Software zur Verwaltung von Teams mit mehreren Administratoren: Vergleich und Benutzerhandbuch

Für einen Teammanager oder einen Unternehmer, der seine Effizienz steigern will, ist die Projektplanung für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Ein Projekt zu leiten bedeutet, sich durch eine Vielzahl von Zwängen, Terminen und Fristen zu bewegen, was Voraussicht und Organisation erfordert.

Eine Planungs- oder Ressourcenmanagement-Software ist eine computergestützte Lösung zur Organisation und Optimierung Ihrer Ressourcen im Rahmen eines Projektmanagements, das auf die Verbesserung Ihrer Produktivität abzielt.

Mit diesen Tools können Sie auf einer einzigen Schnittstelle Zeitpläne, Auftragstypen, Teamkompetenzen und rein materielle Ressourcen, die für Ihr Projekt benötigt werden, zusammenstellen. Sie bieten einen Überblick darüber, wie die personellen und finanziellen Ressourcen des Unternehmens den verschiedenen laufenden Projekten zugewiesen werden.

Eine Ressourcenmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, die Nutzung der Ressourcen Ihres Unternehmens zu planen, zu verfolgen und zu optimieren. Sie hilft auch bei der Verwaltung von Projekten, Aufgaben und möglicherweise Budgets, die mit den Ressourcen verbunden sind.

Warum sollten Sie eine Planungs- und Ressourcenmanagement-Software verwenden?

Die Verwendung einer speziellen Software bringt viele Vorteile für Unternehmen und ihre Manager. Sie funktionieren wie ein Anhang zu Ihrem Gehirn und Ihren Post-its und ermöglichen es Ihnen, eine Liste von Aufgaben zu verwalten, diese zu verfolgen und die erforderlichen Ressourcen zu mobilisieren. Das ultimative Ziel ist es, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Bemühungen auf produktive Weise zu steuern.

Diese Lösungen sind wertvoll für die Planung Ihrer Projekte, von kurzfristigen täglichen Aufgaben bis hin zu Projektionen und Prognosen, die nützlich sind, um langfristig vorausschauend zu planen. Sie erleichtern den Entscheidungsprozess bei der Priorisierung der verschiedenen Projekte, indem sie den Entscheidungsträgern einen Gesamtüberblick verschaffen. Sie ermöglichen es Managern auch, die Arbeitsbelastung der Teammitglieder zu visualisieren und besser zu verteilen.

Durch die Vereinfachung des Ressourcenmanagements können Sie mit wenigen Klicks Zeitpläne erstellen, die Verfügbarkeit von Personen einsehen, Urlaubsanträge verwalten und Vertretungen planen, was die Produktivität Ihres Unternehmens erhöhen und die Kosten für Planungsfehler reduzieren kann.

Im Allgemeinen hilft diese Software bei der Planung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Ausgaben in Echtzeit, wodurch die Effizienz und Produktivität von Projekten insgesamt verbessert wird. Sie bieten einen vollständigen Überblick über alle Ressourcen Ihres Unternehmens.

Die wichtigsten Funktionen, nach denen Sie suchen sollten

Planungs- und Ressourcenverwaltungssoftware bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Planung und Überwachung zu optimieren. Zu den wichtigsten gehören :

Planung und Zuweisung von Ressourcen

Ermöglicht die Planung und Zuweisung von Ressourcen für Aufgaben und Projekte. Zu den Funktionen gehören die Verwaltung der Verfügbarkeit von Teams und die Verwendung von Methoden wie Drag-and-Drop für die Zuweisung.

Verfolgung von Aufgaben und Projekten

Bietet eine klare Echtzeitansicht des Fortschritts von Aufgaben und Projekten. Dies umfasst auch die Überwachung der aufgewendeten Zeit und die Verwaltung von Fristen.

Verwaltung der Kapazität und der Arbeitsbelastung

Ermöglicht die Visualisierung der Arbeitsbelastung der Teams... und die Verwaltung der verfügbaren Kapazität, um sicherzustellen, dass niemand überlastet oder unausgelastet ist. Einige Tools bieten ein mittelfristiges Kapazitätsmanagement.

Berichte und Analysen

Erstellt detaillierte Berichte über die Verwendung der Ressourcen, die Finanzen und die Leistung des Projekts. Dies hilft bei der Analyse und Entscheidungsfindung.

Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub

Zentralisiert die Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Erleichtert die interne Kommunikation und ermöglicht es Teams, auf einer einheitlichen oder gemeinschaftlichen Plattform zusammenzuarbeiten.

Integrationen

Die Fähigkeit, sich in andere Projektmanagement-Tools, CRM, Kalender oder HR-Systeme zu integrieren, ist von großem Vorteil.

Anpassbare Ansichten

Bietet verschiedene Ansichten (Kalender, Gantt, Kanban, Dashboard usw.), um sich an die Bedürfnisse der Nutzer und Projekte anzupassen.

Finanzielle Funktionen

Einige Softwareprogramme beinhalten die Verwaltung von Budgets, die Überwachung von Ausgaben, die Vorhersage von Einnahmen und Kosten und die Unterstützung bei der Rechnungsstellung.

Alarme und Benachrichtigungen

Benachrichtigungssystem für Planungsänderungen oder Konflikte.

Datenverwaltung

Umfassendes Verzeichnis der Ressourcen, erweitertes Tagging- und Filtersystem, Datenimport.

Mobiler Zugang

Verfügbarkeit einer mobilen Anwendung zur Fernverwaltung von Dienstplänen.

Die Schritte der Ressourcenplanung

Die effiziente Planung von Ressourcen folgt in der Regel einem strukturierten Prozess. Nach dem Gantt-Modell, das häufig im Projektmanagement verwendet wird, können mehrere Schlüsselphasen identifiziert werden:

Die Aufteilung in Phasen

Dies bedeutet, dass das Projekt chronologisch unterteilt wird, wobei die Aufgaben, die beteiligten Personen und die Fälligkeitsdaten für jede Phase genannt werden. Dies beginnt mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen und zukünftigen Projekte und der Definition von kurz-, mittel- und langfristigen Zielen.

Die Priorisierung

Die Aufgaben werden dann priorisiert und jedes Deliverable wird umfassend beschrieben. Es wird eine Priorisierung dieser Ziele vorgenommen.

Terminierung

Dieser Schritt verfeinert die Priorisierung, hebt die Interdependenzen zwischen den Aufgaben hervor und bestimmt, ob sie sequentiell oder gleichzeitig bearbeitet werden sollen.

Die Planung

Hier werden die Fristen festgelegt (Vorstudien, Tests, Kundenfreigaben, Lieferung usw.), mögliche zusätzliche Zeitspannen definiert und der Budgetplan aufgestellt. Die Aufgaben werden entsprechend den Kompetenzen und der Verfügbarkeit jedes Einzelnen zugewiesen, die Verantwortlichen für die einzelnen Schritte werden festgelegt und es wird sichergestellt, dass die Arbeitsbelastung realistisch ist.

Die Hervorhebung von Risiken

Um sicherzustellen, dass die Planung realistisch ist, ist es entscheidend, potenzielle Probleme (Defekt, Abwesenheit, Budgetkürzung) zu berücksichtigen, um sie zu vermeiden oder zu lösen. Es können verschiedene Szenarien und Lösungen in Betracht gezogen werden. Es ist wichtig, unvorhergesehene Ereignisse zu antizipieren und zu bewältigen.

Es ist auch wichtig, diese Informationen klar an das Team weiterzugeben und den Fortschritt regelmäßig zu überwachen, um die Planung an unvorhergesehene Ereignisse und Rückmeldungen anzupassen.

Auswahl der besten Software für Planung und Ressourcenmanagement

Die Wahl der besten Software hängt von den spezifischen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab. Hier ist ein Überblick über die nach Quellen besten Tools, geordnet nach Kategorien oder Stärken :

Teambook

Wird oft als die beste Wahl für seine einfache Implementierung und die beste Wahl für agile Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern genannt.

Bewertet mit 9.8/10 und 4.7/5 auf Software Advice. Beliebt wegen seiner einfachen, intuitiven und visuellen Schnittstelle und der Preisgestaltung auf der Grundlage von Projekten und nicht von Benutzern.

Es bietet die Planung von Projektteams, mittelfristiges Kapazitätsmanagement und Echtzeitüberwachung mit Funktionen wie Drag-and-Drop. Es handelt sich um eine Schweizer Software, die für ihren reaktionsschnellen Support und ihr hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bekannt ist.

Resource Guru

Gute Software für große internationale Unternehmen… und für große Gruppen geeignet.

Bewertet mit 9.3/10. Resource Guru ist beliebt, weil es nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Material oder Konferenzräume verwalten kann.

Sie schätzen die Integration in bestehende Prozesse (CRM, SSO), die benutzerfreundlichen und anpassbaren Dashboards und die ergonomische Übersicht mit auffälligen Farbcodes.

Elapseit

Sehr praktisch für Manager, die ihre Dienstleistungen den Kunden direkt in Rechnung stellen. Wirdauf Capterra mit 5 Sternen bewertet und als zuverlässige und leistungsstarke Lösung beschrieben, die Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und Leistung miteinander verbindet.

Es unterstützt Fachleute vom Projektstart bis zur Rechnungsstellung, einschließlich der Verwaltung von Ausgaben und der Möglichkeit, Rechnungen mit einem Klick zu erstellen.

Teamdeck

Wird oft wegen seines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und seiner einfachen Bedienung genannt. Es wird international eingesetzt und ermöglicht die Verwaltung von Projekten und Teammitgliedern auf unbegrenzte Weise. Es wird als ein umfassendes Werkzeug beschrieben, das Projektplanung, Lieferprognosen und Budgetverwaltung abdeckt.

Runn.io

Gilt als die bevorzugte Planungssoftware für Produktteams. Die Plattform konzentriert sich auf Geschwindigkeit und Agilität und hilft dabei, „große Projekte“ mit „Einhaltung von Zeit und Budget“ zu vereinbaren.

Es ermöglicht Ihnen, Ihre Pipeline mit finanziellen Prognosen (Einnahmen, Gewinne, Kosten) zu kontrollieren und bietet einen Überblick über alle Projekte, einschließlich der finanziellen Gesundheit. Es ermöglicht eine schnelle Planung und Zuweisungen in Sekundenschnelle.

Float.com

Die richtige Wahl für Digitalagenturen.

Mit einer Bewertung von 7.8/10 ermöglicht es Ihnen, Arbeitsstunden zu definieren, die Parameter der Mitarbeiter anzupassen (Kompetenzen, Rentabilität) und mit bestehenden Kalendern und Projektmanagement-Tools zu synchronisieren. Es bietet eine Budgetüberwachung in Echtzeit und ermöglicht einen einfachen Vergleich zwischen geschätzten und tatsächlichen Stunden. Die Preisgestaltung erfolgt pro verwalteter Person, mit unbegrenzten Projekten und unbegrenztem Zugang.

Parallax

Eine gute Alternative für Marketingteams. Mit 7/10 Punkten bewertet, konzentriert es sich auf den Kampf gegen fragmentierte Daten für das Wachstum von Unternehmen. Es bietet eine einfache Integration in führende CRM-Systeme, Berichte über Kapazitäts- und Einstellungsprognosen und ermöglicht die Anpassung der Arbeitsbelastung von Teams in Echtzeit.

Monday.com

Empfohlen für die effiziente Planung, Zuweisung und Überwachung der Ressourcennutzung. Es handelt sich um eine flexible Plattform mit vielen anpassbaren Modulen. Sie können Zeitpläne erstellen, Stunden verfolgen und die Ressourcen über ein Status- und Deadline-System verwalten.

Wrike

Projektmanagementsoftware, die ein Planungstool enthält, um Ressourcen zu nutzen und Produktivitätsziele zu erreichen. Sie hilft bei der Priorisierung und Verwaltung von Aufgaben, ermöglicht die einfache Identifizierung der richtigen Personen für Projekte und bietet eine einheitliche Plattform mit zahlreichen Integrationen.

Personalplanung

Software zur Planung und automatischen Zeiterfassung für Teams. Sie hilft bei der Personalplanung, der Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaub und Vertretungen. Sie ist intuitiv und kollaborativ.

Visuelle Planung

Ein kollaboratives, intuitives und flexibles Tool, das die Verwaltung und Optimierung von Ressourcen in allen Sektoren ermöglicht. Es erleichtert die Planung per Drag-and-Drop, ermöglicht die Verwaltung verschiedener Arten von Ressourcen (Personal, Material, Maßnahmen, Schulungen) und ist über eine mobile Anwendung zugänglich.

Kosten und kostenlose Optionen

Die Preisoptionen sind von Software zu Software sehr unterschiedlich. Einige bieten eine Preisgestaltung pro Nutzer an, während andere, wie Teambook, auf der Anzahl der aktiven Projekte basieren.

Viele Programme bieten kostenlose Versionen oder kostenlose Testversionen an.

Teambook bietet eine kostenlose 30-tägige Testphase und verfügt über ein Angebot für 3 Euro pro Monat, das Zugang zu allen Planungsfunktionen für bis zu 10 aktive Projekte bietet. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 45 $ pro Monat für ein Paket mit 40 Projekten, unbegrenzten Nutzern & Kunden.

Elapseit bietet eine kostenlose Version für Unternehmen mit weniger als 2 Benutzern an, aber Sie müssen den Herausgeber kontaktieren, um diese zu erhalten. Sie bieten auch eine kostenlose Testversion an. Die Preise richten sich dann nach der Anzahl der Nutzer.

Teamdeck hat eine 7-tägige kostenlose Probeversion mit allen Funktionen. Die kostenpflichtigen Pläne sind erschwinglich und beginnen bei 6 $ pro Monat.

Float bietet eine kostenlose 30-tägige Testphase ohne besondere Bedingungen und danach eine Preisgestaltung pro Nutzer ab 10 $ für die Standardfunktionen.

Schlussfolgerung: Die Wahl der richtigen Software für Ihr Team

Eine Software für die Planung und Verwaltung von Ressourcen ist ein unverzichtbares Werkzeug für jede Organisation, die ihre Produktivität optimieren und den Erfolg ihrer Projekte sicherstellen will. Durch die Zentralisierung von Informationen, die Erleichterung der Planung und Überwachung und die Verbesserung der Kommunikation spart sie wertvolle Zeit und ermöglicht eine effizientere Nutzung von Ressourcen.

Der Markt bietet eine Vielzahl von Tools, die alle ihre eigenen Stärken haben und auf verschiedene Arten von Unternehmen oder Bedürfnissen ausgerichtet sind (kleine oder große Unternehmen, Digitalagenturen, Produktteams, KMU im Baugewerbe usw.). Bei der Auswahl der richtigen Software ist es entscheidend, Ihre spezifischen Bedürfnisse hinsichtlich der Funktionen (Planung, Zeiterfassung, Kapazitätsmanagement, Berichterstattung, Integrationen), der Teamgröße, der Branche und natürlich des Budgets zu bewerten. Die Erkundung kostenloser Optionen und Testversionen kann ein ausgezeichneter erster Schritt sein, um die Eignung des Tools für Ihre Organisation zu testen.