Die Wahl einer Projektmanagement-Software bedeutet weit mehr, als lediglich Funktionen miteinander zu vergleichen. Die richtige Lösung sollte die Arbeitsweise Ihres Teams unterstützen, Projekte effizient organisieren und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
Für Dienstleistungsunternehmen wie Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros oder Architekturbüros gehört zur Projektarbeit auch die Koordination von Mitarbeitern über mehrere Kundenprojekte hinweg. Deshalb sollte sich die Softwareauswahl nicht ausschließlich auf Aufgabenmanagement konzentrieren.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software achten sollten, welche Funktionen für Dienstleistungsunternehmen besonders wichtig sind und wann Ressourcenplanung genauso entscheidend wird wie Projektmanagement.
Was ist Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software unterstützt Teams dabei, Projekte von der Planung bis zum Abschluss zu organisieren, zu koordinieren und zu überwachen.
Je nach Plattform gehören dazu Aufgabenverwaltung, Projektplanung, Kalender, Gantt-Diagramme, Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit, Dashboards, Automatisierungen, Zeiterfassung und Berichte.
Ziel ist es, allen Beteiligten einen gemeinsamen Überblick über Projekte, Verantwortlichkeiten und den aktuellen Fortschritt zu geben.
Mit zunehmender Unternehmensgröße werden solche Lösungen unverzichtbar, um mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich zu steuern.
Warum haben Dienstleistungsunternehmen besondere Anforderungen?
Im Gegensatz zu Unternehmen, die hauptsächlich interne Projekte bearbeiten, arbeiten Dienstleistungsunternehmen für externe Kunden.
Mitarbeiter sind häufig gleichzeitig mehreren Projekten zugeordnet, Prioritäten ändern sich kurzfristig und neue Aufträge müssen geplant werden, bevor bestehende Projekte abgeschlossen sind.
Erfolg hängt deshalb nicht nur davon ab, Aufgaben rechtzeitig abzuschließen, sondern auch davon, dass die richtigen Berater, Entwickler, Ingenieure oder Projektleiter zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.
Diese Anforderungen gehen häufig über die Möglichkeiten klassischer Projektmanagement-Software hinaus.
Wichtige Funktionen bei der Auswahl
Projekt- und Aufgabenmanagement
Jede Projektmanagement-Software sollte Projekte strukturieren, Aufgaben verwalten, Verantwortlichkeiten vergeben und Fortschritte nachvollziehbar machen.
Idealerweise stehen verschiedene Ansichten wie Listen, Kanban-Boards, Kalender, Zeitachsen oder Gantt-Diagramme zur Verfügung, damit jedes Team nach seiner bevorzugten Arbeitsweise planen kann.
Zusammenarbeit
Kommentare, Erwähnungen, Dateifreigaben und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Kommunikation direkt am Projekt stattfindet und nicht auf E-Mails oder Chat-Nachrichten verteilt wird.
Wenn regelmäßig mit Kunden oder externen Partnern zusammengearbeitet wird, sind Gastzugänge ebenfalls ein wichtiges Auswahlkriterium.
Terminplanung und Zeitpläne
Dienstleistungsunternehmen arbeiten häufig mit Meilensteinen, vertraglichen Fristen und Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten.
Eine gute Terminplanung hilft dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und deren Auswirkungen auf den gesamten Projektplan zu verstehen.
Dashboards und Reporting
Projektleiter benötigen jederzeit einen Überblick über Projektfortschritt, Risiken, Budgets, Termine und die Leistung ihrer Teams.
Individuell anpassbare Dashboards helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Automatisierung
Automatisierungen reduzieren wiederkehrende Verwaltungsaufgaben und sorgen für konsistente Prozesse.
Dazu gehören beispielsweise automatische Aufgaben, Erinnerungen, Freigabeprozesse, Statusänderungen oder Projektvorlagen.
Integrationen
Eine Projektmanagement-Plattform sollte sich problemlos mit CRM-Systemen, Kommunikationslösungen, Dokumentenspeichern, Buchhaltungssoftware, Kalendern oder Entwicklungstools verbinden lassen.
Einfache Einführung
Selbst die leistungsfähigste Software bringt wenig Nutzen, wenn sie im Alltag nicht verwendet wird.
Achten Sie deshalb auf eine intuitive Bedienung, kurze Einarbeitungszeiten und einen möglichst einfachen Einstieg für neue Mitarbeiter.
Ressourcenplanung und Workload-Management
Mit wachsender Unternehmensgröße reicht es nicht mehr aus, nur den Projektstatus zu kennen.
Verantwortliche müssen außerdem wissen, ob ihre Teams tatsächlich über die notwendige Kapazität verfügen, um kommende Projekte erfolgreich umzusetzen.
Transparenz über Auslastung, Verfügbarkeit und zukünftige Kapazitäten wird besonders wichtig, wenn Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Kundenprojekten arbeiten.
Häufige Fehler bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software
Die Lösung mit den meisten Funktionen wählen
Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch bessere Ergebnisse.
Viele Unternehmen nutzen letztlich nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten komplexer Plattformen.
Entscheiden Sie sich lieber für eine Lösung, die Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe unterstützt, anstatt möglichst viele Funktionen bereitzustellen.
Die Benutzerakzeptanz unterschätzen
Ist eine Plattform zu kompliziert oder erfordert umfangreiche Konfigurationen, greifen Teams häufig wieder auf Excel, E-Mail oder andere Hilfslösungen zurück.
Eine einfache Bedienung sorgt meist für eine deutlich höhere Akzeptanz.
Integrationen vergessen
Projektmanagement funktioniert selten isoliert.
Prüfen Sie deshalb frühzeitig, ob sich die Software mit Ihren bestehenden Systemen verbinden lässt.
Nur auf den Preis achten
Die günstigste Lösung ist nicht immer die wirtschaftlichste.
Berücksichtigen Sie auch Einführungsaufwand, Skalierbarkeit, Produktivitätsgewinne und den langfristigen Nutzen.
Davon ausgehen, dass Projektmanagement automatisch Ressourcenplanung beinhaltet
Gerade Dienstleistungsunternehmen stoßen hier häufig an Grenzen.
Projektmanagement-Software zeigt, welche Aufgaben erledigt werden müssen.
Sie beantwortet jedoch nicht immer die Frage, welche Mitarbeiter tatsächlich für neue Projekte verfügbar sind.
Wann Projektmanagement-Software allein nicht mehr ausreicht
Mit steigender Anzahl an Projekten entsteht eine weitere Herausforderung: die Koordination aller Mitarbeiter über sämtliche Projekte hinweg.
Eine spezialisierte Ressourcenplanung wird häufig notwendig, wenn:
- Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten.
- Projektleiter regelmäßig verfügbare Mitarbeiter suchen müssen.
- Die Auslastung immer schwieriger auszugleichen ist.
- Neue Projekte geplant werden müssen, bevor konkrete Aufgaben existieren.
- Einstellungsentscheidungen von der zukünftigen Auslastung abhängen.
- Die Auslastung zu einer wichtigen Unternehmenskennzahl wird.
- Die Ressourcenplanung noch überwiegend in Excel erfolgt.
Ab diesem Punkt lösen Projektmanagement und Ressourcenmanagement unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Herausforderungen.
Projektmanagement vs. Ressourcenmanagement
Obwohl beide Begriffe häufig synonym verwendet werden, lösen Projektmanagement und Ressourcenmanagement unterschiedliche Herausforderungen.
Projektmanagement-Software konzentriert sich auf die Planung und Durchführung von Projekten. Sie hilft Teams dabei, Aufgaben zu organisieren, Verantwortlichkeiten zu vergeben, Termine einzuhalten und den Projektfortschritt zu verfolgen.
Ressourcenmanagement-Software konzentriert sich dagegen auf die Menschen, die diese Projekte umsetzen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Verfügbarkeiten zu erkennen, Auslastungen auszugleichen, zukünftige Kapazitäten zu planen und Mitarbeiter optimal auf Projekte zu verteilen.
Deshalb setzen viele Dienstleistungsunternehmen beide Systeme parallel ein.
Projektmanagement-Software beantwortet unter anderem folgende Fragen:
- Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
- Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich?
- Welche Fristen müssen eingehalten werden?
- Verläuft das Projekt planmäßig?
- Welche Hindernisse verzögern die Umsetzung?
Ressourcenmanagement-Software beantwortet hingegen Fragen wie:
- Wer ist für das nächste Projekt verfügbar?
- Wer verfügt über die passenden Kompetenzen?
- Sind die Arbeitslasten im Team ausgewogen?
- Wie viel Kapazität steht nächsten Monat zur Verfügung?
- Können wir zusätzliche Kundenprojekte übernehmen?
- Benötigen wir zusätzliche Mitarbeiter?
Wenn Sie die Unterschiede genauer verstehen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden über den Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Projektmanagement.
Wann lohnt sich eine Ressourcenmanagement-Software?
Eine spezialisierte Ressourcenplanung wird besonders dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich vom Wissen und der Zeit seiner Mitarbeiter lebt.
Das gilt insbesondere für Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros, Architekturbüros und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen.
Je mehr Projekte parallel laufen und je häufiger Mitarbeiter zwischen verschiedenen Kundenprojekten wechseln, desto schwieriger wird eine zuverlässige Planung mit Tabellen oder einfachen Aufgabenlisten.
Eine Ressourcenmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei:
- Die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zuzuweisen.
- Verfügbare Ressourcen schnell zu identifizieren.
- Arbeitslasten gleichmäßig zu verteilen.
- Urlaub und Abwesenheiten bei der Planung zu berücksichtigen.
- Zukünftige Kapazitäten vorherzusagen.
- Die Auslastung zu überwachen.
- Fundiertere Staffing- und Einstellungsentscheidungen zu treffen.
Anstatt Projektmanagement-Software zu ersetzen, ergänzt Ressourcenmanagement diese um den Überblick über die verfügbaren Mitarbeiter und deren Kapazitäten.
Fragen, die Sie sich vor der Auswahl stellen sollten
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb gibt es keine Projektmanagement-Software, die für alle Organisationen gleichermaßen geeignet ist.
Bevor Sie sich entscheiden, beantworten Sie möglichst folgende Fragen:
- Wie viele Projekte laufen gleichzeitig?
- Wie viele Mitarbeiter werden die Software nutzen?
- Arbeiten Mitarbeiter parallel an mehreren Projekten?
- Wie wichtig sind Reporting und Dashboards?
- Welche Integrationen sind unverzichtbar?
- Benötigen Sie Zeiterfassung oder Budgetverwaltung?
- Wie wichtig sind Automatisierungen?
- Werden Sie zukünftig Ressourcenplanung und Kapazitätsprognosen benötigen?
- Wie schnell soll das Team produktiv mit der neuen Software arbeiten?
Die Antworten auf diese Fragen helfen meist deutlich schneller bei der Auswahl als ein reiner Vergleich von Funktionslisten.
Fazit
Die beste Projektmanagement-Software ist nicht automatisch die mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, dass sie zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt und Ihre Teams im Alltag unterstützt.
Für viele Unternehmen reicht klassische Projektmanagement-Software aus, um Aufgaben zu organisieren und Projekte erfolgreich umzusetzen.
Dienstleistungsunternehmen stehen jedoch häufig vor einer zusätzlichen Herausforderung: Sie müssen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für die richtigen Projekte verfügbar sind.
Wenn Staffing, Workload-Management, Auslastung und Kapazitätsplanung zum täglichen Geschäft gehören, stößt Projektmanagement-Software allein häufig an ihre Grenzen.
Teambook unterstützt Dienstleistungsunternehmen dabei, Ressourcen visuell zu planen, Arbeitslasten auszugleichen, zukünftige Kapazitäten vorherzusagen und fundierte Staffing-Entscheidungen zu treffen, während Teams ihre bestehende Projektmanagement-Software weiterhin für die tägliche Aufgabenverwaltung nutzen können.
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