Le suivi du temps de travail est essentiel pour garantir la productivité, la rentabilité et la satisfaction des employés. Avec l’outil Teambook, vous pouvez suivre avec précision le temps de travail de chaque membre de votre équipe.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers un tutoriel étape par étape pour optimiser votre utilisation de Teambook.
1. Définissez les compétences clés de votre organisation
Commencez par identifier et définir les compétences essentielles au sein de votre organisation. Créez des balises (ou « tags ») pour chaque compétence. Ces balises vous aideront à catégoriser et à filtrer vos ressources plus tard.
2. Créez vos utilisateurs
Ajoutez chaque membre de votre équipe en tant qu’utilisateur dans Teambook. Si certains travaillent à temps partiel, spécifiez leurs horaires.
Et n’oubliez pas, Teambook ne facture pas par utilisateur. Vous pouvez donc ajouter autant de collaborateurs que nécessaire, y compris des sous-traitants, tout en limitant leurs accès grâce aux autorisations.
3. Affectation des balises
Attribuez à chaque utilisateur les balises correspondant à ses compétences. Ces balises vous permettront de filtrer rapidement les plannings et les projets pour trouver les compétences disponibles à un moment donné.
4. Jours fériés et automatismes
Teambook reconnaît automatiquement les jours fériés de votre pays. Si vous avez des collaborateurs à l’étranger, utilisez les automatismes pour ajuster leurs jours fériés en fonction de leur localisation.
5. Planification régulière
Planifiez régulièrement les ressources de votre projet. Avec Teambook, les disponibilités de chaque membre sont clairement indiquées, en tenant compte des créneaux déjà réservés et des temps partiels.
6. Réservations récurrentes
Pour les tâches répétitives, utilisez la fonction de réservation récurrente. Que ce soit quotidien, hebdomadaire ou mensuel, cette fonction facilite grandement la gestion du temps.
7. Déplacer & Lâcher (Drag & Drop)
En cas de surcharge de travail, utilisez la fonction « drag & drop » pour réallouer facilement les créneaux de réservation.
8. Suivi des heures
Demandez à vos consultants de saisir les heures réelles passées sur les projets. Cela vous permettra de suivre précisément le temps passé sur chaque projet et de préparer les factures pour les projets facturés à l’heure.
9. Dashboard / Reporting
Utilisez les rapports dédiés pour suivre les budgets et les temps réels, projet par projet.
10. Gestion par équipe
Si votre entreprise est organisée par équipes avec des gestionnaires dédiés, utilisez la notion d’équipe de Teambook. Cela vous permettra de vous concentrer sur les membres disponibles et de partager des ressources entre différentes équipes.
Conclusion
Le suivi précis du temps de travail est essentiel pour la réussite de tout projet. Avec Teambook, vous avez un outil puissant à votre disposition pour gérer efficacement le temps de votre équipe.
En suivant ce tutoriel, vous serez en mesure d’optimiser votre utilisation de Teambook et d’assurer la productivité et la satisfaction de votre équipe. Bonne planification !
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