Vous êtes novice en matière d’organisation d’équipes de projet? Voici toutes les informations dont vous avez besoin pour vous lancer.
Les organisations peuvent tirer d’importants avantages financiers et commerciaux de la planification d’équipe, qui soutient leur croissance et leurs objectifs stratégiques. Pour ce faire, il convient d’utiliser une procédure complète de planification d’équipe.
Mais qu’est-ce que la planification d’équipe, comment est-elle mise en œuvre et pourquoi est-elle le signe d’une équipe performante ? Voyons ce qu’il en est!
La planification d’équipe : qu’est-ce que c’est ?
Le processus d’établissement des plans opérationnels et stratégiques annuels de votre équipe est connu sous le nom de planification d’équipe. Il s’agit d’adapter soigneusement le travail de votre personnel à l’orientation générale de l’entreprise. En définissant les objectifs stratégiques de votre équipe et en les décomposant en projets, buts et activités spécifiques, elle offre une feuille de route claire pour la réussite. La planification d’équipe nous aide à avoir une vision plus large en nous permettant de faire un zoom arrière et de ne pas nous concentrer uniquement sur les tâches quotidiennes.
Ce type de préparation garantit que tous les membres de votre équipe savent exactement ce qu’il faut faire pour réussir. Il vous permet également de montrer comment votre équipe répond aux besoins et comment vos efforts contribuent à la rentabilité de l’entreprise.
Pourquoi élaborer un plan en équipe ?
En élaborant un plan, votre équipe gagnera en concentration et en alignement stratégique. Il garantit que chaque tâche accomplie par votre personnel profite à votre entreprise.
En simplifiant le processus de détermination des priorités et d’affectation des ressources nécessaires, il élimine les incertitudes liées à la planification des projets. En outre, en planifiant à l’avance, il devient plus facile de déterminer si vous disposez des ressources nécessaires pour répondre aux priorités de l’entreprise ou si vous devez engager du personnel supplémentaire.
Parce qu’elles estiment que la planification en équipe est fastidieuse et prend du temps, certaines entreprises ne l’utilisent pas. Pourquoi prendre le temps d’être plus précis alors que le plan d’entreprise sert de base d’analyse ?
Il s’agit malheureusement d’une fausse économie. La « grande image » est trop vaste sans un plan d’équipe. Votre équipe peut travailler sur les mauvaises choses au mauvais moment sans même s’en rendre compte s’il n’y a pas de supervision au niveau de l’équipe.
Un plan d’équipe est-il nécessaire ?
Toute équipe, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, a besoin d’une stratégie. La différence entre ESPÉRER atteindre vos objectifs et les atteindre réellement réside dans un plan d’équipe. Si vous voulez que votre équipe fonctionne à un niveau élevé, il s’agit d’un outil indispensable.
- Connaissez-vous les objectifs que l’entreprise s’est fixés pour cette année ?
- Connaissez-vous la contribution de notre équipe à ces objectifs ?
- Connaissez-vous votre contribution personnelle à ces objectifs ?
- Savez-vous exactement ce que signifie le succès pour vous personnellement et pour l’équipe ?
Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à ces questions, vous devriez rapidement élaborer un plan d’équipe !
Pourquoi ? Parce qu’en l’absence d’un plan d’équipe, les membres de votre équipe ne sauront pas exactement ce qui doit être fait, quand ou pourquoi, ni si cela a été fait avec succès.
La cohésion de l’équipe, la motivation et la production peuvent souffrir de l’absence d’une planification, par exemple :
- Donner la priorité à des activités sans importance parce qu’ils ne comprennent pas l’importance de livrables spécifiques ou le moment où ils sont requis.
- Prioriser sa propre personne par rapport aux objectifs de l’équipe et reporter par inadvertance des projets importants
- Manquer de motivation en raison de leur ignorance du rôle crucial qu’ils jouent dans la réussite des entreprises
- Deception de ne pas recevoir de retour d’information sur les performances par rapport aux indicateurs clés de performance
Quels sont les avantages de la planification d’équipe ?
La planification d’équipe présente plusieurs avantages pour l’entreprise, l’équipe et les individus. En participant à la planification d’équipe, vous pouvez créer une équipe plus satisfaite et plus soudée, tout en récoltant d’importantes récompenses financières et commerciales.
Faire la différence pour votre entreprise
Grâce à la planification de l’équipe, qui synchronise le travail avec la stratégie de l’entreprise, votre équipe soutient activement l’expansion et le succès de l’entreprise. Les équipes qui ont un plan sont plus susceptibles d’être performantes et de prouver leur valeur à l’entreprise.
Affecter les meilleurs membres de l’équipe et préparer les projets à l’avance sont deux aspects de la planification de l’équipe. C’est ce que l’on appelle la planification des ressources, et il a été démontré qu’elle permet d’augmenter la productivité et de réduire les inefficacités, ce qui se traduit par un travail plus rapide, plus efficace et plus intelligent.
Construire votre groupe
La planification en équipe favorise la croissance de l’équipe et réduit la rotation défavorable des employés.
Il offre aux personnes une scène sur laquelle elles peuvent montrer leurs talents particuliers et être reconnues pour leurs contributions. Il permet également de localiser les domaines dans lesquels votre personnel peut améliorer ses compétences, ce qui vous permet d’être prêt à affronter l’avenir. En outre, elle permet de s’assurer que votre équipe n’est ni surchargée ni sous-utilisée – une technique connue sous le nom d’optimisation des ressources – ce qui maximise la productivité de l’équipe sans l’épuiser.
En examinant les objectifs de l’équipe, ses principes fondamentaux et la manière dont les membres collaborent plutôt que d’agir seuls, la planification de l’équipe favorise également la cohésion.
Lorsque les membres de l’équipe se sentent responsabilisés et engagés, ils produisent un excellent travail et restent dans l’équipe, ce qui favorise à la fois les performances des employés et leur fidélisation. Gusto, fournisseur de logiciels de paie, indique que 37 % des travailleurs citent le fait de « travailler avec une équipe formidable » comme leur principale motivation pour rester dans leur entreprise.
Reconnaître les problèmes de manière proactive
La planification d’équipe vous permet d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent et d’élaborer des plans pour les résoudre, tels que les contraintes de ressources, les conflits ou les goulets d’étranglement. C’est l’exemple même du proverbe « Mieux vaut prévenir que guérir ».
En outre, elle contribue à la planification des capacités, une procédure stratégique cruciale qui permet de déterminer si votre entreprise dispose des ressources nécessaires pour les projets de son portefeuille. Si vous prévoyez d’être en sous-effectif, une stratégie d’équipe approfondie vous fournira également des éléments à présenter à votre management pour demander des ressources supplémentaires.
Qu’est-ce qui distingue la planification de l’exécution de l’équipe de la planification de la stratégie de l’équipe ?
Un plan stratégique d’équipe décrit les objectifs qu’une équipe doit atteindre afin de soutenir les objectifs généraux de l’entreprise. Un plan d’exécution donne à l’équipe des instructions détaillées sur la manière d’y parvenir.
Atteindre un objectif n’est pas la même chose que d’en fixer un. L’élaboration d’un plan d’équipe complet, qui englobe à la fois l’orientation stratégique et l’organisation de la mise en œuvre, garantit que votre groupe remplit ses engagements.
Veillez à ce que vos plans d’exécution et de stratégie soient bien liés. Les choses iront mal s’il y a une divergence entre votre stratégie d’exécution et le plan stratégique de votre équipe.
Un plan d’exécution décrit ce qui doit être fait, quand et par qui. Pour que chaque membre de l’équipe comprenne comment sa contribution s’inscrit dans l’ensemble, il est utile de donner un aperçu des interdépendances. L’objectif est de mettre tout le monde d’accord.
Elle résout également un problème souvent passé sous silence sur le lieu de travail : les gens sont trop gênés pour demander de l’aide lorsqu’ils ne savent pas quoi faire. Ne présumez jamais que les membres de votre équipe seront capables de convertir par eux-mêmes des objectifs abstraits en stratégies réalisables basées sur des tâches. Fournissez-leur une feuille de route claire pour les réalisations individuelles et organisationnelles en utilisant la planification d’équipe.
Quelle est la procédure de planification de l’équipe ?
Les étapes suivantes sont incluses dans la planification de l’équipe :
- Alignement stratégique : Afin de comprendre comment son équipe s’inscrit dans le plan d’entreprise plus large de l’année, le chef d’équipe s’entretient à ce stade avec la direction générale. Ils vont parler de l’orientation générale de l’entreprise et de ce qu’elle souhaite accomplir au cours de l’année à venir. Ensuite, ils discutent du rôle que leur équipe doit jouer pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
- Séance de planification de l’équipe : Ce rassemblement des membres de l’équipe permet de discuter des objectifs de l’année à venir. Elle commence généralement par un exposé du chef d’équipe sur la manière dont son travail s’inscrit dans le plan de l’entreprise et par l’énoncé des objectifs annuels de l’équipe. Les membres de l’équipe se concertent ensuite pour décider de la manière dont chacun d’entre eux atteindra ces objectifs.
- Création du plan d’équipe : Après la réunion de planification de l’équipe, le plan de l’équipe est formalisé et documenté. Vous vous référerez régulièrement à ce texte vivant. Chaque membre de l’équipe l’utilisera pour passer en revue ses missions, ses échéances et ses indicateurs clés de performance. Les responsables de l’équipe s’en serviront également pour suivre les progrès globaux de l’équipe vers la réalisation des objectifs.
- Examen du plan de l’équipe : Il est essentiel d’évaluer régulièrement les progrès accomplis pour s’assurer que les objectifs sont en bonne voie d’être atteints. Il peut être judicieux d’organiser une réunion d’évaluation formelle tous les trimestres. Vous pouvez également inscrire la « révision du plan de l’équipe » à l’ordre du jour de vos réunions hebdomadaires ou mensuelles.
Lors de la planification d’une équipe, qui participe ?
Les personnes suivantes doivent être incluses dans la planification de l’équipe :
Le groupe au complet
La planification en équipe nécessite la participation du groupe au complet. Nous sommes sérieux. Il ne s’agit pas d’un simple avantage. La participation de chaque membre de l’équipe au processus de planification est cruciale.
Les chefs d’équipe ont tout intérêt à connaître les atouts dont ils disposent ainsi que les capacités et les points forts qu’ils possèdent. En discutant avec ceux qui accomplissent la tâche au quotidien, les chefs d’équipe peuvent évaluer honnêtement la faisabilité de leurs idées.
En outre, il donne à chaque membre de l’équipe un sentiment d’autorité et d’appropriation pour l’année à venir et clarifie son rôle important dans le cadre du projet global.
Le ou les capitaines de l’équipe
Le rôle du chef d’équipe est crucial. Il assure la liaison entre l’équipe et l’exécution opérationnelle, ainsi qu’entre la direction générale et la stratégie. Ils prennent la direction des discussions et veillent à ce que la journée atteigne ses objectifs le jour de la session de planification de l’équipe.
Un superviseur exécutif
Afin de mener ces conversations cruciales concernant la planification stratégique, le chef d’équipe devra interagir avec un membre plus haut placé de l’organisation. Selon la taille et la structure de votre équipe, il peut s’agir d’une discussion directe avec un membre de la direction. Il peut également s’agir d’un membre de la direction de niveau intermédiaire. Dans les deux cas, vous avez besoin d’un cadre supérieur pour communiquer les objectifs stratégiques à votre équipe à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation.
Un coordinateur tiers
Il peut être utile de faire appel à un facilitateur extérieur, en particulier si votre équipe est importante. Son expérience professionnelle et sa compréhension des méthodes de planification d’équipe peuvent vous aider à élaborer un plan d’équipe plus efficace que celui que vous pourriez élaborer seul.
Ils peuvent également s’avérer très utiles lors des réunions de planification d’équipe. Ils permettent au chef d’équipe de se concentrer sur l’interaction avec son équipe en supervisant le programme et l’organisation de la journée.
Quel est le bon moment pour planifier en équipe ?
En principe, la planification en équipe devrait avoir lieu une fois par an et intervenir après la présentation de la stratégie globale de l’organisation. Une stratégie d’équipe ne doit porter que sur les six à douze mois à venir. Si vous attendez plus d’un an, il est possible que les priorités de l’entreprise changent et que votre plan devienne obsolète.
À quelle fréquence ma stratégie d’équipe doit-elle être révisée ?
Il est conseillé de procéder à une évaluation trimestrielle de votre plan d’équipe. Cela vous permet de suivre les progrès accomplis dans la réalisation de vos objectifs et de changer de cap si nécessaire pour les atteindre.
En révisant votre stratégie d’équipe, vous pouvez anticiper ces problèmes et prendre des mesures rapides pour éviter qu’ils ne fassent dérailler votre objectif annuel.
Cinq composantes d’une stratégie d’équipe réussie
Il n’existe pas de formule toute faite pour la planification d’une équipe. C’est à vous qu’il revient de concevoir une stratégie qui soit bénéfique à la fois pour vous et pour votre groupe. Mais il existe plusieurs éléments essentiels que vous devez inclure.
Objectif
Pour être productive, votre équipe doit se rassembler autour d’un objectif commun. Cette section doit, au minimum, expliquer comment le travail de votre équipe s’inscrit dans l’ensemble de l’entreprise sur le plan opérationnel. Mais vous pouvez également aborder les objectifs et les principes de l’équipe, en fonction de la culture de votre organisation. Quelle est la passion de votre équipe ? Qu’est-ce qui les fait vibrer ? Comment communiquent-ils avec les autres membres de l’entreprise ?
Organisation méthodique
L’alignement stratégique entre votre équipe et l’entreprise dans son ensemble est illustré dans la section sur le plan stratégique. En plus de fournir des détails de haut niveau sur l’action que votre équipe entreprendra, vous devez faire référence aux domaines du plan d’organisation que votre équipe soutiendra. Ceux-ci doivent être classés par ordre d’importance, tant pour les objectifs stratégiques que pour les performances financières.
Plan d’exécution
Cette section fournit un plan détaillé, axé sur les tâches. Elle divise les activités de l’année en projets d’équipe distincts. Elle contient des détails sur le calendrier, les ressources nécessaires, le budget, les indicateurs de performance clés, etc.
Le plan d’exécution peut aider à déterminer l’interdépendance des projets et à prévenir les conflits, tels que des demandes contradictoires pour les mêmes ressources. En prévoyant ces conflits, vous pouvez allouer les ressources plus judicieusement et éviter les goulets d’étranglement potentiellement coûteux.
Un plan d’exécution contribue également à la planification des capacités en vous permettant d’évaluer la disponibilité de vos ressources et d’élaborer des plans appropriés afin de mener à bien les projets futurs.
Préparation aux situations d’urgence
L’un des éléments essentiels de la planification d’équipe est la planification des mesures d’urgence. Le raisonnement « Si X, alors Y » est la clé. Si les circonstances changent, vous avez la liberté de modifier ou de réorganiser votre plan. Selon une étude publiée dans la Harvard Business Review, les planificateur stratégique hebdomadaire « si alors » ont 300 % de chances de réussite en plus que les planificateurs « fixes ». Par conséquent, si vous le pouvez, incluez une certaine flexibilité dans le plan de votre équipe.
Il est préférable d’affecter les membres de l’équipe à un autre projet, plutôt que de les laisser inactifs et sous-utilisés, si l’un de vos projets dépend de l’achèvement du projet d’une autre équipe dans les délais et que le calendrier de ce projet dérape.
Suivi et mesures
La manière dont vous suivrez les progrès réalisés dans le cadre de la stratégie doit être décrite dans votre plan d’équipe. Ce plan peut s’appliquer uniquement au niveau du projet ou de l’équipe. Il peut également prendre en compte les performances de chaque membre de l’équipe séparément. Il est essentiel de préciser que les membres de l’équipe ne seront pas mis sous pression ou humiliés si leurs performances ne sont pas à la hauteur de leurs indicateurs clés de performance. Il s’agit plutôt de vérifier que le plan va dans la bonne direction et, si ce n’est pas le cas, d’apporter les modifications nécessaires pour changer de cap.
Six lignes directrices pour une réunion de planification d’équipe productive
- Invitez les personnes appropriées. Vous savez déjà que vous devez inclure l’ensemble de votre équipe, le ou les chefs d’équipe et un cadre supérieur, car nous avons déjà parlé de l’importance d’impliquer les bonnes personnes dans la planification d’équipe. Afin de prendre des notes et d’enregistrer les résultats, vous pouvez également solliciter l’aide d’un facilitateur le jour même.
- Établissez un ordre du jour convaincant. Il est fantastique de réunir toute votre équipe. Mais le pandémonium peut survenir à tout moment. Veillez donc à fixer des objectifs clairs et à vous y tenir. Rappelez-vous que l’objectif de cette réunion est de documenter vos plans et objectifs pour le reste de l’année.
- Commencez sur une bonne note. Démarrer la réunion par une activité qui met l’accent sur les points forts de l’équipe afin d’aider tout le monde à se mettre dans un bon état d’esprit. Demandez à chacun d’énumérer un élément de son équipe ou de son lieu de travail dont il est reconnaissant, par exemple. Ensuite, chacun met le papier en boule et se le lance les uns aux autres. Une fois que tout est bien mélangé, chaque personne choisit un morceau de papier qu’elle lira à haute voix au groupe.
- Établissez un espace sûr : il est essentiel que chacun se sente à l’aise pour dire ce qu’il pense pendant le processus de planification, qui peut porter sur des sujets difficiles. Expliquez clairement que vous appréciez et encouragez la franchise et les critiques constructives. Toutefois, pour éviter que les « grincheux » n’occupent le devant de la scène, soyez attentifs à leur présence et prévoyez un plan pour y faire face.
- Changez : vous souhaiterez peut-être vous répartir en petits groupes pour les travaux de votre session de planification. Cependant, la « pensée de groupe » peut sérieusement compromettre votre procédure de planification. Elle limite votre personnel à des sujets qu’il connaît déjà, ce qui étouffe la créativité et les nouvelles idées. Dans la mesure du possible, essayez de procéder à une rotation des personnes afin qu’elles ne se contentent pas de converser quotidiennement avec leurs collègues.
- Pause. Veillez à ce que votre groupe dispose de suffisamment de temps libre. Des coéquipiers fatigués ne seront pas aussi motivés ou inventifs. Évitez de trop charger la réunion ou de la laisser s’éterniser. Il est préférable d’organiser deux sessions plus courtes qu’une seule session plus longue.
Apps et outils pour la planification d’équipe
Mettez fin à votre recherche de « modèle Excel de planification des ressources de l’équipe ». Investissez plutôt dans un outil de planification d’équipe adapté à vos besoins.
Des outils de planification dédiés tels que Teambook, par exemple, sont accompagnés d’outils et d’automatismes pour:
- Définir les compétences et analyser la disponibilité des membres de l’équipe
- Allouer les tâches de vos équipes projets de façon opérationnelle
- Planifier la capacité des projets à venir et faire les éventuelles demandes de ressources nécessaires.
- Identifier les goulets d’étranglement et réaffecter les ressources à d’autres projets en un clic
- Suivre la charge de travail et comparer avec les temps planifiés
Cela semble mieux, n’est-ce pas, que de copier et coller constamment des feuilles et des cellules ?
Nous espérons avoir présenté des arguments convaincants en faveur de la planification d’équipe dans votre entreprise.
« Ne pas planifier, c’est planifier l’échec », dit le proverbe.
C’est pourquoi les équipes les plus performantes structurent leur travail, s’y concentrent et l’évaluent au moyen de méthodes éprouvées telles que la planification des ressources, la planification des capacités, la gestion de projet, la gestion de portefeuille et la planification d’équipe, entre autres.
