Contrôler le budget temps d’un projet est crucial pour le succès de toute entreprise. Avec Teambook, vous avez un allié de taille pour maîtriser cette dimension essentielle de la gestion de projet.
Voici, dans cet article tutoriel, comment procéder pour éviter les dépassements de temps et optimiser la gestion de vos ressources.
1. Définir le budget Temps de chaque projet
La première étape consiste à entrer dans Teambook le budget temps alloué à chaque projet. Ce temps estimé est la pierre angulaire de votre planification. Il représente la quantité totale de temps que vous prévoyez de consacrer au projet. En définissant clairement ce budget dès le départ, vous établissez un cadre de référence essentiel pour la suite de la gestion du projet.
2. Utilisation de la barre de progression lors de la planification
Lorsque vous planifiez des tâches dans Teambook, une barre de progression s’affiche. Cette dernière indique le temps déjà planifié par rapport au temps estimé. Cet outil visuel est extrêmement utile pour comprendre en un coup d’œil le budget temps « encore disponible ». Cela aide à éviter de surcharger le projet dès les premières phases de planification.
3. Saisie des temps réels et mise à jour de la progression.
En fin de période, il est crucial que les membres de l’équipe saisissent les temps réellement passés sur les projets. Ces informations viennent compléter la barre de progression initiale. Cette mise à jour permet une comparaison directe entre le temps planifié et le temps effectivement consacré au projet, offrant une vision claire de l’avancement réel par rapport aux prévisions.
4. Visualisation détaillée dans le menu Projet
Le menu Projet de Teambook offre une visualisation détaillée de la progression du projet. Vous y trouverez une barre indiquant à la fois les temps affectés (pour lesquels des créneaux sont planifiés) et les temps réellement passés, en les comparant au temps estimé initialement. Un code couleur facilite l’identification des dépassements, permettant une intervention rapide pour rectifier le tir.
5. Outils de Comparaison sur le Dashboard
Le dashboard de Teambook propose des outils de comparaison « budget versus effectifs ». Ces outils graphiques sont parfaits pour visualiser les éventuels dépassements ou le « budget résiduel ». Ils offrent une perspective globale et immédiate sur la santé financière du projet en terme de temps.
6. Gestion des projets additionnels et changements de Scope
Enfin, il est possible de créer dans Teambook des projets additionnels, par exemple en cas de rallonges budgétaires ou de modifications de l’étendue du projet. Nous conseillons d’utiliser une syntaxe significative pour le champ « code de projet » afin de faciliter le suivi et la distinction entre les différents projets ou phases d’un même projet.
Conclusion
En suivant ces étapes avec Teambook, vous aurez une maîtrise complète sur le budget temps de vos projets, vous permettant d’éviter les dépassements et de maximiser l’efficacité de votre gestion de projet.
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