Beratungsunternehmen arbeiten selten nur an einem einzigen Projekt gleichzeitig.
Zwischen Kundenterminen, wechselnden Prioritäten, Projektdeadlines und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern wird Ressourcenplanung schnell komplex.
Deshalb wechseln immer mehr Beratungen von Excel-Tabellen und klassischen Projektmanagement-Tools zu spezialisierter Ressourcenplanungssoftware.
Die richtige Lösung hilft Teams dabei:
- Arbeitslasten besser zu verteilen,
- Überbuchungen zu vermeiden,
- Kapazitäten frühzeitig zu planen,
- die passenden Berater Projekten zuzuweisen,
- und einen klaren Überblick über Verfügbarkeiten zu behalten.
In diesem Guide vergleichen wir die besten Ressourcen- und Planungstools für Beratungsunternehmen und zeigen, welche Lösungen sich je nach Teamgröße und Anforderungen am besten eignen.
Worauf sollten Beratungsunternehmen bei Planungssoftware achten?
Viele Projektmanagement-Tools bieten Kalender, Aufgabenlisten und Zeitleisten.
Für Beratungsunternehmen reicht das jedoch oft nicht aus.
Die meisten Consulting-Teams benötigen zusätzlich Transparenz über:
- Mitarbeiterverfügbarkeit,
- Auslastung,
- Ressourcenverteilung,
- zukünftige Kapazitäten,
- Forecasting,
- und mögliche Engpässe.
Die besten Tools helfen Teams dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen statt erst zu reagieren, wenn Projekte bereits betroffen sind.
Echtzeit-Überblick über Ressourcen
Beratungsprojekte verändern sich oft kurzfristig.
Manager müssen schnell erkennen können:
- wer verfügbar ist,
- welche Teams ausgelastet sind,
- und wo zukünftig Kapazitätsprobleme entstehen könnten.
Kapazitätsplanung und Forecasting
Wachsende Beratungsunternehmen müssen oft mehrere Monate im Voraus planen.
Dazu gehören:
- Prognosen zur zukünftigen Auslastung,
- Planung neuer Kundenprojekte,
- Identifikation von Einstellungsbedarf,
- und eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast.
Einfache Ressourcenplanung
Gute Ressourcenplanungssoftware sollte es ermöglichen, Mitarbeiter einfach nach folgenden Kriterien einzuplanen:
- Skills,
- Verfügbarkeit,
- Erfahrung,
- Standort,
- oder Projekttyp.
Einfache Einführung im Team
Komplexe Enterprise-Systeme werden im Alltag oft nur teilweise genutzt.
Viele Beratungsunternehmen profitieren daher stärker von intuitiven und leicht verständlichen Lösungen.
Die besten Planungstools für Beratungsunternehmen
Teambook
Teambook ist eine Ressourcenplanungssoftware für dienstleistungsorientierte Unternehmen wie Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleister und Engineering-Teams.
Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement-Tools konzentriert sich Teambook vor allem auf:
- Ressourcenplanung,
- Kapazitätsmanagement,
- Forecasting,
- und Auslastungsplanung.
Warum Beratungsunternehmen Teambook nutzen
Teambook eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- mehrere Kundenprojekte parallel verwalten,
- klare Transparenz über Team-Auslastung benötigen,
- zukünftige Kapazitäten planen möchten,
- Ressourcen nach Skills einteilen,
- und eine einfache Planungslösung suchen.
Wichtige Funktionen
Ressourcenplanung
Teams können Arbeitslasten flexibel über eine intuitive Planungsoberfläche verwalten.
Kapazitäts-Forecasting
Manager erkennen potenzielle Überlastungen frühzeitig.
Skill-basierte Planung
Mitarbeiter können nach Rollen, Kompetenzen oder Teams eingeplant werden.
Auslastungsübersicht
Die Plattform bietet Transparenz über Verfügbarkeit und Team-Auslastung.
Mehrsprachige Unterstützung
Teambook unterstützt mehrere Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Niederländisch sowie mehrsprachigen Kundensupport.
Vorteile
- Moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche
- Fokus auf Ressourcenplanung statt komplexer Projektverwaltung
- Einfacher nutzbar als viele Enterprise-Lösungen
- Gute Forecasting- und Kapazitätsfunktionen
- Entwickelt für serviceorientierte Unternehmen
- Europäisches Hosting und DSGVO-freundlicher Ansatz
Einschränkungen
Unternehmen mit sehr komplexen Aufgaben- oder Ticket-Workflows kombinieren Teambook teilweise zusätzlich mit Tools wie Jira oder Asana.
Float
Float gehört zu den bekanntesten Ressourcenplanungstools für Agenturen und Beratungsunternehmen.
Der Fokus liegt vor allem auf visueller Planung und einfacher Bedienung.
Geeignet für
- kleine bis mittelgroße Teams,
- Kreativagenturen,
- Unternehmen mit Fokus auf schnelle Einführung.
Vorteile
- intuitive Benutzeroberfläche,
- schnelle Einarbeitung,
- einfache Planung,
- gute Kalenderansichten.
Nachteile
- begrenzte Forecasting-Funktionen,
- weniger strategische Kapazitätsplanung,
- stärker auf kurzfristige Planung fokussiert.
Runn
Runn konzentriert sich stark auf Forecasting und Kapazitätsanalysen.
Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen, die datengetriebene Ressourcenplanung priorisieren.
Vorteile
- fortgeschrittenes Forecasting,
- Szenarioplanung,
- Finanz- und Kapazitätsprognosen,
- detailliertes Reporting.
Nachteile
- komplexere Einführung,
- höhere Lernkurve,
- für kleinere Teams teilweise zu umfangreich.
Resource Guru
Resource Guru konzentriert sich hauptsächlich auf Verfügbarkeiten und einfache Ressourcenplanung.
Vorteile
- einfache Planung,
- klare Verfügbarkeitsübersicht,
- unkomplizierte Buchungsprozesse.
Nachteile
- eingeschränkte Forecasting-Funktionen,
- weniger fortgeschrittene Analysen,
- begrenzte strategische Planung.
Wrike
Wrike ist primär ein Projektmanagement-System mit zusätzlichen Funktionen zur Ressourcenplanung.
Geeignet für
- größere Unternehmen,
- komplexe Organisationen,
- Teams mit umfangreichen Workflows.
Vorteile
- fortgeschrittenes Projektmanagement,
- anpassbare Workflows,
- viele Integrationen.
Nachteile
- höhere Komplexität,
- längere Implementierung,
- Ressourcenplanung nicht als Hauptfokus.
Wie wählt man die richtige Software aus?
Die passende Lösung hängt stark davon ab, wie Ihr Beratungsunternehmen arbeitet.
Wenn Ressourcenplanung die höchste Priorität hat
Spezialisierte Tools wie Teambook, Float oder Runn sind oft besser geeignet als klassische Projektmanagement-Software.
Wenn Forecasting besonders wichtig ist
Runn und Teambook bieten stärkere Funktionen für Kapazitätsplanung und Forecasting.
Wenn das Team schnell starten soll
Float und Teambook sind meist einfacher einzuführen und zu nutzen als komplexe Enterprise-Systeme.
Wenn bereits Projektmanagement-Software genutzt wird
Viele Beratungsunternehmen kombinieren Ressourcenplanung mit Tools wie Jira, Monday.com oder Asana.
Warum viele Beratungen Excel ersetzen
Viele Teams starten ihre Ressourcenplanung zunächst mit Excel oder Google Sheets.
Das funktioniert meist nur für eine gewisse Zeit.
Mit wachsender Projektanzahl entstehen schnell Probleme wie:
- doppelte Buchungen,
- fehlende Transparenz,
- manuelle Updates,
- ungenaue Forecasts,
- und ineffiziente Ressourcenverteilung.
Spezialisierte Planungstools automatisieren viele dieser Prozesse und schaffen deutlich mehr Transparenz.
Fazit
Beratungsunternehmen benötigen heute mehr als einfache Aufgabenverwaltung.
Moderne Teams brauchen klare Transparenz über:
- Ressourcen,
- Verfügbarkeiten,
- Auslastung,
- Forecasting,
- und zukünftige Kapazitäten.
Die beste Software hängt von den Prozessen, der Teamgröße und den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Für Beratungsunternehmen mit Fokus auf Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung gehören Teambook, Float und Runn aktuell zu den stärksten Lösungen am Markt.
Wenn Ihr Team nach einer modernen und einfach nutzbaren Ressourcenplanungssoftware sucht, können Sie Teambook kostenlos testen, um Projekte, Kapazitäten und Auslastung transparenter zu planen.
