expérience de shiftavenue avec Teambook est globalement très positive.
Le principal axe d’amélioration identifié concerne la vue chronologique, qui pourrait être encore plus claire et plus intuitive. Toutefois, il s’agit d’un point mineur au regard de la valeur apportée par la solution au quotidien.
Conclusion
En remplaçant des processus de planification dispersés par une plateforme centralisée de planification des ressources, shiftavenue a gagné en visibilité sur la disponibilité de ses consultants, simplifié la coordination des équipes et optimisé l’utilisation des ressources sur l’ensemble de ses projets.
Au-delà d’une meilleure prise de décision pour les chefs de projet, Teambook a également renforcé la collaboration entre les équipes Finance et Opérations grâce à une vision partagée des affectations. Résultat : un processus de facturation plus efficace, soutenu par une planification centralisée à l’échelle de l’entreprise.
