Was ist die vorausschauende Planung eines Projekts? Und wie kann sie Ihrer Projektgesellschaft dabei helfen, die zukünftig gewinnbringendste Arbeitspipeline einzurichten?
Es mag den Anschein haben, dass die Vorplanung eines Projekts viel Zeit in Anspruch nimmt. Dabei handelt es sich eher um einen Vorteil als um ein notwendiges operatives Element. Dienstleistungsunternehmen, die vorläufige und bestätigte Projekte sorgfältig prüfen, werden jedoch die Früchte dieser Arbeit ernten.
Hier finden Sie alles, was Sie darüber wissen müssen, warum und wie Sie einen Planungsprozess für ein Vorprojekt beginnen sollten, und welche Hilfsmittel Ihnen dabei helfen, dies schnell und genau zu tun.
Was ist die vorläufige Planung eines Projekts?
Vereinfacht ausgedrückt ist die vorläufige Team Projektplanung der Planungsprozess für ein Projekt, von dem Sie noch nicht sicher sind, ob es erfolgreich abgeschlossen werden kann..
Warum sollte man ein Projekt planen, das möglicherweise nicht zustande kommt? Projektmanager können den Eindruck haben, dass sie durch die Vorplanung wertvolle Zeit verlieren. Dabei bietet die Vorplanung viele Vorteile, sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene.
Die Vorteile einer vorläufigen Projektplanung
Erkennen Sie die Auswirkungen der vorgeschlagenen Projekte auf die verfügbaren Ressourcen und Kapazitäten.
In einem Unternehmen, das professionelle Dienstleistungen anbietet, wird sich jedes Projekt wahrscheinlich auch auf andere Projekte auswirken. Daher müssen Sie, auch wenn ein Projekt nicht sicher ist, wissen, wie es sich auf die Gesamtarbeitsbelastung Ihres Teams auswirken wird.
Welche Ressourcen sind am Arbeitsplatz noch verfügbar? Über welche Kapazitäten verfügen Sie noch? Haben die anderen Projekte noch eine Chance, wie geplant zu laufen? Müssen Sie zusätzliche Ressourcen einstellen?
Wenn Sie das Projekt im Voraus planen, können Sie die Antworten auf diese Fragen finden und fundiertere Entscheidungen treffen, die zu besseren Ergebnissen führen.
Berücksichtigen Sie Projekthypothesen, um Ihren Plan mithilfe von Echtzeitinformationen zu verfeinern.
Manche provisorischen Projekte werden nicht zustande kommen, andere aber schon. Und wenn dies geschieht, möchten Sie, dass Ihr Budget und Ihr Zeitplan stimmen. Ohne einen vorläufigen Projektplan laufen Sie Gefahr, dass Ihr gesamter Projektplan auf unnötigen Projektannahmen beruht.
Es kann sein, dass Sie nicht wussten, dass Ihr bevorzugter Junior-Ingenieur nicht verfügbar war, als Sie ihn brauchten. Das bedeutet, dass Sie auf eine teurere Ressource zurückgreifen oder Aufgaben verschieben müssen, bis sie verfügbar ist. Wenn dies letztendlich Ihr Budget sprengt oder das Projekt verzögert, ist dies etwas, das hätte vermieden werden können.
Prüfen Sie mehrere Projektkombinationen, um herauszufinden, welche das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen erbringt.
Dann stellt sich die Frage nach der Planung von Szenarien. An dieser Stelle bietet es sich an, einen vorläufigen Projektplan zu verwenden, um verschiedene Projektkombinationen zu testen, damit Sie diejenige auswählen können, die den Zielen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Beispielsweise können die Projekte A und B viel Geld einbringen. Sie sollten jedoch Projekt C verhindern, da es die gleichen qualifizierten Ressourcen erfordern würde. Wenn es sich bei Projekt C um ein weniger wertvolles Projekt handelt, das von einem hochwertigen Stammkunden stammt, könnten Sie eine Kombination wählen, die Projekt C erfolgreicher macht. Durch eine vorläufige kapazitätsplanung projektmanagement könnten Sie herausfinden, dass Projekt C + A als Kombination sinnvoller ist. Sie werden dies jedoch nicht wissen, da Sie nicht alle Szenarien modelliert haben.
Was versteht man unter einem vorläufigen Projekt?
Ein nicht bestätigtes Projekt wird als vorläufiges Projekt bezeichnet. Beispiele für vorläufige Projekte sind :
- ein Kundenprojekt, das zwar vorgeschlagen, aber noch nicht vereinbart wurde (vielleicht erst, wenn Sie einen realistischen Plan und Zeitplan vorlegen können)
- ein plötzlich auftauchendes Projekt; Sie müssen feststellen, ob es jetzt schon umsetzbar ist. ein Projekt, das Ihr Unternehmen vorgeschlagen hat, das aber noch nicht umgesetzt wurde.
Das Problem, dass die Projektplanung nicht endgültig ist
Eine sorgfältige Projektplanung hat den Nachteil, dass sie sehr zeitaufwendig ist. Die taktische Planung eines Projekts kann viel Zeit kosten, wenn Sie Ihre Aufgaben manuell mithilfe von Tools wie Excel-Tabellen planen!
Außerdem haben Projektmanager ein hektisches Leben. Anstatt an Plänen für unfertige Projekte herumzubasteln, würden sie lieber die Projekte verwalten, die sie bereits haben.
Wie Sie Teambook nutzen können, um Ihre Projektplanung zu verbessern ?
Mit der Teambook-Software ist die Planung von potenziellen Projekten genauso einfach und direkt wie die Planung von geprüften Projekten. Sie müssen lediglich „vorläufig“ als Projektstatus angeben. Zu Ihrem Vorteil und dem anderer können Sie für vorläufige Projekte ein Suffix und eine spezifische Farbe wählen, die sich von denen geprüfter Projekte unterscheiden und so visuell anzeigen, dass sie noch nicht fertiggestellt sind.
Entdecken Sie in diesem Tutorial die Schritte beim Aufbau eines Projekts in Teambook und weisen Sie ihnen spezifische Farben zu, um zwischen vorläufigen und laufenden Projekten zu unterscheiden.
Zum Schluss
Ihre Projektmanager sind vielleicht der Meinung, dass die Erstellung eines vorläufigen Zeitplans eine unnötige Zeitverschwendung ist. Wir hoffen, dass wir die Vorteile für Ihr Projektunternehmen in Bezug auf organisatorische Kapazitäten, Szenarioplanung, Projektplanung und Ergebnisse aufgezeigt haben.
Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich die vorläufige Projektplanung viel einfacher in die ohnehin schon vollen Terminpläne Ihrer Projektmanager integrieren, was die Effizienz und Genauigkeit ihrer Arbeit erhöht.
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