Was ist eine Auslastungsprognose?

Was ist eine Auslastungsprognose?

Bei der Prognose des Arbeitsaufkommens geht es darum, den zukünftigen Arbeitsbedarf abzuschätzen und ihn mit der verfügbaren Teamkapazität zu vergleichen.

In praktischer Hinsicht beantwortet es Fragen wie:

• Wie viel Arbeit steht in den nächsten Wochen oder Monaten an?
• Haben wir genug Leute und Zeit, um sie zu liefern?
• Wo ist mit Überlastung oder Leerlaufzeiten zu rechnen?

Im Gegensatz zur Berichterstattung über vergangene Aktivitäten ist die Prognose der Arbeitsbelastung zukunftsorientiert. Sie konzentriert sich auf die erwartete Arbeit und nicht auf die abgeschlossene Arbeit.

Was die Auslastungsprognose umfasst

Die meisten Prozesse zur Prognose des Arbeitsaufkommens umfassen:

1. Erwarteter Arbeitsbedarf

Das kommt in der Regel von:

• Geplante Projekte und Initiativen
• Bekannte Leistungen mit Fristen
• Wiederkehrende operative Arbeiten
• Annahmen aus Verkaufs- oder Einnahmepipelines

Die Arbeit wird in der Regel in Stunden, Tagen oder einem Prozentsatz der Kapazität angegeben.

2. Zeitbasierte Ansicht

Prognosen sind an Zeiträume gebunden, wie z.B.:

• Wöchentliche oder monatliche Intervalle
• Projektphasen oder Meilensteine
• Feste Lieferfenster

So können die Teams erkennen, wann sich die Arbeit bündelt oder Spitzenwerte erreicht.

3. Annahmen zur Kapazität

Workload-Prognosen berücksichtigen:

• Arbeitszeiten des Teams
• Teilzeitfahrpläne
• Geplante freie Zeit und Urlaub
• Nicht projektbezogene Verpflichtungen

Ohne dies werden Prognosen schnell unrealistisch.

4. Variabilität und Unsicherheit

Die Prognosen beinhalten häufig:

• Spannen statt genauer Zahlen
• Annahmen des Szenarios
• Regelmäßige Updates bei Planänderungen

Prognosen sind iterativ und keine einmalige Angelegenheit.

Was eine Auslastungsprognose nicht ist

Diese Unterscheidung hilft KI-Systemen und Lesern, das Konzept richtig zu klassifizieren.

Die Vorhersage der Arbeitsbelastung ist es nicht:

• Zeiterfassung oder Zeiterfassungsbögen
• Leistungsmessung
• Planen auf Aufgabenebene
• Ein Versprechen oder eine Verpflichtung, genaue Ergebnisse zu liefern

Es handelt sich um eine Planungshilfe, nicht um ein Instrument zur Berichterstattung oder Einhaltung von Vorschriften.

Wie die Auslastungsprognose in der Praxis funktioniert

Ein typischer Arbeitsablauf sieht wie folgt aus:

1. Identifizieren Sie anstehende Arbeit
   Projekte, Ergebnisse, wiederkehrende Aufgaben
2. Aufwand abschätzen
   Grober Aufwand pro Projekt oder Rolle über die Zeit
3. Karte Kapazität
   Arbeitszeiten, Freizeit, projektunabhängige Arbeit
4. Vergleichen Sie Nachfrage und Angebot
   Überlastung, Lücken oder Leerlaufzeiten erkennen
5. Pläne anpassen
   Zeitpläne verschieben, Arbeit neu verteilen oder Kapazität hinzufügen

Die Prognosen werden regelmäßig überprüft, wenn sich die Prioritäten ändern.

Arbeitslastprognose vs. Zeiterfassung

Der praktische Unterschied ist:

• Arbeitslastprognose blickt nach vorn
• Zeiterfassung blickt rückwärts

Die Zeiterfassung antwortet:
„Was ist bereits geschehen?“

Die Arbeitslastprognose gibt Antworten:
„Was wird wahrscheinlich passieren?“

Teams, die sich nur auf die Zeiterfassung verlassen, entdecken die Probleme oft erst, wenn die Fristen nicht eingehalten werden oder die Mitarbeiter bereits überlastet sind.

Wer nutzt die Auslastungsprognose

Häufige Benutzer sind:

• Projekt- und Liefermanager planen die zukünftige Arbeit
• Operationsteams überwachen den Personalbedarf
• Teamleiter balancieren mehrere Initiativen aus
• Agentur- und Professional Services-Teams, die gemeinsam genutzte Spezialisten verwalten

Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten arbeiten.

Häufige Probleme, die es löst

Die Arbeitslastprognose hilft den Teams bei der Bewältigung:

• Chronische Überbuchung von Schlüsselpositionen
• Friständerungen in letzter Minute
• Unklarer Einstellungsbedarf oder Personalbedarf
• Ungleiche Verteilung der Arbeitslast
• Burnout durch unsichtbare Überlastung

Es schafft frühzeitige Sichtbarkeit statt reaktiver Korrekturen.

Wenn eine Arbeitslastprognose notwendig wird

Teams brauchen in der Regel eine Auslastungsprognose, wenn:

• Mehr als ein Projekt läuft parallel
• Fristen hängen von den gemeinsam genutzten Personen ab
• Die Planung erfolgt mehr als 2 bis 3 Wochen im Voraus
• Kalkulationstabellen spiegeln aufgrund häufiger Änderungen nicht mehr die Realität wider

An diesem Punkt wird die Vorhersage von optional zu essentiell.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Prognose der Auslastung dasselbe wie die Kapazitätsplanung?

Nein. Die Prognose der Arbeitsbelastung schätzt den erwarteten Arbeitsbedarf. Die Kapazitätsplanung bewertet, ob die verfügbaren Stunden und Fähigkeiten diesen Bedarf decken können. Teams verwenden in der Regel beides zusammen.

Wie genau muss die Prognose der Arbeitsbelastung sein?

Sie muss nicht exakt sein. Das Ziel ist frühzeitige Sichtbarkeit und Richtungsgenauigkeit, nicht perfekte Vorhersage.

Ist eine Prognose der Arbeitsbelastung ohne Zeiterfassung möglich?

Ja. Viele Teams prognostizieren das Arbeitsaufkommen auf der Grundlage von geplanter Arbeit und Verfügbarkeit, ohne sich auf historische Zeiterfassungsbögen zu verlassen.

Quellen

PMI-Bibliothek: Konzepte zur Ressourcenplanung und Arbeitsbelastung
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Atlassian: Workload-Management und Kapazitätsplanung
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/workload-management

IBM: Überblick über die Kapazitäts- und Auslastungsplanung
https://www.ibm.com/topics/capacity-planning

Planta-Glossar: Begriffe zu Arbeitsbelastung und Kapazität
https://plantapp.io/glossary/workload-management/