Comment identifier et limiter les risques dans vos projets ?

limiter les risques dans vos projets

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La gestion des risques est un élément crucial dans la réussite de tout projet. Teambook, avec ses fonctionnalités avancées, offre des outils efficaces pour identifier et limiter les risques dès la phase de planification.

Cet article explore comment utiliser Teambook pour une gestion des risques proactive et efficace.

1. Bien définir les règles dès la création du projet

La première étape pour limiter les risques est de bien définir les règles dès la création du projet dans Teambook.

création de projet dans l'outil de gestion des ressources Teambook

En saisissant des éléments clés tels que le budget temps et les dates de début et de fin, vous pouvez visualiser directement dans le planificateur les périodes durant lesquelles des ressources peuvent ou doivent être budgétisées. Cette clarté initiale aide à prévenir les dépassements de budget et les retards.

2. Utilisation de jalons dans la vue « Par Projet »

Les jalons sont essentiels pour suivre la progression et gérer les phases du projet.

Dans la vue « par projet » de l’écran de planification de Teambook, l’utilisation de jalons permet de fixer et visualiser ces étapes clés. Si nécessaire, vous pouvez adapter les ressources prévues en fonction de l’avancement du projet, ce qui aide à anticiper et à réagir aux changements.

3. Horaires personnalisés pour les ressources projets

Teambook permet de définir des horaires personnalisés pour chaque ressource, y compris les temps partiels. Ces informations apparaissent de façon spécifique sur le planificateur, évitant ainsi de réserver des créneaux non disponibles. Cette fonctionnalité réduit le risque de conflits d’horaires et optimise l’utilisation des ressources.

4. Planification des temps « Hors Projets »

Il est important que le planning reflète aussi les temps « hors projets ». Teambook permet d’insérer automatiquement des jours fériés, de planifier des formations et de prendre en compte les vacances. Cette visibilité complète assure que tous les facteurs affectant la disponibilité des ressources sont pris en compte, réduisant ainsi les risques d’interruptions imprévues.

5. Gestion fine des balises pour les ressources

Teambook propose l’utilisation de balises (ou « tags ») pour définir les compétences, spécificités et autres localisations de vos ressources projet. Celles-ci sont librement définies et affectées aux utilisateurs selon la logique qui correspond à votre organisation.

La vue Utilisateurs offre une synthèse des compétences clés définies et affectées et ces valeurs sont utilisables pour filtrer les informations dans l’écran de planification, permettant ainsi une affectation précise et efficace des ressources, optimisant ainsi l’utilisation des compétences disponibles. En bref, une gestion fine de ces balises assure aux chefs de projet de disposer des bonnes ressources pour les bonnes tâches!

6. Utilisation du dashboard pour le suivi des performances

Le management et les chefs de projets doivent fréquemment consulter le Dashboard pour vérifier les performances mais aussi identifier d’éventuelles anomalies. Par exemple, une productivité supérieure à 100% n’est pas tenable à terme et peut indiquer un risque de surmenage ou de burnout.

7. Surveillance des indicateurs de budget et de sur-booking

Les planificateurs doivent surveiller les barres de progression présentées lors de chaque saisie de réservation, qui sont des indicateurs de budget potentiellement dépassés. De plus, les indications en rouge sur l’écran de planification démontrent d’éventuels sur-bookings, permettant une intervention rapide pour réajuster les affectations.

éviter le sur-booking dans la planification de projets avec Teambook

Conclusion

En utilisant les fonctionnalités avancées de Teambook pour la planification et le suivi, vous pouvez identifier et limiter efficacement les risques dans vos projets.

Cette approche proactive est essentielle pour assurer la réussite et la durabilité de vos initiatives de projet. Maintenant que vous avez pris connaissance de cette brève démonstration, quoi de mieux que de tester Teambook pour de vrai ? C’est gratuit jusqu’à 10 projets, profitez-en !

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