Gli elenchi di progetto, che si tratti di semplici liste di cose da fare o di documenti complessi, sono molto utili per organizzare le attività e mantenere i progetti in orario.
Gli elenchi di progetto sono molto più che semplici compiti scritti su post-it! Possono essere uno strumento molto utile per i project manager per portare a termine il lavoro.
Un elenco di progetti assicura che le attività pertinenti siano classificate in ordine di priorità, fornisce una panoramica dettagliata del lavoro da svolgere e descrive le azioni necessarie per completare il progetto. Vediamo come creare elenchi di progetti produttivi (potete scaricare e utilizzare il nostro modello per i vostri progetti!).
Che cos’è un elenco di progetti?
Un documento che elenca i passaggi necessari per completare un progetto si chiama elenco di progetto. Può essere un semplice elenco di cose da fare per un piccolo progetto o un file completo da utilizzare per tutti i compiti. L’obiettivo è sempre lo stesso: aiutare a pianificare e organizzare il lavoro del team.
Perché fare un elenco di progetti?
Gli elenchi di progetti, come gli elenchi di compiti, consentono di identificare e dare priorità alle attività e di impegnarsi in un piano d’azione per completarle:
- Determinare i compiti che devono essere completati: quali sono i compiti che devono essere completati perché il progetto sia portato a termine con successo? Determinare ciò che il team deve fare può essere difficile per i progetti di grandi dimensioni con molte consegne. Tutti i compiti vengono conservati in un unico posto utilizzando un elenco.
- Classificare i compiti chiave in ordine di importanza: un compito cruciale che ha delle dipendenze può far fallire il progetto se viene rimandato o non assegnato. Un elenco di progetti assicura che nessun compito venga trascurato, poiché tutto è organizzato in un ordine logico.
- Rinforzare l’apertura e la responsabilità: dando al team l’accesso all’elenco dei progetti, si chiarisce chi è responsabile di cosa e quando. Ogni persona coinvolta conosce il proprio ruolo nel progetto e continua a essere responsabile.
- Assicuratevi che i membri del team siano informati: i membri del team potrebbero essere impegnati in diversi progetti contemporaneamente, oltre al vostro. L’effetto Zeigarnik significa che quando viene assegnato loro un lavoro e questo è presente in un elenco scritto di progetti, è più probabile che si ricordino di farlo.
Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) in relazione all’elenco del progetto
Nonostante le apparenti somiglianze, la struttura di ripartizione del lavoro e l’elenco dei progetti non sono identici. Una struttura di ripartizione del lavoro più complessa comprende tutto, dai deliverable all’ambito del progetto. Gli elenchi di progetto vengono utilizzati per pianificare e organizzare il calendario del progetto, in quanto sono specifici per un determinato compito.
Elenco di compiti o elenco di progetti
Gli elenchi di cose da fare sono più flessibili perché sono destinati a compiti personali e possono non includere date o obiettivi.
I documenti formali distribuiti al team sono gli elenchi di progetto. Includono compiti, tappe e scadenze e sono più strutturati.
Come posso stilare un elenco di progetti?
Esistono differenze tra un elenco di cose da fare e un elenco di progetti. Ecco come crearne uno a partire da un foglio di calcolo:
1. Preparare il modello
Si può partire da un modello di elenco già utilizzato, in un documento Excel o altrove.
Float offre un modello pronto all’uso qui di cui si può fare una copia.
2. Decidere cosa deve essere fatto
Nella colonna Attività del modello di elenco di progetto, elencare tutte le attività da completare.
Supponiamo che non siate coinvolti in nessun nuovo progetto. In questo caso, si può utilizzare un modello o risalire ai progetti precedenti per identificare i compiti.
È importante ricordare che raramente i progetti sono del tutto originali;
Quando si lavora a un nuovo progetto, si può… :
- Suddividere le attività della WBS in attività più piccole: i pacchetti di lavoro devono essere suddivisi in singole attività. Ad esempio, se doveste analizzare le fasi di creazione di un post sul blog, potreste ottenere qualcosa di simile:
Investigare
Fare un piano.
Comporre la bozza iniziale.
Revisionare e rivedere la bozza iniziale.
Revisionare la bozza
Includere le parole chiave
Includere le immagini dei prodotti e le schermate.
Aggiungi le CTA e i link interni.
Inviare una bozza per l’approvazione.
- Parlate con i vostri compagni di squadra: quando non sapete esattamente su cosa state lavorando, prendete il rischio e affidatevi all’esperienza dei membri del vostro team per aiutarvi a stilare l’elenco dei progetti.
3. Stabilire le priorità di lavoro
Organizzate i compiti nel vostro foglio di calcolo in modo che i più importanti e urgenti siano completati per primi. Assegnate a ogni compito un livello di priorità tra urgente e non urgente.
Il vostro elenco attuale non è certamente in ordine cronologico. È necessario identificare le dipendenze e organizzare i compiti nel giusto ordine per evitare ritardi.
Se non riuscite a decidere a quali cose dare priorità, consideratele in quest’ordine:
Le dipendenze sono comuni nei progetti. I compiti A e B devono essere completati prima di poter passare al compito C.
Identificare i compiti che sono :
- Dall’inizio alla fine: prima di iniziare un lavoro, è necessario averne terminato un altro (ad esempio, fare delle ricerche prima di disegnare).
- Dall’inizio alla fine: Il lavoro può essere svolto in parallelo. I link e le foto possono essere aggiunti simultaneamente.
- Finish to finish: attività che devono essere completate contemporaneamente.
4. Stabilire le scadenze
Includete nell’elenco le date di inizio e fine di ogni compito. Un elenco di progetti è particolarmente utile se ci sono scadenze da rispettare, poiché i compiti devono essere completati in tempo se si vuole rispettare il programma.
Ma stabilire delle scadenze può essere difficile. Se da un lato è fondamentale dare al team il tempo necessario per portare a termine il lavoro, dall’altro bisogna evitare la legge di Parkinson, secondo la quale il lavoro aumenta con l’aumentare del tempo a disposizione per completarlo.
Parlate con le persone che svolgono il lavoro (o, nel caso di un progetto su larga scala, con le persone che lo supervisionano) per determinare le scadenze corrette. Potete anche consultare i progetti precedenti per determinare la durata di ogni attività.
Se il programma del progetto lo consente, prevedete un periodo cuscinetto e non dimenticate di tenere conto delle dipendenze. Per consentire il completamento delle seguenti attività, dovete assicurarvi che sia mantenuto l’ordine e che tutto il lavoro dipendente sia completato nei tempi previsti.
5. Includere documenti e descrizioni
Nel foglio di calcolo, aggiungete le note e i documenti pertinenti nella colonna Note.
Utilizzando le descrizioni, potete assicurarvi che tutti i membri del vostro team capiscano cosa deve essere fatto. È opportuno descrivere solo i compiti che possono creare confusione, mentre le altre attività non devono essere descritte.
La descrizione potrebbe essere qualcosa di simile: Scrivere un progetto di 1000-1500 parole in modo accessibile. Per la voce e il tono del marchio, consultate la guida di stile. Questa descrizione può aiutare il team a evitare errori, anche se è breve e semplice.
Aggiungete le risorse di cui i membri del team hanno bisogno per svolgere il lavoro. Ad esempio, può essere utile fornire un link a una guida alla scrittura e a una guida allo stile.
6. Assegnare i compiti ai membri del team
Inserite i nomi dei membri del team e le pianificazioni delle attività nella colonna Assegnato a.
Assicuratevi che le persone di cui avete bisogno siano disponibili e in grado di svolgere il compito. Potrebbe essere necessario assegnare un compito a un altro membro del team, ad esempio se il web designer senior scelto per primo è impegnato in altri progetti.
Questa attività di assegnazione dei compiti alle persone raggiunge rapidamente i suoi limiti se viene svolta su un foglio di calcolo, soprattutto nel mondo dinamico dei progetti!
Uno strumento dedicato, come Teambook permette di assegnare facilmente i compiti alle persone disponibili, tenendo conto delle loro qualifiche e disponibilità (GW: link a Come pianificare e seguire i progetti per assicurarne il successo con Teambook? (Tuto)) .
7. Scambio di un elenco di progetti
L’elenco dei progetti è ora pronto per essere distribuito al vostro gruppo e a tutte le parti interessate.
L’elenco dei progetti può essere inviato via e-mail o chat di Slack, oppure presentato durante una riunione del team. Invitate tutti a condividere eventuali dubbi o domande sul programma. Prima dell’inizio del progetto, questa è anche un’ottima occasione per i membri del team di rivedere le responsabilità che sono state assegnate.
FAQ
L’elenco delle cose da fare varia a seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, ma ecco alcune voci di base che dovreste considerare di aggiungere:
- Compiti: un elenco di tutte le attività specifiche che devono essere svolte per completare il progetto.
- Pietre miliari : Punti chiave del progetto che segnano progressi o risultati significativi.
- Prodotti da consegnare: I prodotti o i risultati finali del progetto da consegnare al cliente o alle parti interessate.
- Assegnatari : Membri del team responsabili del completamento di ogni compito o fase.
- Scadenze: le date entro le quali ogni attività o fase deve essere completata.
Questo dipende dal tipo di progetto e dalla metodologia. Ad esempio, un team agile può aggiornare l’elenco dei progetti più frequentemente perché è in costante iterazione. Come regola generale, è consigliabile aggiornarlo o rivederlo almeno una volta alla settimana.
Se preferite usare i fogli di calcolo di Excel per fare le cose, ecco un modo semplice per creare un elenco di progetti: ;
- Creare un nuovo foglio di lavoro facendo clic su Crea una cartella di lavoro vuota ;
- Aggiungete i dettagli del progetto nella prima riga, ad esempio il titolo del progetto, il project manager, la durata, il codice del progetto, ecc;
- Aggiungere categorie alle colonne, ad esempio attività, data di scadenza, destinatario, livello di priorità, ecc;
- Aggiungi i tuoi dati;
- Condividete il corso con il vostro team.
