In der dynamischen Welt der Projekte und professionellen Dienstleistungen ist ein effektives Management auf genaue und aktuelle Informationen angewiesen.
Zu wissen, wer wann an was arbeitet und wie viel Zeit dafür aufgewendet wird, ist entscheidend für eine vernünftige Planung, die Optimierung der Kapazitäten, die Rechnungsstellung und letztendlich für die Rentabilität der Organisation. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, jedes Teammitglied zu ermutigen, seine Aufgaben und seine Zeit regelmäßig zu aktualisieren.
Die gute Nachricht? Mit den richtigen Werkzeugen und Praktiken kann dieser Prozess viel weniger zeitaufwendig und sogar „schmerzlos“ sein.
Wir werden gemeinsam 7 einfache Methoden erforschen, um dies zu erreichen, und veranschaulichen, wie ein Ressourcenmanagement-Tool wie Teambook diese Notwendigkeit in einen integrierten und vorteilhaften Teil der täglichen Arbeit verwandeln kann.
7 einfache Methoden (illustriert von Teambook)
1. Erleichtern Sie den Zugang zum Werkzeug!
Die Reibung beim Zugang zum Werkzeug ist ein großes Hindernis. Ein leicht zugängliches Werkzeug fördert die Nutzung.
Teambook zeichnet sich dadurch aus, dass es keine Installation erfordert; ein einfacher Webbrowser genügt. Die Nutzung kann innerhalb weniger Sekunden beginnen.
Darüber hinaus hat Teambook eine Preispolitik, die auf Projekten und nicht auf Nutzern basiert. Es wird nicht pro Nutzer abgerechnet, was bedeutet, dass jeder im Unternehmen ohne zusätzliche Kosten auf die Plattform zugreifen kann. Dieses Fehlen einer Eintrittsbarriere fördert die allgemeine Akzeptanz durch das gesamte Team.
Last but not least ist die Benutzeroberfläche von Teambook einfach, intuitiv und visuell gestaltet, so dass sie leicht zu erlernen und zu verwenden ist. Weniger Komplexität bedeutet weniger Widerstand bei der Nutzung!
2. Bieten Sie die Flexibilität des mobilen Zugangs
Ihre Mitarbeiter sitzen nicht immer an ihrem Schreibtisch. Ob unterwegs, im Homeoffice oder sogar vor Ort, die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit zu aktualisieren, ist ein Schlüsselfaktor.
Teambook bietet mobile Anwendungen, die auf iOS und Google Play verfügbar sind. So können die Teammitglieder jederzeit und überall auf ihren Zeitplan zugreifen und ihre Zeit erfassen, was die Aktualisierung in ihre tägliche Routine ohne geografische Einschränkungen integriert.
3. Integrieren Sie sich in ihren täglichen Arbeitsablauf
Damit das Update zu einem Reflex wird, muss sich das Tool natürlich in die bestehenden Gewohnheiten einfügen. Teambook bietet die Möglichkeit, die Planung mit Ihren bevorzugten Kalendern wie Google oder Outlook zu synchronisieren. Wenn der Teambook-Plan direkt in ihrem persönlichen Kalender erscheint, hilft dies den Teammitgliedern, ihre Verpflichtungen zu sehen und sich daran zu erinnern, ihren Fortschritt oder ihre Zeit zu aktualisieren.
Darüber hinaus ermöglicht die Möglichkeit der Integration mit anderen Tools über API oder Zapier die Verbindung von Teambook mit den Systemen, die das Team bereits nutzt, und reduziert so die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Plattformen zu jonglieren.
4. Automatisieren Sie die Mahnungen
Das Vergessen ist eines der größten Hindernisse für regelmäßige Aktualisierungen. Die Automatisierung von Erinnerungen kann dieses Problem beseitigen. Teambook kann E-Mail-Benachrichtigungen versenden, um Änderungen im Zeitplan anzukündigen oder Teammitglieder daran erinnern, ihre Stundenzettel einzureichen.
Diese automatische Funktion entlastet die Verwaltung von dieser sich wiederholenden Aufgabe und stellt sicher, dass die Erinnerungen einheitlich versandt werden, was dazu beiträgt, die Disziplin bei den Aktualisierungen aufrechtzuerhalten.
5. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit und zeigen Sie die Planung des Teams.
Wenn die Teammitglieder die Bedeutung ihrer Daten für die gesamte Gruppe verstehen, sind sie eher bereit, diese bereitzustellen. Die visuelle Planungstafel von Teambook bietet einen klaren und umfassenden Überblick über die Organisation: wer arbeitet wann an was und wer ist verfügbar.
Diese Sichtbarkeit ermöglicht es jedem Einzelnen zu sehen, wo er sich in der Gesamtplanung befindet und zu verstehen, dass seine eigenen Aktualisierungen für die kollektive Genauigkeit und die Optimierung der Arbeitslast entscheidend sind. Eine bessere Übersicht hilft auch zu vermeiden, dass Kollegen überlastet werden oder Projekte unterbesetzt sind.
6. Zeigen Sie die konkreten Auswirkungen der Daten (für das Team und die Organisation).
Teams sind motivierter, Daten zu liefern, wenn sie deren Nutzen verstehen. Erklären Sie, wie aktualisierte Zeit- und Aufgabeninformationen für dieOptimierung der Auslastung und die Rentabilität der Organisation genutzt werden. Zeigen Sie, dass diese Daten für das mittelfristige Kapazitätsmanagement und die Zukunftsplanung von entscheidender Bedeutung sind und somit zur Stabilität des Unternehmens beitragen und einen besseren Einblick in ihre eigene zukünftige Arbeitsbelastung ermöglichen. Verdeutlichen Sie, dass genaue Informationen die Analyse der Arbeitsbelastung für eine gerechte Verteilung ermöglichen, was die Zufriedenheit der Kollegen erhöht, da sichergestellt wird, dass niemand ständig überlastet oder unterbeschäftigt ist.
Bei Dienstleistungsunternehmen betonen Sie, dass die Aktualisierung der Zeiterfassung unerlässlich ist, um sicherzustellen, dass die aufgewendete Zeit korrekt berechnet wird, was den Fortbestand des Unternehmens garantiert.
7. Vereinfachen Sie die Zeiterfassung so weit wie möglich.
Die Eingabe von Zeiterfassungsbögen wird oft als eine lästige administrative Aufgabe angesehen. Um Ihr Team zu fördern, ist es wichtig, diesen Prozess so einfach und schnell wie möglich zu gestalten.
Teambook erleichtert diese Aufgabe erheblich, indem es die Möglichkeit bietet, geplante Zeiten mit einem Klick zu kopieren, um so schnell Stundenzettel zu erstellen; der Benutzer muss nur die tatsächlichen Werte ändern, die von den geplanten abweichen!
Schlussfolgerung
Ein Team zu ermutigen, seine Aufgaben und seine Zeit zu aktualisieren, muss kein ständiger Kampf sein. Durch die Einführung von Methoden, die den Prozess vereinfachen, Flexibilität bieten, sich in den Alltag integrieren und den konkreten Wert der Daten aufzeigen, können Sie diese administrative Aufgabe in einen reibungslosen und vorteilhaften Bestandteil der Teamarbeit verwandeln.
Die Verwendung eines umfassenden, aber einfachen Ressourcenmanagement-Tools wie Teambook, das mit Funktionen wie dem Kopieren von Plänen für Echtzeit, mobilen Anwendungen, Kalendersynchronisation, automatisierten Erinnerungen, Planungsübersicht und einfachem Zugriff ohne Installation oder Kosten pro Benutzer ausgestattet ist, kann erheblich dazu beitragen, dieses Ziel zu erreichen. Die Vorteile sind klar, sowohl für das Team (mehr Transparenz, gerechte Verteilung, Einfachheit) als auch für die Organisation (höhere Effizienz, bessere Rentabilität, zuverlässige Planung).
Um herauszufinden, wie Teambook Ihrem Team helfen kann, können Sie eine kostenlose 30-tägige Testversion nutzen, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.
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