Projektlisten, seien es einfache Aufgabenlisten oder komplexe Dokumente, sind sehr hilfreich, um Aufgaben zu organisieren und den Zeitplan für Projekte einzuhalten.
Projektlisten sind mehr als nur ein paar Aufgaben, die auf Post-its geschrieben werden! Sie können ein sehr nützliches Werkzeug für Projektmanager sein, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.
Eine Projektliste stellt sicher, dass die richtigen Aufgaben nach Priorität geordnet sind, gibt einen detaillierten Überblick über die zu erledigende Arbeit und beschreibt die Maßnahmen, die erforderlich sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sehen wir uns an, wie man produktive Projektlisten erstellt (Sie können unsere Vorlage herunterladen und für Ihre eigenen Projekte verwenden!)
Eine Projektliste: Was ist das?
Ein Dokument, das die Schritte auflistet, die für ein Projekt notwendig sind, nennt man eine Projektliste. Dabei kann es sich um eine einfache To-do-Liste für ein kleines Projekt handeln oder um eine komplette Mappe, die Sie für alle Ihre Aufgaben verwenden. Das Ziel ist immer das gleiche: Sie soll Ihnen helfen, die Arbeit Ihres Teams zu planen und zu organisieren.
Warum sollte man eine Liste von Projekten erstellen?
Projektlisten ermöglichen es, wie Aufgabenlisten, Aktivitäten zu bestimmen und zu priorisieren und sich auf einen Aktionsplan zu verpflichten, um sie erfolgreich abzuschließen:
- Bestimmen Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen: Welche Aufgaben müssen erledigt werden, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann? Bei großen Projekten mit vielen auszuliefernden Produkten kann es schwierig sein, zu bestimmen, was Ihr Team tun muss. Alle Aufgaben werden mithilfe einer Liste an einem Ort aufbewahrt.
- Sortieren Sie Schlüsselaufgaben nach ihrer Wichtigkeit: Eine entscheidende Aufgabe, die Abhängigkeiten hat, kann zum vollständigen Stillstand des Projekts führen, wenn sie verschoben oder nicht zugewiesen wird. Eine Projektliste stellt sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird, da alles in einer logischen Reihenfolge angeordnet ist.
- Offenheit und Verantwortlichkeit stärken: Indem Sie Ihrem Team Zugriff auf die Projektliste geben, klären Sie, wer wann für was verantwortlich ist. Jeder Teilnehmer kennt seine Rolle im Projekt und trägt weiterhin die Verantwortung.
- Sorgen Sie dafür, dass die Teammitglieder informiert sind: Es ist möglich, dass die Teammitglieder neben Ihrem eigenen Projekt noch mehrere andere Projekte gleichzeitig jonglieren. Der Zeigarnik-Effekt besagt, dass, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird und diese in einer schriftlichen Projektliste steht, es wahrscheinlicher ist, dass sie sich daran erinnern, diese Aufgabe zu erledigen.
Struktur der Arbeitsverteilung (SRT) in Bezug auf die Projektliste
Trotz ihrer scheinbaren Ähnlichkeiten sind eine Arbeitsverteilungsstruktur und eine Projektliste nicht identisch. Eine komplexere Arbeitsverteilungsstruktur umfasst alles, von den gelieferten Produkten bis zum Projektumfang. Projektlisten werden zur Planung und Organisation des Projektzeitplans verwendet, da sie spezifisch für eine bestimmte Aufgabe sind.
Aufgabenliste oder Projektliste
Aufgabenlisten sind flexibler, da sie für persönliche Aufgaben gedacht sind und möglicherweise keine Termine oder Ziele enthalten.
Die formellen Dokumente, die an das Team verteilt werden, sind Projektlisten. Sie enthalten Zuweisungen, Meilensteine und Fristen und sind strukturierter.
Wie kann ich eine Projektliste erstellen?
Es gibt Unterschiede zwischen einer Aufgabenliste und einer Projektliste. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche aus einem Arbeitsblatt heraus erstellen :
1. Bereiten Sie Ihre Vorlage vor
Sie können von einer Listenvorlage ausgehen, die Sie bereits verwenden, sei es auf einem Excel-Dokument oder anderen.
Float bietet eine fertige Vorlage hier an, die Sie mit einer Kopie übernehmen können.
2. Entscheiden, was getan werden muss
Listen Sie in der Spalte Aufgaben Ihrer Projektlistenvorlage alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen.
Angenommen, Sie sind nicht in neue Projekte involviert. In diesem Fall können Sie entweder eine Vorlage verwenden oder auf frühere Projekte zurückgreifen, um die Aufgaben zu identifizieren.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Projekte selten völlig originell sind.
Wenn Sie an einem neuen Projekt arbeiten, können Sie … :
- Unterteilen Sie die Aufgaben Ihres Projektstrukturplans in kleinere Aufgaben: Arbeitspakete sollten in einzelne Aufgaben unterteilt werden. Wenn Sie z. B. die einzelnen Schritte bei der Erstellung eines Blogartikels sezieren müssten, könnten Sie zu folgendem Ergebnis kommen:
Investigieren
Einen Plan erstellen.
Den ursprünglichen Entwurf zusammenstellen.
Überprüfen und überarbeiten Sie den ursprünglichen Entwurf.
Überarbeiten Sie den Entwurf
Schlüsselwörter einbeziehen
Bilder und Screenshots von Produkten einbeziehen.
Fügen Sie CTAs und interne Links hinzu.
Senden Sie einen Entwurf zur Genehmigung.
- Sprechen Sie mit Ihren Teamkollegen: Wenn Sie nicht genau wissen, woran Sie arbeiten sollen, gehen Sie ein Risiko ein und vertrauen Sie auf die Erfahrung Ihrer Teammitglieder, die Ihnen bei der Erstellung der Projektliste helfen.
3. Arbeitsschwerpunkte setzen
Ordnen Sie die Aufgaben in Ihrem Arbeitsblatt so an, dass die entscheidendsten und dringendsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Weisen Sie jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe zwischen dringend und nicht dringend zu.
Ihre aktuelle Liste ist sicherlich nicht chronologisch geordnet. Sie müssen Abhängigkeiten erkennen und Ihre Aufgaben in der richtigen Reihenfolge organisieren, um Verzögerungen zu vermeiden.
Wenn Sie sich nicht entscheiden können, welche Dinge Sie priorisieren sollen, betrachten Sie sie in dieser Reihenfolge:
Abhängigkeiten sind in Projekten üblich. Die Aufgaben A und B müssen erledigt werden, bevor man mit Aufgabe C fortfahren kann.
Identifizieren Sie die Aufgaben, die :
- Von Anfang bis Ende: Bevor man mit einer Arbeit beginnt, muss man eine andere abgeschlossen haben (z. B. vor dem Zeichnen recherchieren).
- Von Anfang bis Ende : Die Arbeiten können parallel durchgeführt werden. Links und Fotos können gleichzeitig hinzugefügt werden.
- Finish to finish: Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden müssen.
4. Fälligkeitsdaten festlegen
Bauen Sie das Start- und Enddatum jeder Aufgabe in Ihre Liste ein. Eine Projektliste ist umso nützlicher, wenn es Fristen zu beachten gibt, denn die Aufgaben müssen rechtzeitig abgeschlossen werden, damit der Zeitplan eingehalten werden kann.
Es kann jedoch schwierig sein, Fristen zu setzen. Zwar ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihrem Team die Zeit geben, die es für die Erledigung der Aufgabe benötigt, doch sollten Sie auch Parkinsons Gesetz vermeiden, das besagt, dass die Arbeit in dem Maße zunimmt, wie die Zeit, die für ihre Erledigung zur Verfügung steht, steigt.
Besprechen Sie sich mit den Personen, die die Arbeiten ausführen (oder bei einem großen Projekt mit den Personen, die sie beaufsichtigen), um die Fristen richtig zu bestimmen. Sie können sich auch frühere Projekte ansehen, um die Dauer der einzelnen Aktivitäten zu bestimmen.
Wenn es der Projektzeitplan zulässt, planen Sie eine Pufferzeit ein und vergessen Sie nicht, Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Um den Abschluss der nachfolgenden Aktivitäten zu ermöglichen, müssen Sie sicherstellen, dass die Reihenfolge eingehalten wird und alle abhängigen Arbeiten rechtzeitig abgeschlossen werden.
5. Dokumente und Beschreibungen einbeziehen
Fügen Sie in Ihrem Arbeitsblatt Notizen und relevante Dokumente in die Spalte Notizen ein.
Durch die Verwendung von Beschreibungen können Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder Ihres Teams verstehen, was getan werden muss. Nur Aufgaben, die Verwirrung stiften könnten, sollten beschrieben werden; andere Tätigkeiten sollten nicht beschrieben werden.
Eine Beschreibung könnte etwa so lauten: Verfassen Sie einen Entwurf mit 1000 bis 1500 Wörtern in einer zugänglichen Art und Weise. Bezüglich der Stimme und des Tons schlagen Sie im Styleguide nach. Diese Beschreibung kann Ihrem Team helfen, Fehler zu vermeiden, auch wenn sie kurz und einfach ist.
Fügen Sie alle Ressourcen hinzu, die die Teammitglieder benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Beispielsweise kann es hilfreich sein, einen Link zu einem Schreib- und einem Styleguide anzugeben.
6. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu
Geben Sie die Namen der Teammitglieder und die Aufgabenkalender in der Spalte Zugewiesen zu ein.
Stellen Sie sicher, dass die benötigten Personen verfügbar und in der Lage sind, die Aufgabe zu erledigen. Möglicherweise müssen Sie eine Aufgabe an ein anderes Teammitglied abgeben, z. B. wenn der Senior-Webdesigner, den Sie zuerst ausgewählt hatten, an anderen Projekten arbeitet.
Diese Tätigkeit, Personen Aufgaben zuzuweisen, stößt schnell an ihre Grenzen, wenn sie auf einem Arbeitsblatt durchgeführt wird, vor allem in der dynamischen Welt der Projekte!
Mit einem speziellen Tool wie Teambook können Sie Aufgaben einfach den verfügbaren Personen zuweisen, indem Sie deren Qualifikationen und Verfügbarkeit berücksichtigen (GW: Link zu Wie kann ich mit Teambook Projekte planen und verfolgen, um erfolgreich zu sein? (Tutorial)) .
7. Eine Projektliste austauschen
Ihre Projektliste ist nun bereit, um an Ihre Gruppe und alle interessierten Parteien verteilt zu werden.
Die Projektliste kann per E-Mail oder Slack-Chat verschickt oder bei einer Teamsitzung vorgestellt werden. Laden Sie alle ein, ihre Bedenken oder Fragen zum Zeitplan zu äußern. Vor Beginn des Projekts ist dies auch eine gute Gelegenheit für die Teammitglieder, die ihnen zugewiesenen Verantwortlichkeiten durchzugehen.
FAQ
Ihre Aufgabenliste wird je nach Größe und Komplexität des Projekts variieren, aber hier sind einige grundlegende Dinge, die Sie in Betracht ziehen sollten, um sie hinzuzufügen:
- Aufgaben: Eine Liste aller spezifischen Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
- Meilensteine: Schlüsselpunkte im Projekt, die wichtige Fortschritte oder Errungenschaften markieren.
- Zu liefernde Produkte: Die Endprodukte oder Ergebnisse des Projekts, die dem Kunden oder den Stakeholdern übergeben werden sollen.
- Zugewiesen: Die Teammitglieder, die für die Durchführung der einzelnen Aufgaben oder Schritte verantwortlich sind.
- Fälligkeitsdaten: Die Fristen, bis zu denen jede Aufgabe oder jeder Schritt erledigt sein muss.
Das hängt von der Art des Projekts und Ihrer Methodik ab. Ein agiles Team kann seine Projektliste z. B. häufiger aktualisieren, weil es ständige Iterationen durchführt. In der Regel wird empfohlen, sie mindestens einmal pro Woche zu aktualisieren oder zu überarbeiten.
Wenn Sie Ihre Aufgaben lieber mithilfe von Excel-Tabellen erledigen möchten, finden Sie hier eine einfache Möglichkeit, eine Projektliste zu erstellen: ;
- Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt, indem Sie auf Leere Arbeitsmappe erstellen klicken ;
- Fügen Sie in der ersten Zeile die Projektdetails hinzu, z. B. Projekttitel, Projektleiter, Dauer, Projektcode usw ;
- Fügen Sie den Spalten Kategorien hinzu, z. B. Aufgabe, Fälligkeitsdatum, Empfänger, Prioritätsstufe usw. ;
- Fügen Sie Ihre Informationen hinzu ;
- Teilen Sie den Kurs mit Ihrem Team.
