Vue d’ensemble
Entreprise : Soleil Digital
Secteur d’activité : Agence de marketing numérique
Taille de l’entreprise : 1-50 employés
Défi : Visibilité et évolutivité limitées lors de l’utilisation d’Excel pour la planification des ressources
Solution : Teambook pour la planification visuelle des ressources et la prévision des capacités
Résultat : Une planification plus rapide, une appropriation plus claire, des décisions plus sûres en matière de capacité et un alignement plus fort de l’équipe.
A propos de Soleil Digital, une agence de marketing numérique
Soleil Digital est une agence de marketing numérique qui jongle avec de multiples projets et dont l’équipe ne cesse de s’agrandir et d’évoluer. Comme la plupart des agences dans des secteurs en évolution rapide, ils ont besoin de savoir qui fait quoi, qui est disponible, et comment le travail actuel a un impact sur ce qu’ils peuvent prendre en charge à l’avenir.
Au fur et à mesure que Soleil Digital se développait, une planification précise et efficace des ressources devenait de plus en plus importante. Sans une meilleure visibilité, le risque de goulots d’étranglement, de mauvaise affectation et de dépendance à l’égard des suppositions s’est accru en même temps que l’équipe.
Le défi : étendre la planification des ressources au-delà d’Excel
Au début, Soleil Digital utilisait des feuilles de calcul Excel pour gérer la planification de ses ressources. Cela a bien fonctionné au début, mais au fur et à mesure que l’entreprise prenait en charge davantage de projets et engageait plus de personnel, la mise à jour de l’ensemble des données devenait un véritable casse-tête.
Quelques problèmes ont commencé à apparaître :
Visibilité limitée de la charge de travail et de la disponibilité
Ils ne disposaient pas d’un bon moyen de savoir en temps réel qui travaillait sur quoi ou qui disposait de la bande passante. Cela rendait la coordination difficile et les décisions de planification prenaient plus de temps qu’elles ne le devraient.
Mises à jour manuelles et risque accru d’erreurs
La mise à jour des feuilles de calcul nécessitait des mises à jour manuelles constantes. Cela prenait du temps et, honnêtement, des erreurs se glissaient assez régulièrement.
Pas de prévision fiable de la capacité
Excel n’était tout simplement pas conçu pour prévoir la capacité des mois à venir. Il était difficile de voir plus loin que les tâches immédiates, ce qui rendait difficile d’étayer les décisions d’embauche ou de recrutement par des chiffres réels.
Ce que Soleil Digital attendait d’un outil de planification des ressources
Lorsqu’ils ont commencé à chercher quelque chose de mieux, Soleil Digital savait ce dont ils avaient besoin :
Planification visuelle, par glisser-déposer
Ils voulaient une clarté instantanée sur qui fait quoi, qui est disponible et quelles sont les étapes à venir. Un tableau visuel où ils pourraient glisser et déposer des missions éliminerait la confusion des onglets des feuilles de calcul.
La planification des capacités au-delà de la programmation quotidienne
Au-delà des tâches immédiates, ils avaient besoin de simuler la demande par rapport à la disponibilité sur une période de 6 à 24 mois. Cette visibilité à long terme permettrait de prendre des décisions en matière d’embauche et de personnel fondées sur des données plutôt que sur des suppositions.
Feuilles de temps rapides et intégrées
Des feuilles de temps intégrées qui pourraient être pré-remplies à partir du travail planifié avec des approbations en un clic élimineraient les allers-retours fastidieux entre le suivi des résultats réels et les plans.
Des vues et des options d’affectation flexibles
Des filtres intelligents, des étiquettes et des vues sauvegardées pour faciliter l’attribution du travail en fonction des compétences et passer instantanément d’une vue utilisateur à une vue projet. La possibilité d’examiner leurs activités sous différents angles en fonction des besoins du moment.
Alignement de l’équipe en temps réel
La synchronisation des calendriers et les applications mobiles permettent à tout le monde de rester aligné en déplacement. Un lien de programmation en lecture seule pour les clients offrirait une visibilité en temps réel sans aucun va-et-vient.
Des intégrations simples et des prix équitables
L’outil devait s’intégrer dans leur pile existante sans problème informatique. La tarification devait être logique : paiement par projet actif, pas d’utilisateurs illimités, avec un essai gratuit pour commencer.
Pourquoi Soleil Digital a choisi Teambook pour la planification des ressources
Teambook a attiré leur attention parce qu’il semblait pratique, conçu pour les agences, et qu’il répondait à toutes leurs attentes.
Planification visuelle des ressources avec clarté en temps réel
Le tableau de planification par glisser-déposer a permis de voir facilement qui faisait quoi et quand, offrant une clarté instantanée à l’ensemble de l’équipe.
Planification et prévision des capacités
Avec Teambook, ils pouvaient comparer le travail entrant avec les personnes disponibles et même exécuter des scénarios de simulation de 6 à 24 mois.
Feuilles de temps intégrées et connectées à la planification
Les feuilles de temps intégrées peuvent se remplir automatiquement à partir du travail planifié en un seul clic, ce qui permet de voir facilement comment les heures réelles se comparent au plan et d’approuver les entrées.
Des vues, des filtres et une logique de planification flexibles
Des filtres intelligents, des étiquettes et des vues personnalisées leur permettent de planifier en fonction des compétences, des rôles ou des projets, selon les besoins du moment.
Synchronisation des calendriers et alignement des équipes
La synchronisation des calendriers et les liens de programmation partageables ont permis à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde en temps réel, réduisant ainsi la confusion et les échanges de courriels interminables.
De plus, Teambook s’intégrait parfaitement à leurs autres outils et proposait une tarification basée sur les projets actifs au lieu d’une tarification par personne.
L’impact sur la clarté de la planification et les décisions en matière de capacité
Depuis qu’il a adopté Teambook, Soleil Digital a constaté de réelles améliorations dans la manière dont il planifie et gère son personnel.
Des processus de planification plus rapides et plus clairs
La planification est devenue plus rapide et plus claire. Moins de travail manuel, moins de bousculades à la dernière minute.
Amélioration de l’utilisation des ressources
Le fait de pouvoir visualiser la charge de travail les a aidés à mieux équilibrer les choses, en évitant de surcharger certaines personnes alors que d’autres restaient inactives.
Des décisions plus sûres en matière de recrutement et d’embauche
Le fait de disposer de données solides sur les capacités leur a permis de prendre des décisions en matière de dotation et d’embauche en se basant sur des chiffres réels plutôt que sur des suppositions.
Une source de vérité partagée par l’équipe
Teambook est devenu leur unique source de vérité, tout le monde ayant accès aux mêmes informations, ce qui a permis de réduire la confusion.
Considérations relatives à la mise en place et au contexte d’adoption
Pour commencer, il a fallu paramétrer les étiquettes, les compétences, les rôles et les autorisations en fonction de leur mode de fonctionnement. Cela a pris un peu de temps au départ, mais les bénéfices ont été rapides.
Une fois que tout a été mis en place, Teambook a tout simplement fonctionné. Il est devenu un élément fiable de leur routine quotidienne.
Principaux enseignements pour les agences qui planifient des ressources à grande échelle
Pour Soleil Digital, le passage d’Excel à Teambook leur a donné un moyen simple et évolutif de planifier sans les tracas des feuilles de calcul manuelles ou des systèmes PSA surchargés.
En optant pour un système de planification visuel et facile à utiliser, ils ont gagné en clarté, ont pu voir venir les problèmes de capacité et ont trouvé un moyen durable de gérer la croissance, tout cela sans compliquer les choses plus que nécessaire.
