Vous avez lancé avec succès votre agence de marketing digital, les affaires se développent, les clients viennent frapper à votre porte (virtuelle) et vous travaillez avec une poignée d’excellents collaborateurs.
Félicitations.
Mais ce succès va de pair avec des défis organisationnels qui peuvent rapidement entraîner des problèmes au paradis s’ils ne sont pas traités correctement. Lorsque l’on travaille sur différents projets, pour différents clients et avec différents collaborateurs (parfois à distance), les choses peuvent facilement devenir chaotiques.
Difficulté à se concentrer sur les besoins de chaque client, manque de communication au sein de l’équipe, retards, utilisation inefficace des ressources de l’agence… Telles sont les principales difficultés qui peuvent survenir.
Vous vous sentez concerné ?
Bonne nouvelle : tous ces problèmes peuvent être facilement évités (ou résolus). Il existe de nombreux outils de gestion de projet d’agence qui vous aideront à gérer votre agence en douceur, à permettre à votre équipe de fournir le meilleur service à tous les clients et, en fin de compte, à soulager tout les membres de l’équipe d’une grande quantité de stress.
Nous avons rassemblé quelques-uns des meilleurs outils de gestion disponibles que les agences peuvent utiliser pour leurs projets. Préparez-vous à développer votre activité !
Les meilleurs outils de gestion des projets et des tâches
Teambook (Gestion des ressources)
Nous avons trop souvent tendance à oublier que notre équipe est notre ressource la plus précieuse.
L’augmentation du nombre de projets, la pression exercée par nos clients et les demandes d’horaires personnels des membres de notre équipe entraînent souvent des problèmes de planification qui font perdre la tête. La gestion efficace d’une équipe peut s’avérer longue et frustrante…
…à moins d’utiliser le bon outil.
Avec Teambook, vous pouvez enfin dire adieu aux feuilles de calcul pour organiser la planification de votre équipe et avoir plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise.
Teambook offre une solution visuelle en temps réel pour la planification des ressources grâce à une plateforme conviviale qui vous donne un aperçu de l’occupation et de la performance de votre équipe. Dans un délai de 4 semaines, vous pouvez voir en un coup d’œil qui travaille sur quoi et qui est disponible ou non.
Ainsi, lorsqu’un nouveau projet est sur la table, vous pouvez facilement vous assurer que les membres de l’équipe requis sont disponibles avant de les inscrire au projet. Et si vous avez beaucoup d’employés à gérer ? Vous pouvez compter sur le système de hashtag pour vous assurer de trouver la personne la mieux adaptée au projet. Toutes les équipes peuvent vous aider à gérer les projets en cours, tant que vous pouvez allouer vos ressources efficacement.
Teambook facilite la vie de tout le monde. Les membres de votre équipe ne seront pas surchargés à cause d’une planification approximative, ils seront affectés à des tâches qui correspondent à leurs compétences et ils seront informés de toutes les mises à jour des réservations. Ils ont également accès à une page d’accueil personnelle affichant toutes les informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches.
Fini les équipes surchargées, les projets bâclés, les approbations, la peur de ne pas respecter les délais et le gaspillage de talents !
Mais ce n’est pas tout.
Teambook offre également un outil d’analyse puissant qui vous donne un aperçu des performances, de la productivité et de l’utilisation de votre équipe. Il vous donne une image claire du temps et du budget que votre équipe a consacrés à un projet et vous permet de découvrir les problèmes de planification… et les solutions.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan de base coûte 19 $/mois. Option pour les petites entreprises, limitée à 10 projets actifs.
- Le plan Pro coûte 39 $/mois. Il comprend 40 projets actifs, un nombre illimité de clients, un nombre illimité d’utilisateurs, une assistance clientèle et une sauvegarde quotidienne des données.
- Le plan Premium coûte 69 $/mois. Identique au plan Pro, mais avec 100 projets actifs.
- Le plan illimité coûte 199 $/mois. Tout illimité !
Disponibilité
Teambook fonctionne sur tous les principaux navigateurs.
Il s’intègre également avec Harvest, Zapier et Calendars pour le moment. Mais ce n’est qu’un début.
ProofHub (Gestion de projet)
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet facile à utiliser qui offre également de puissantes fonctions de collaboration, ProofHub est l’option idéale.
Que vous utilisiez de simples listes de choses à faire pour gérer vos tâches ou que vous adoptiez une approche plus agile en utilisant des tableaux Kanban pour la gestion des tâches, ProofHub vous offre les deux options.
Il remplace les nombreux outils que vous utilisez pour la gestion de projet, le suivi du temps, les rapports, la collaboration en ligne et la communication par un seul logiciel tout-en-un.
Vous bénéficiez de fonctionnalités flexibles de gestion des tâches, d’une application de chat intégrée, d’un espace dédié à la collaboration en temps réel, de flux de travail personnalisés, d’un minuteur et d’un suivi du temps, de diagrammes de Gantt, de rapports personnalisés, d’un calendrier et de bien d’autres choses encore.
Combien cela coûte-t-il ?
- Essai gratuit disponible
- Plan essentiel à 45 $ par mois
- Plan de contrôle ultime avec un nombre illimité d’utilisateurs et de projets disponible à 89 $ par mois
Disponibilité
- Application basée sur le cloud (pas d’installation).
- Application (Android & iOS)
Trello (Gestion des tâches)
Si vous lisez ce billet sur un écran caché derrière un tas de post-it multicolores, Trello pourrait bien être votre nouveau meilleur ami.
Trello se définit comme « un outil de collaboration qui organise vos projets en tableaux. En un coup d’œil, Trello vous indique ce sur quoi vous travaillez, qui travaille sur quoi et où en est le processus ».
Trello est un système Kanban moderne et virtuel qui rend la gestion de projet aussi visuelle et facile que possible. Tellement facile que vous commencerez à l’utiliser chez vous…
Comment cela fonctionne-t-il ?
Étape 1 : Un projet est représenté par un tableau.
Étape 2 : Chaque tâche liée à ce projet est représentée par une carte.
Étape 3 : Les cartes sont attribuées à des membres spécifiques de l’équipe
Étape 4 : Les cartes sont classées en listes d’étapes en fonction de l’état d’avancement (par exemple, « À faire », « En cours », « Terminé »).
Avons-nous dit à quel point c’est facile ?
À ce stade, vous pensez peut-être que la communication reste un problème. Bien que Trello n’offre pas de chat en direct ou d’alternative aux courriels, il comprend quelques fonctions de communication de base qui vous éviteront des conversations improductives par courriel. Les cartes sont cliquables et permettent aux membres de l’équipe d’ajouter une description, des listes de contrôle, des commentaires et même de télécharger des fichiers.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan gratuit est, en fait, gratuit. Il n’y a pas de limitation sur les fonctionnalités de base (yay !)
- Le plan Business Class coûte 9,99 $/mois. Il offre des fonctionnalités supplémentaires telles que l’intégration d’applications.
- Le plan Entreprise coûte 20,83 $/mois. Il s’adresse aux grandes entreprises et offre une sécurité accrue
Disponibilité
Un autre avantage de Trello est sa disponibilité. Il fonctionne sur tous vos appareils et vous permet de vérifier l’avancement de vos projets en déplacement.
- Web
- Bureau (MacOS et Windows)
- Application (IOS & Android)
Asana (Gestion des tâches)
Asana est un concurrent direct de Trello, tous deux leaders dans le domaine des logiciels de gestion des tâches. Nous avons choisi de préférer Trello pour son système Kanban visuel simple et sa facilité d’utilisation. Cependant, si vous travaillez généralement sur des projets plus importants avec de nombreux membres de l’équipe qui collaborent sur diverses tâches, Trello peut vite devenir désordonné et il est préférable d’utiliser Asana.
Asana offre plus de fonctionnalités et de flexibilité que Trello, ce qui le rend plus adapté aux grands projets collaboratifs, mais aussi plus complexe à utiliser. Alors que Trello se limite aux tableaux Kanban, Asana offre à ses utilisateurs davantage d’options de visualisation des projets (y compris des tableaux), ce qui permet aux membres de l’équipe de gérer les tâches à l’aide de la vue qu’ils préfèrent.
En quelques mots : Si vous recherchez un outil extrêmement convivial et visuel pour gérer des tâches simples, optez pour Trello. En revanche, si vous devez gérer de grands projets impliquant de nombreux membres de l’équipe, Asana sera plus adapté.
Les bons outils de gestion du temps
Toggl (Suivi du temps)
Vous êtes-vous déjà demandé où va votre temps et celui de votre personnel ?
C’est la fin de la semaine et vous avez le sentiment que vous auriez pu être plus productif. Ou bien il est temps de facturer un projet à votre client sur la base d’un taux horaire, mais vous avez totalement perdu la trace du temps exact que votre équipe a passé sur ce projet.
Le temps passe vite et le temps, c’est de l’argent.
Son suivi vous permet d’avoir une vision plus claire de votre gestion du temps et peut considérablement améliorer votre productivité. Voyez ce qui freine votre équipe et apprenez à connaître la valeur réelle d’un projet.
Toggl est un outil de suivi du temps basé sur le cloud conçu pour ceux qui ont juste besoin de suivre le temps passé à travailler sur différents projets. Le suivi du temps devrait être sans problème et sans friction, et c’est exactement ce que Toggl a gardé à l’esprit lors du développement de son logiciel.
Il est incroyablement facile à utiliser.
Choisissez un projet dans votre liste et appuyez sur un bouton pour démarrer le minuteur. Voilà, Toggl suit maintenant votre temps. Une fois que vous en avez terminé avec ce projet pour la journée, ou que vous avez une tâche plus urgente, appuyez sur le même bouton pour arrêter le minuteur. L’interface de Toggl est bien conçue et conviviale. Elle se concentre sur l’essentiel et vous permet de savoir exactement combien de temps vous et votre équipe avez passé sur différents projets.
Combien cela coûte-t-il ?
- L’offre de base est gratuite. L’expérience est sans publicité et suffisamment complète pour une utilisation de base.
- Le plan de démarrage coûte 7,2 $. Il offre des fonctions de reporting supplémentaires.
- Le plan Premium coûte 14,4 $. Il est assorti d’un meilleur support client et de fonctionnalités supplémentaires de gestion d’équipe.
- Le plan Entreprise est destiné aux grandes entreprises. Il est personnalisable et les prix dépendent des fonctionnalités.
Disponibilité
Toggl est disponible sur toutes les plateformes et est synchronisé entre elles. « Lancez le suivi dans votre navigateur, arrêtez le chronomètre sur votre téléphone ».
- Web
- Bureau (MacOS et Windows)
- Application (IOS & Android)
- Bouton du navigateur (Chrome & Firefox)
En outre, Toggl s’intègre à plus de 100 différents outils de gestion tels que Trello et Slack.
Docteur du temps (Time Tracker)
Time Doctor est notre deuxième outil de suivi du temps sur la liste.
Qu’est-ce qui le différencie d’un outil comme Toggl ou Harvest ?
Il vise à accroître la productivité et à s’assurer que les employés à distance (et vous-même) font ce qu’ils sont censés faire.
De nombreuses personnes travaillant en ligne peuvent le comprendre : les distractions sont omniprésentes… surtout lorsqu’on travaille à distance sans que personne ne vous « surveille ».
Et ce temps perdu, c’est ce que l’équipe de Time Doctor tente de soigner (d’où son nom).
Outre les fonctions traditionnelles de suivi du temps et de création de rapports offertes par les outils de gestion similaires, Time doctor propose trois fonctions de suivi principales qui peuvent réellement donner un coup de pouce à la productivité de votre équipe à distance.
Surveillance de l’inactivité : Time Doctor identifie lorsque vous passez un temps exagéré sur des sites web jugés improductifs (Facebook, Youtube…) et vous envoie alors un popup amical pour vous rappeler de rester concentré sur votre travail réel.
Rapport de productivité hebdomadaire : Une fois par semaine, Time Doctor envoie aux managers et aux utilisateurs un rapport reprenant tous les sites web et applications qui ont été utilisés pendant la semaine et pendant combien de temps. Vous vous demandez pourquoi une échéance n’a pas été respectée ? Une partie de la réponse se trouve peut-être dans ce rapport.
Captures d’écran : Il s’agit d’une fonction optionnelle. Vous pouvez configurer Time Doctor pour qu’il prenne une série de captures d’écran de l’écran des membres de votre équipe pendant, et seulement pendant, qu’ils suivent leur temps. Que vous la détestiez ou que vous l’aimiez, cette fonction empêchera certainement votre équipe à distance et vos consultants de jouer avec leur ordinateur portable. Plus important encore, elle vous permet de vous assurer qu’ils travaillent réellement le temps pour lequel ils sont payés.
Combien cela coûte-t-il ?
- Plan gratuit : Limité à la version de bureau. Pas de rapport ni de suivi.
- Le plan Solo coûte 5 $/mois. Idéal pour les utilisateurs individuels (les utilisateurs en consultation seule sont gratuits).
- L’offre standard coûte 9,99 $/mois. Le prix comprend toutes les fonctionnalités et 2 utilisateurs. Les utilisateurs supplémentaires coûtent 9,99 $/utilisateur/mois (les utilisateurs en consultation seule sont gratuits).
Disponibilité
- Ordinateur de bureau (Windows, Mac OS et Linux)
- Application Android
- Extension Chrome (suivi du temps directement à partir d’autres applications telles que Trello et Asana)
En outre, Time Doctor s’intègre à plus de 30 applications.
PomoDoneApp (Technique Pomodoro)
Are you familiar with the Pomodoro Technique?
Connaissez-vous la technique Pomodoro ?
Cette technique consiste à découper sa journée en sessions de travail (idéalement 25 minutes), chacune suivie d’une courte pause (idéalement 5 minutes). Une session de travail s’appelle une Pomodoro et toutes les 4 Pomodoros, vous bénéficiez d’une pause plus longue (environ 30 minutes).
L’objectif de cette technique est de vous forcer à vous concentrer et à éviter les distractions pendant chaque session de travail, sachant que vous bénéficiez d’une courte pause bien méritée après la session.
Même si cela peut sembler une perte de temps, la technique Pomodoro a prouvé qu’elle améliorait la productivité et permettait de garder l’esprit frais tout au long de la journée.
Il existe d’excellents minuteurs Pomodoro sur le marché pour vous aider à suivre votre temps.
L’une de nos préférées est PomoDoneApp, car elle a été développée pour offrir une intégration fluide avec des applications de gestion des tâches comme Trello ou Asana. Vous pouvez également synchroniser vos sessions Pomodoro avec Toggl et définir des pauses automatiques pendant vos sessions Toggl.
Nous apprécions également la fonction de liste noire de sites Web proposée dans la version de l’extension Chrome de PomoDoneApp, car elle vous empêchera de jeter un coup d’œil rapide à vos sites Web préférés non liés au travail pendant vos sessions Pomodoro.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan de démarrage est gratuit. Il limite les intégrations disponibles, le nombre de projets et l’accès aux journaux.
- Le plan Lite coûte 2 $/mois. Ajoute quelques intégrations et l’accès aux logs
- Le plan Ultimate coûte 3,5 $/mois. Intégrations et accès au journal illimités
- Le plan Entreprise est destiné aux grandes entreprises. Il est personnalisable et les prix dépendent des fonctionnalités.
Disponibilité
PomoDoneApp s’intègre actuellement à 17 apps (dont Trello, Asana, Slack, Toggl) mais ce nombre devrait passer à plus de 50 apps d’ici la fin de l’année 2019.
- Web
- Bureau (MacOS, Windows et Linux)
- Application (IOS & Android)
- Bouton du navigateur (Chrome & Firefox)
- Bouton du navigateur (Chrome)
Pomodoro.cc (Technique Pomodoro)
Vous n’êtes pas convaincu par la Technique Pomodoro ? Jetez un coup d’œil à Pomodoro.cc pour l’essayer.
Il s’agit d’une page web de suivi du temps pomodoro gratuite et basique que vous pouvez utiliser sans même créer de compte. Comme il s’agit d’un outil très basique, les fonctionnalités sont également limitées. Créez une liste de tâches et choisissez la durée de votre session Pomodoro (5, 15 ou 25 minutes), et le tour est joué !
CRM et Communication
Slack (messagerie instantanée professionnelle)
Comment communiquez-vous habituellement avec votre équipe ?
Courriel ? Lent !
Whatsapp ? Pas très professionnel.
Face à face ? Incroyable, mais pas toujours possible ou nécessaire…
Voici Slack, un logiciel de messagerie instantanée à vocation professionnelle qui vous fera abandonner les courriels au profit des conversations et améliorera considérablement la communication avec les employés ou les collaborateurs à distance.
Slack se définit comme « un hub de collaboration qui connecte votre organisation – toutes les pièces et les personnes – afin que vous puissiez faire avancer les choses ».
Oui, comme le coin de la machine à café, en quelque sorte…
Outre les conversations individuelles, Slacks propose également un système de canaux et c’est à vous de décider comment les utiliser. Vous pouvez créer un canal pour l’équipe marketing, un autre pour l’organisation d’un événement spécifique, un autre pour partager des nouvelles intéressantes… et même un canal pour des conversations détendues.
Vous voyez ce que je veux dire.
Slacks est un outil très complet qui offre un grand nombre de fonctionnalités intéressantes, dont les principales sont les suivantes :
- Transfert de fichiers
- Canaux partagés entre plusieurs espaces de travail
- Accès des membres invités à un canal (clients, partenaires…)
- Création de fils de discussion à l’intérieur d’une conversation. Cela permet d’éviter que les conversations de groupe ne deviennent désordonnées
- Appels vidéo et vocaux
- Notifications et mode « ne pas déranger
Une dernière chose. Nous nous sommes concentrés sur la communication au sein de l’équipe, mais Slack est également un excellent moyen de communiquer avec vos clients et de leur fournir une assistance instantanée. Vous pouvez également utiliser cet outil à un niveau supérieur et créer (ou rejoindre) un groupe de discussion sur Slack, un canal public autour d’un sujet, à la manière de Telegram. C’est une excellente occasion de rencontrer des personnes ou des prospects partageant les mêmes idées et de permettre des conversations en tête-à-tête.
Combien cela coûte-t-il ?
- Plan gratuit. Axé sur les petites équipes et limité à l’intérieur de l’entreprise (pas de canaux partagés ni de membres invités).
- Le plan standard est de 6,25 $/utilisateur/mois. Ouvre votre espace de travail à un accès externe (canaux partagés et membres invités) et introduit les appels de groupe (vidéo ou vocaux).
- Le plan Plus est de 11,75 $/utilisateur/mois. Offre des fonctionnalités plus complexes telles que l’authentification SSO ou les exportations d’entreprise pour les messages.
Disponibilité
Nous attendons d’un outil de messagerie instantanée qu’il soit disponible sur tous nos appareils. Et Slack répond à cette attente. Mention honorable pour sa disponibilité sur Linux et Windows Phone.
- Web
- Bureau (MacOS, Windows et Linux)
- Application (iOS, Android et Windows Phone)
Slack prend également en charge l’intégration d’un grand nombre d’applications et de logiciels. Et comme ils n’aiment pas faire les choses à moitié, ils ont créé un répertoire d’applications pour les présenter.
Spark (client de messagerie)
Slack est excellent pour la messagerie instantanée professionnelle, mais les courriels restent la voie à suivre dans de nombreuses situations.
Comme vous le constaterez en lisant cet article, nous adorons les logiciels basés sur le web, mais les clients de messagerie sont l’exception qui confirme la règle. Si vous êtes un utilisateur chevronné et que vous devez gérer plusieurs comptes de messagerie tout au long de la journée, les clients de messagerie tiers offrent des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et une interface propre.
Les meilleurs clients de messagerie tiers sont basés sur des applications.
Arrêtons-nous là. Si vous ne possédez pas de Macbook, Spark n’est pas fait pour vous car il n’est disponible que pour les possesseurs d’Apple et d’Android (pas encore disponible pour Windows).
Mais si vous possédez un Macbook ou un téléphone Android, vous allez adorer Spark… et, comme ils le disent eux-mêmes, « Love your email again ». Le logiciel est léger et son interface est l’une des plus claires que nous ayons vues.
Comme on peut s’y attendre d’un client de messagerie tiers, Spark fonctionne avec tous les principaux fournisseurs de services et permet l’utilisation de plusieurs comptes de messagerie.
Une fois vos comptes de messagerie configurés, la première fonctionnalité qui saute aux yeux est la boîte de réception unifiée intelligente, qui rassemble et classe les messages électroniques de vos différents comptes. De cette façon, vous pouvez voir les courriels prioritaires de vos différents comptes en un seul coup d’œil. Cette fonctionnalité s’étend également à vos boîtes aux lettres individuelles, afin d’éviter que vous ne passiez à côté d’un courriel important perdu entre deux newsletters.
Spark est également doté d’un certain nombre de fonctionnalités intéressantes pour une meilleure organisation. Voici une liste des plus intéressantes :
- Programmation des courriels
- Modèles d’e-mails avec espaces réservés personnalisés
- Rappels de suivi lorsque vous n’obtenez pas de réponse (également programmables)
- Signatures multiples (choisissez la bonne pour le bon courriel)
- Calendrier intégré
- Recherche en langage naturel pour trouver exactement ce que vous cherchez.
- Option « snoozing » pour revenir au bon moment sur un e-mail
Enfin, Spark offre également des fonctions de collaboration en temps réel. Vous pouvez créer, discuter et partager des e-mails avec vos collègues. Par exemple, vous pouvez discuter d’un e-mail dans un chat en direct avec votre équipe sans avoir à le leur transmettre.
Combien cela coûte-t-il ?
- Plan gratuit. Très complet ! Limité à 5 Go de stockage pour l’équipe, 5 modèles d’e-mails et 2 collaborateurs pour les projets partagés.
- Le plan Premium est de 6,39 $/utilisateur/mois. 10 Go par membre de l’équipe, nombre illimité de modèles et de collaborateurs, fonctions d’administration.
- Plan Entreprise. Prix sur mesure pour les grandes équipes
Disponibilité
Comme nous l’avons dit, Spark n’est disponible que sur l’écosystème Apple (iOS et macOS) et sur les téléphones Android.
Outils de collaboration
Mindmeister (Brainstorming & Mind Mapping)
S’asseoir et faire du brainstorming pour développer des idées qui mènent à des solutions est une étape importante pour toute agence numérique. Cependant, s’il n’est pas traité correctement, il peut être impossible de contrôler le flux d’informations et d’idées et de les transformer en quelque chose de concret.
Mais là encore, des outils existent pour aider votre équipe à capturer les idées et à les relier entre elles.
Vous pourriez simplement écrire vos idées sur du papier ou dans un éditeur de texte, mais un logiciel de cartographie mentale offre une solution plus visuelle. Le concept est simple : vous partez d’un concept de base à partir duquel vous créez des branches, puis des sous-branches, afin d’organiser et de structurer visuellement vos pensées.
Mindmeister est un logiciel de cartographie mentale collaborative basé sur le web qui offre un grand nombre de fonctions de personnalisation pour plus de clarté et de flexibilité.
Le fait qu’il soit basé sur le web signifie que vous n’aurez pas à faire face à des problèmes de compatibilité au sein de votre équipe et que le logiciel ne nécessite pas de téléchargement ni de mise à jour.
Mais cela signifie également que la collaboration en temps réel est facile, même lorsque la distance sépare les différents membres de l’équipe. Grâce à un lien partageable, vous pouvez inviter les membres de l’équipe ou les clients à contribuer à la carte mentale et ils peuvent communiquer par le biais d’un chat en direct intégré.
En termes de contenu, Mindmeister va plus loin que la création de cartes mentales de base.
Vous pouvez créer une carte à partir de zéro ou choisir parmi différentes mises en page et thèmes de cartes. Personnalisez ensuite votre carte avec des images d’arrière-plan, des couleurs, des styles et des mises en forme. Outre cette liberté de conception, vous avez également la possibilité d’enrichir le contenu de votre carte avec des pièces jointes, des médias (images et vidéos), des notes et des liens.
Nous avons présenté Mindmeister comme un outil de brainstorming, mais grâce à son ensemble de fonctionnalités, il peut également servir d’outil de prise de notes ou de présentation !
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan de base est gratuit. Parfait pour commencer, car très complet. Mais limité à 3 cartes mentales
- Le plan personnel est de 4,99 $/mois. Nombre illimité de cartes heuristiques, fonctions d’exportation et d’attachement de fichiers
- Le plan Pro est de 8,25 $/utilisateur/mois. Plusieurs membres de l’équipe, plus d’options d’exportation et plus de personnalisation
- Le plan d’affaires est de 12,49 $/utilisateur/mois. Groupes au sein de l’équipe, administration de l’équipe, support prioritaire
Disponibilité
Étant un logiciel basé sur le web, Mindmeister est disponible sur n’importe quel appareil équipé d’un navigateur web. Vous pouvez également le télécharger sous forme d’application (iOS et Android).
Pour des alternatives gratuites à la cartographie mentale, consultez : Bubbl.us ou Coggle
Figma (La conception simplifiée)
Figma est un logiciel de conception d’interface utilisateur et d’interface utilisateur basé sur le web. Beaucoup le préfèrent à Sketch pour ses fonctions de collaboration en équipe en temps réel et pour le fait qu’il s’agit d’un outil basé sur un navigateur sans décalage.
Dans ce cas, être un logiciel en ligne n’implique aucun compromis. La liste des fonctionnalités de Figma est énorme et nous n’allons pas nous plonger dans une description approfondie de chacune d’entre elles. Mais il vous offre tous les outils dont vous avez besoin pour la conception d’un projet, y compris le dessin, l’édition, le prototypage, le wireframing et le transfert au développeur.
Figma est souvent considéré comme le Google Docs des designers, car ses principaux atouts sont certainement ses fonctions de collaboration. Figma vous permet de créer différents projets et d’inviter des utilisateurs à collaborer en temps réel.
Dites adieu aux plateformes de stockage tierces, aux changements constants de système et aux transferts de fichiers.
Dites bonjour à l’édition en temps réel avec d’autres personnes et au retour d’information en direct de votre équipe ou de vos clients.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan de démarrage est gratuit. Limité à 2 éditeurs et 3 projets
- Le plan professionnel est de 12 $/éditeur/mois. Nombre illimité d’éditeurs et de projets, ainsi qu’un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires.
- Le plan d’organisation est de 45 $/éditeur/mois. Il offre des fonctionnalités et un contrôle plus complexes que le plan professionnel.
Disponibilité
Figma étant un logiciel en ligne, il est disponible sur tout appareil équipé d’un navigateur web. Mais il est également possible de télécharger une version de bureau native (MacOS & Windows).
Petit conseil : l’utilisation de la version de bureau vous permet d’accéder à vos polices locales.
Canva (Design & Wireframe)
Figma est génial, mais vous n’avez pas toujours besoin d’un outil de conception complet et puissant. Parfois, vous souhaitez simplement créer une image simple et rapide pour vos médias sociaux, mais vous voulez qu’elle soit bien conçue et attrayante.
C’est là que Canva devient vraiment pratique.
Canva est un outil de conception basé sur le web qui s’appuie sur des éléments à glisser-déposer pour créer des visuels attrayants en toute simplicité. En quelques mots : C’est un outil graphique pour les utilisateurs non qualifiés.
Mais même le concepteur expérimenté le trouvera utile lorsqu’il n’a pas le temps de créer un visuel à partir de zéro, ou lorsqu’il a besoin d’inspiration.
Il est extrêmement facile à utiliser et Canva fait la plus grande partie du travail pour vous. Après avoir choisi les dimensions du document en fonction de son objectif, tout le reste est un travail de glisser-déposer et de personnalisation. Choisissez une mise en page, ajoutez des cadres, modifiez la police et les couleurs, téléchargez votre propre arrière-plan… Canva offre une grande liberté et une grande flexibilité, même dans sa version gratuite !
Mais ce n’est pas tout.
Basé sur le cloud, Canva vous permet également d’inviter des membres de votre équipe à partager vos créations. Cette fonction est très appréciée lorsqu’un collègue non qualifié a besoin de réutiliser l’un de vos dessins, avec un texte actualisé par exemple.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan Free Forever est gratuit. Offre un grand nombre de fonctionnalités, avec une personnalisation limitée
- Le plan Canva pour le travail est de 12,95 $/membre de l’équipe/mois. Vous donne accès à tous les modèles, éléments et personnalisations premium.
- Canva Entreprise. Offre une tarification personnalisée pour les équipes de plus de 30 membres et un support client avancé.
Disponibilité
En tant que logiciel en ligne, Canva est disponible sur n’importe quel appareil équipé d’un navigateur web.
Il n’existe pas de version de bureau à télécharger, mais Canva est disponible sous forme d’application (appareils iOS et Android).
Diigo (Gestion des connaissances)
Diigo a d’abord été conçu comme un outil de mise en signet en ligne. Mais ils ont remarqué que même si nous passons une grande partie de la journée à travailler avec des informations en ligne, notre flux de travail avec ces informations est plutôt inefficace. C’est pourquoi ils ont rapidement développé quelque chose de beaucoup plus puissant, à un niveau personnel, mais aussi dans le cadre d’un travail d’équipe.
Diigo se définit désormais comme un « outil polyvalent de gestion des connaissances personnelles qui améliore considérablement votre flux de travail et votre productivité ».
Qu’est-ce que cela signifie ?
L’équipe de Diigo veut vous aider à digérer cet énorme fouillis d’informations en ligne, afin d’améliorer votre flux d’informations, de la navigation au partage. Pour ce faire, l’outil est structuré autour de 4 fonctions principales : collecter – annoter – organiser – partager.
Collecter
Diigo était à l’origine un outil de bookmarking, il est donc logique qu’ils aient gardé cette fonctionnalité comme point de départ. Vous pouvez créer une bibliothèque à partir des données en ligne que vous collectez (pages web, liens, captures d’écran, images…) et son contenu est automatiquement archivé dans le nuage. Vous pouvez alors y accéder n’importe où et n’importe quand, même lorsque le contenu est indisponible.
Annoter
Pour plus d’efficacité, vous pouvez ajouter des notes et des surligneurs aux pages web et aux PDF. Vous pouvez ainsi attirer l’attention sur une partie spécifique du document et partager vos réflexions directement sur ce document.
Organiser
Lorsque vous créez votre bibliothèque, vous souhaitez accéder facilement et rapidement aux informations stockées, à chaque fois que vous en aurez besoin dans le futur. Diigo vise à vous faciliter la vie grâce à des fonctions de recherche avancée, de marquage et de listes.
Partager
Vous pouvez vouloir garder toutes ces informations pour vous, mais la principale valeur ajoutée de Diigo pour une agence numérique est sa fonction de groupe. Un groupe est une bibliothèque partagée qui permet à ses membres de naviguer et d’ajouter du contenu à cette bibliothèque. Mais plus encore, pour faciliter la collaboration, les membres du groupe peuvent également interagir et ajouter des annotations sur la page.
Combien cela coûte-t-il ?
- Le plan gratuit est gratuit. Parfait pour essayer Diigo. Il contient des publicités et est limité à 500 signets et 100 mises en avant. (Les fonctions collaboratives ne sont disponibles que dans le plan Business)
- L’offre standard est de 40 $ par an. Pas de publicité, un nombre illimité de signets, de mises en avant et d’images.
- Le plan professionnel est de 59 $/an. Identique à l’offre Standard + stockage illimité de PDF et sorties.
- Le plan d’affaires est de 10 $/utilisateur/mois. Identique au plan professionnel + fonctionnalités avancées pour les équipes
Disponibilité
Diigo veut vous permettre d’accéder à l’information n’importe où. Ils sont donc disponibles sur presque tous les appareils.
- Extension Chrome
- Ajout d’un signet (javascript). Fonctionne sur tous les navigateurs
- Application (iOS & Android)
G Suite (Google Business Suite)
Un article sur les outils d’organisation sans G Suite serait tout simplement incomplet.
Tout le monde connaît les différents services offerts par Google et vous utilisez certainement certains d’entre eux, à titre privé ou professionnel.
Mais connaissez-vous et avez-vous envisagé G Suite pour votre entreprise ?
Cette suite est la réponse de Google aux problèmes de collaboration des entreprises. Il s’agit d’une plateforme regroupant la crème de la crème des services de collaboration et de productivité de Google basés sur le cloud, tels que :
-
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs, Sheets, Forms, Slides
- Google Agenda
- Hangouts
- Garder
- Sites, App Maker
» Tout ce dont vous avez besoin dans un seul package«
Tous ces outils sont gratuits lorsqu’ils sont utilisés individuellement, mais G Suite coûtera à votre entreprise quelques dollars par mois. La question qui se pose maintenant est de savoir pourquoi quelqu’un paierait pour cela.
Cela peut en valoir la peine, car l’inscription à G Suite vous permettra, à vous et à vos employés, d’utiliser la puissante plateforme de Gmail avec votre propre nom de domaine personnalisé (quel que soit le plan tarifaire). Soyons réalistes : « @gmail.com » n’est pas très professionnel dans le monde des affaires.
Mais le nom de domaine personnalisé n’est pas le seul avantage offert par G Suite. En voici les principaux :
- Stockage étendu sur Google Drive (par utilisateur). 10 $ pour un stockage illimité dans le nuage… attendez, quoi ?!
- Panneau d’administration pour gérer les utilisateurs, les groupes, les applications, etc.
- Calendriers partagés
- Caractéristiques de sécurité essentielles
- Assistance 24×7
Combien cela coûte-t-il ?
- L’offre de base coûte 5 $/utilisateur/mois. Il vous permet de disposer de 30 Go de stockage
- Le plan d’affaires coûte 10 $/utilisateur/mois. Passez de 30 Go à un stockage illimité et bénéficiez de fonctions de contrôle supplémentaires.
- Le plan Entreprise coûte 25 $/utilisateur/mois. Destiné aux grandes entreprises, il offre un contrôle et des fonctionnalités avancés.
Disponibilité
G Suite n’étant pas un logiciel à proprement parler, la disponibilité dépend de chaque produit de la suite. Mais comme on peut s’y attendre de la part de Google, la plupart des produits sont disponibles et synchronisés entre les plates-formes.
Outils de facturation
Zoho Invoice
Vous dirigez une entreprise relativement petite avec un nombre limité de clients ?
Dans ce cas, Zoho Invoice est peut-être votre meilleur choix de logiciel de facturation. Et c’est encore mieux si vous utilisez aussi l’une des plus de 30 applications en ligne de l’écosystème de Zoho.
Ce qui distingue Zoho des autres logiciels de facturation, c’est son plan gratuit. La plupart des logiciels (y compris les logiciels de facturation) limitent les fonctionnalités disponibles dans leur version gratuite, mais le plan gratuit de Zoho vous donne accès à toutes les fonctionnalités, pour toujours. Cependant, il vous limite à 1 utilisateur et à 5 clients.
Et quand on sait que Zoho Invoice est l’un des logiciels de facturation qui offre le plus de fonctionnalités personnalisables, cela rend ce plan gratuit très attractif pour les petites entreprises qui souhaitent tout de même émettre des factures personnalisées et professionnelles.
Mais ne vous méprenez pas.
Zoho est également une excellente option pour les entreprises ayant plus de clients. C’est un outil très complet et ses formules payantes sont encore très compétitives.
Nous attendons également d’un bon logiciel de facturation qu’il soit facile à utiliser et qu’il nous fasse gagner du temps. En effet, l’ensemble du processus de facturation doit être aussi rapide et automatisé que possible.
Et Zoho est à la hauteur. « Passez plus de temps à développer votre entreprise et moins de temps à envoyer des factures »… comme ils le prétendent.
L’interface est simple et facile à utiliser, avec un tableau de bord à gauche qui vous donne un accès rapide à tout ce dont vous avez besoin pour envoyer des devis ou des factures, enregistrer de nouveaux contacts, suivre vos dépenses ou même établir des factures récurrentes.
En ce qui concerne le processus de facturation, il est on ne peut plus simple et rapide. Il suffit de modifier les différentes variables de la facture et de l’envoyer à l’adresse électronique de votre client, directement à partir de Zoho.
Les factures sont également assez personnalisables. Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles, modifier la police de caractères, ajouter un message par défaut et le logo de votre entreprise.
Combien cela coûte-t-il ?
- Plan gratuit. Fonctionnalités complètes mais limitées à 1 utilisateur, 5 clients et 5 flux de travail automatisés.
- L’offre de base coûte 9 $/mois. Toujours limité à 1 utilisateur et 5 flux de travail automatisés, mais jusqu’à 50 clients.
- Le plan standard coûte 19 $/mois. Jusqu’à 3 utilisateurs, 500 clients, 10 flux de travail automatisés
- Le plan professionnel coûte 29 $/mois. Jusqu’à 10 utilisateurs, 10 flux de travail automatisés, un nombre illimité de clients et un domaine personnalisé.
Disponibilité
Zoho Invoice est principalement un logiciel basé sur le web, mais il existe également une version de bureau Windows (bêta). Vous pouvez télécharger une application sur votre smartphone (iOS et Android).
Faites-nous savoir dans les commentaires si vous pensez que nous avons oublié un outil ou une catégorie importante, nous sommes toujours ravis d’en découvrir de nouveaux.
