Pourquoi prendre au sérieux la disponibilité des ressources projets?

L’expansion d’une entreprise de services professionnels peut être limitée par les ressources disponibles, et vice versa. Utilisez notre guide complet pour suivre la disponibilité des ressources et les optimiser chaque fois que cela est possible.

C’est un pari que de se lancer dans de nouveaux projets sans savoir quelles ressources seront disponibles. Les individus ne sont jamais totalement disponibles, tout dépend de ce que demandent les autres unités de l’entreprise. Même si de nombreux managers en sont conscients, ils n’ont souvent pas une connaissance approfondie des horaires et des réservations de leur personnel, ce qui fait de la gestion des ressources une préoccupation majeure pour de nombreux dirigeants depuis de nombreuses années.

Cependant, la réalité est que non seulement vous devez acquérir les ressources nécessaires avant de commencer un nouveau projet, mais vous ne voulez pas non plus qu’elles soient inutilisées, ce qui entraînerait des dépenses supplémentaires. Une organisation plus efficace qui ne gaspille pas les talents ou l’argent peut être obtenue en prenant la décision d’être conscient des ressources disponibles.

Si le suivi de la disponibilité des ressources s’est avéré difficile, poursuivez la lecture de ce guide. C’est en fait plus simple que vous ne l’imaginez !

Quelle est la disponibilité des ressources ?

Un calendrier des ressources est fréquemment utilisé pour cartographier la disponibilité des ressources. Voici une illustration de Teambook réalisée à partir de nos données de test :

Bien qu’il soit utile de garder un œil sur la disponibilité des ressources, pourquoi est-ce nécessaire en premier lieu ?

Selon McKinsey, la disponibilité des ressources fait référence à la manière dont les ressources sont allouées aux initiatives commerciales prioritaires. Les entreprises peuvent trouver des lacunes dans les ressources nécessaires à chaque projet et développer un plan pour les combler en cartographiant les ressources disponibles pour chaque projet au moment opportun.

Les avantages du contrôle de l’accessibilité des ressources

À la suite de l’épidémie, les entreprises qui fournissent des biens et des services ont compris que leur clientèle était le fondement de leurs activités. Leur ressource la plus précieuse est leur main-d’œuvre, qui doit être répartie de manière à profiter à l’entreprise. Les entreprises peuvent optimiser leurs ressources et prendre des virages inattendus en tirant parti de la disponibilité des ressources. Sans parler de la clarté que le processus de planification des projets gagne grâce à la disponibilité des ressources.

Nous avons découvert de nombreux problèmes que le suivi de la disponibilité des ressources peut éviter tout en évaluant ses avantages. Il s’agit notamment des problèmes suivants

• des ressources surchargées. Il est facile de surréserver des employés lorsque l’on ne sait pas quand ils seront disponibles. Ils peuvent ne pas être productifs même s’ils sont libres à une heure précise s’ils viennent d’accomplir une tâche importante.
• des ressources qui ne sont pas pleinement exploitées. Chaque ressource a un coût, et l’argent est gaspillé s’il n’est pas utilisé de manière productive. La planification de la disponibilité des ressources vous permet d’affecter les ressources de manière à maximiser leur utilisation.
• conflits sur les ressources. D’autres services de l’entreprise, des projets rivaux ou des organisations extérieures peuvent vous disputer des ressources.

Le suivi des ressources en général permet de prévoir les besoins en ressources et de sélectionner les employés qui non seulement rempliront les engagements du projet, mais généreront également des revenus pour l’organisation.

Comment utiliser le planificateur de ressources projets de Teambook pour optimiser la disponibilité des ressources ?

1. Établissez une cartographie de vos ressources

Les calendriers et les cartographies des ressources sont des outils fréquemment utilisés pour contrôler la disponibilité des ressources. Vous pouvez utiliser ces graphiques visuels, qui comprennent un calendrier de réservation et de disponibilité des ressources, dans l’ensemble de votre entreprise. Cela permet de créer des plans de projet fiables et de faire savoir à tous les utilisateurs quand les ressources sont disponibles et utilisées.

Les tableaux de disponibilité des ressources fournis par Teambook sont prêts à l’emploi ; il suffit d’ajouter les ressources et les projets associés à votre entreprise. La mise en œuvre des priorités de l’entreprise est plus efficace lorsque la mise à jour des feuilles de calcul ne nécessite pas des heures de travail humain. Découvrez toutes les solutions alternatives pour votre planification de ressource.

Un calendrier des ressources bien conçu garantit la disponibilité en temps voulu des ressources appropriées et, dans certaines situations, peut également contribuer à prévenir les problèmes liés à la disponibilité. Vos activités seront moins aléatoires si vous disposez de l’ensemble des ressources affichées à l’écran.

2. Attribuer les rôles et compétences  des membres de l’équipe

Rappeler le rôle de chacun dans l’entreprise. Conformément à son contrat, chaque membre de l’équipe a un rôle principal lié à son titre professionnel ; cependant, en fonction de ses compétences et des exigences du projet, il peut également assumer de nombreuses responsabilités.

Toutes ces informations doivent pouvoir être saisies dans votre outil de planification pour chacune de vos ressources projet, ce qui permettra de visualiser les projections de capacité pour chacune d’entre elles (et / ou combinaisons).

3. Annoter les lieux, les capacités et bien d’autres choses encore

Dans un outil de planification bien conçu, comme Teambook par exemple, vous pouvez utiliser les balises pour cartographier vos ressources et vos projets de la manière suivante :

• Compétences : Supposons que vous ayez besoin d’une personne experte dans un domaine particulier, comme la programmation. Si quelqu’un est compétent en Javascript, PHP et InDesign, par exemple, vous pouvez l’étiqueter en fonction de ses compétences et lui assigner des tâches rapidement.
• Localisation : Si vous travaillez avec des clients situés à l’étranger ou si vous disposez d’une équipe internationale, vous pouvez utiliser la fonction de marquage pour trouver des personnes et des projets dans une zone spécifique. Parmi les exemples de lieux spécifiques, citons le bureau 1, le travail à distance (un arrangement de travail particulier) et Auckland (une ville ou une région spécifique).
• Séniorité : Pour faire la distinction entre les compétences et l’expérience des personnes, vous pouvez utiliser des balises telles que « senior », « junior », « associé » ou « stagiaire » pour affecter à un projet une personne ayant un certain niveau d’expérience.
• Taille du projet : Vous pouvez étiqueter les projets en fonction de leur taille afin de voir comment les différentes tailles de projets affectent la santé financière de votre entreprise. Cette fonction est très utile pour l’établissement de rapports.

4. Établir un pipeline de projets et affecter des ressources aux tâches

Lorsque de nouveaux projets sont reçus, vous pouvez rapidement déterminer qui, au sein de l’entreprise, est « le plus disponible » en utilisant l’outil « Tri par disponibilité ».

A un niveau de détail plus élevé, le nouveau tableau de disponibilité de Teambook vous montrera combien d’heures, en tenant compte de votre charge de travail actuelle, chaque rôle ou équipe de projet est disponible un jour donné.

Le nouveau tableau de disponibilité, en ligne avec le tableau de capacité et de charge de travail de Teambook , vous permet de creuser jusqu’à une équipe ou une fonction spécifique, en plus de visualiser la disponibilité dans l’ensemble de l’entreprise.

Remarques finales

La gestion de projet deviendra beaucoup plus simple avec l’aide des quatre processus ci-dessus, qui vous aideront également à comprendre la disponibilité des personnes, des emplois et de leurs talents dans différents lieux.

En matière de gestion de projet, la connaissance de la disponibilité des ressources présente de nombreux avantages évidents. Il est également essentiel de comprendre les effets potentiels sur les objectifs généraux de l’entreprise.

Profitez de l’essai gratuit de Teambook dès maintenant et commencez à prendre au sérieux la disponibilité des ressources.