Modèles de capacité : un guide complet

Vous souhaitez découvrir comment un modèle de planification de la capacité pourrait aider votre entreprise ?

Voici tout ce que vous devez savoir pour vous lancer dans la modélisation de la capacité.

Un modèle de planification de la capacité donne à votre entreprise la possibilité de prévoir et de réagir avec précision aux demandes changeantes des clients sans avoir à recourir à des changements coûteux de dernière minute.

Il s’agit de minimiser les risques en fournissant des informations approfondies, en vous aidant à identifier les goulots d’étranglement potentiels et en vous donnant les informations nécessaires pour prendre des décisions proactives qui maintiennent les projets sur la bonne voie.

Cela étant dit, la création d’un modèle de capacité adapté à l’objectif nécessite une quantité importante de données et d’analyses au départ, ainsi qu’une maintenance et une gouvernance continues tant qu’il est utilisé.

Dans ce guide nous examinerons le concept du modèle de capacité, la valeur qu’il apporte et les mesures que vous pouvez prendre pour en tirer le meilleur parti.

🚁 Obtenez une vue d’ensemble de chacun. Teambook vous offre une visibilité en temps réel sur les capacités de votre équipe grâce à sa planification visuelle intuitive. Visualisez instantanément les charges de travail, identifiez les consultants disponibles et trouvez le juste milieu entre « temps mort » et « épuisement professionnel ». Essayez gratuitement dès aujourd’hui.

Qu’est-ce qu’un modèle de planification de la capacité ?

Un modèle de planification de la capacité est une méthode permettant de représenter la charge de travail par rapport à la capacité, que vous examiniez une équipe, un rôle individuel ou même une compétence dans votre pool de ressources.

Il existe trois stratégies différentes que vous pouvez adopter lors de la création de votre modèle de planification des capacités :

1. Stratégie de décalage

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un modèle réactif dans lequel vous augmentez la capacité uniquement après avoir détecté une demande accrue et confirmé que vos ressources existantes ne sont pas suffisantes.

2. Stratégie de plomb

Contrairement à la stratégie précédente, celle-ci est proactive. Elle nécessite d’augmenter la capacité en anticipant une hausse de la demande (à condition de disposer de données fiables le suggérant).

3. Stratégie de match

Enfin et surtout, cette stratégie vous obligera à surveiller en permanence la charge de travail par rapport à la capacité pour repérer les écarts et les corriger en temps réel.

Pourquoi créer un modèle de planification de capacité ?

Pour faire court, un modèle de capacité vous donne un aperçu réaliste de votre capacité, de votre charge de travail et de la demande à venir.

En clarifiant ces points, vous pouvez mieux comprendre si et comment votre pool de ressources actuel peut répondre à la demande sans être surchargé ou sous-utilisé.

La visibilité sur la capacité disponible est également utile pour tout, du recrutement à l’intégration et de la planification du projet à la priorisation :

Optimiser l’utilisation des ressources

Veiller à ce que les équipes et le budget soient alloués efficacement afin d’éviter toute sous-utilisation ou surutilisation. Avec Teambook, visualisez en temps réel le taux d’utilisation de chaque consultant grâce aux tableaux de bord intuitifs.

Anticipez les fluctuations de la demande

Prévoyez les variations de charge de travail et ajustez la capacité pour répondre aux besoins futurs de l’entreprise. En fonction de vos besoins, prenez des décisions éclairées en matière de recrutement basé sur les compétences ou d’intégration de sous-traitants à temps partiel.

Réduisez vos coûts opérationnels

Alignez l’offre de main-d’œuvre sur la demande réelle pour optimiser vos coûts opérationnels. Vous éviterez ainsi les sureffectifs, minimiserez les heures supplémentaires et réduirez les temps morts, le tout grâce à une répartition judicieuse des effectifs.

Améliorez la qualité des livrables et l’expérience client

Améliorez vos performances en optimisant vos ressources et en les orientant vers des projets correspondant à leurs compétences. En garantissant la disponibilité des ressources adéquates au bon moment pour entreprendre les projets, vous améliorez les livrables et, in fine, l’expérience client.

Soutenez la croissance stratégique

Grâce à une connaissance approfondie de la disponibilité des effectifs adéquats, prenez des décisions éclairées, notamment en matière de recrutement et de planification des effectifs, pour développer vos opérations. Ces données vous aident également à prendre des décisions de recrutement éclairées, vous évitant ainsi des coûts de recrutement excessifs et une pénurie de talents.

Que contient un modèle de capacité ?

En termes simples, la planification de la capacité vous permet de voir et de planifier à l’avance les charges de travail à venir, de définir les tâches/projets au fur et à mesure qu’ils arrivent et d’éviter les erreurs de planification dès le début pour maintenir les projets sur la bonne voie.

Certes, les modèles de planification de la capacité peuvent être complexes à concevoir et encore plus difficiles à maintenir. De nombreux éléments permettent de maintenir une capacité agile et dynamique pour répondre aux fluctuations de la demande.

Pour créer un modèle de capacité efficace, assurez-vous d’inclure tous les éléments suivants dans votre modèle :

Projets et échéanciers : le type de livrables que vos équipes auront et quand ils seront dus. Teambook permet de créer des projets avec des phases distinctes et des échéances claires, offrant une vue chronologique de tous vos livrables.

Personnes, compétences, rôles : ressources disponibles et expertise ou compétences qu’elles apportent. Inclure les horaires de travail, les quarts de travail et les politiques de congés des individus. Teambook intègre automatiquement les calendriers personnels et les congés, garantissant une planification précise.

Heures consacrées à chaque projet : le nombre moyen d’heures nécessaires à chaque projet et le nombre d’heures de travail du personnel déjà prévu. Ce point vous aidera également à évaluer la capacité globale de votre entreprise. Les feuilles de temps intégrées de Teambook facilitent le suivi du temps passé et l’analyse de la rentabilité.

Prévisions de la demande de main-d’œuvre : une estimation de vos besoins futurs en personnel basée sur les tendances historiques, les variations saisonnières, les tendances du marché, les objectifs commerciaux futurs et les projections de charge de travail.

Taux de productivité : mesure du temps moyen nécessaire aux employés pour accomplir des tâches spécifiques, permettant de déterminer leur capacité idéale. Utilisez les données de suivi du temps pour déterminer vos taux de productivité. 

Lacunes en matière de compétences : identifiez les compétences manquantes dans votre personnel et les éventuels défis en matière de recrutement ou de formation. La base de données de compétences de Teambook vous permet de mapper facilement les talents disponibles et d’identifier les gaps.

Lorsque vous êtes prêt à faire évoluer votre modèle de planification de la capacité, vous pouvez également inclure vos objectifs opérationnels et vos plans d’évolutivité. Les premiers vous aident à aligner la planification des effectifs sur les objectifs de l’entreprise, tandis que les seconds vous aident à préparer vos futures expansions en garantissant l’adaptation de vos effectifs à l’évolution de la demande.

Renforcer les modèles de capacité : une liste de contrôle des meilleures pratiques à suivre absolument

Construire un modèle de planification des capacités et, plus généralement, créer des rapports de capacité n’est jamais chose aisée.

Voici cinq pratiques éprouvées pour vous aider à rester organisé et efficace :

1. Établissez votre capacité effective de base ✅

Avant de planifier quoi que ce soit, vous devez établir votre capacité de base. C’est ce qu’on appelle votre « capacité effective ». Ce chiffre est obtenu en prenant le total des heures de travail contractuelles de votre équipe, moins les congés et jours fériés. Il représente donc la capacité maximale de base de votre équipe.

2. Analyser la demande ✅

Quelle est la demande actuelle de votre entreprise ? Prévoyez-vous une augmentation, une diminution ou une stabilité du nombre de projets que vous réaliserez dans les mois à venir ?

3. Prévoir les besoins en capacité ✅

Planifiez les besoins potentiels d’ajustement de capacité en fonction des données recueillies lors des deux premières étapes. Si la demande augmente mais que la capacité diminue, il est temps d’embaucher davantage ou de prioriser les ressources et les projets. Si vous constatez une tendance inverse, abstenez-vous d’embaucher de nouveaux collaborateurs, car ils seront probablement souvent laissés en disponibilité.

4. Identifier les besoins de priorisation des ressources ✅

Si certains projets sont plus urgents ou plus importants que d’autres, élaborez une stratégie pour prioriser les ressources, surtout si vous avez des limites à ce niveau.

5. Identifiez les goulots d’étranglement ✅

Qu’est-ce qui pourrait mal tourner, le cas échéant ? Quelles contraintes pourraient freiner les progrès futurs ? Une ressource est-elle très demandée, mais déjà complète ? Vous avez peut-être plusieurs projets à rendre simultanément et vous doutez de la capacité de votre équipe à les mener à bien ?

Une planification efficace des capacités vous donne les outils dont vous avez besoin pour anticiper et calculer vos prochaines étapes avant de devoir réellement les franchir.

Principales erreurs à éviter dans votre modèle de capacité

Évitez d’utiliser Excel pour créer des modèles de planification de capacité, en particulier si vous avez une équipe nombreuse ou en pleine croissance.

Créer votre modèle de planification de capacité dans Excel est une entreprise risquée, car vous pouvez facilement vous perdre dans toutes les données ou être pris au dépourvu par certains chiffres qui peuvent passer entre les mailles du filet.

Plus vous alimentez vos feuilles de calcul, plus le risque d’erreurs ou d’extrapolations basées sur des informations erronées est élevé. Sans compter que, lors du calcul de la capacité, une seule erreur peut engendrer de fausses attentes.

Dans une étude sur l’utilisation d’Excel, un représentant de l’Université d’Hawaï a constaté que 88 % des feuilles de calcul contenaient des erreurs. Certaines étaient mécaniques, logiques ou dues à des omissions.

Outre leur potentiel d’erreurs, les feuilles de calcul ne fournissent pas d’informations précises sur les compétences et les capacités disponibles. Il est également impossible de suivre et de comptabiliser les congés des employés.

De plus, les fonctionnalités de collaboration en équipe sont limitées, car une seule personne peut effectuer des modifications à la fois.

La solution ? Utiliser un logiciel de planification des ressources performant comme Teambook.

Exemple concret : Comment Teambook transforme la planification de capacité ?

Contrairement aux feuilles de calcul statiques, Teambook offre une planification dynamique et collaborative qui s’adapte aux besoins de votre organisation :

✅ Planification visuelle intuitive : Visualisez instantanément qui travaille sur quoi et quand grâce à notre interface drag & drop. Fini le temps perdu à décrypter des tableaux Excel complexes.

✅ Synchronisation automatique des calendriers : Les congés et disponibilités de vos consultants sont automatiquement synchronisés, éliminant les erreurs de planification liées aux absences non prises en compte.

✅ Collaboration en temps réel : Plusieurs utilisateurs peuvent modifier la planification simultanément, et chaque changement est instantanément visible par toute l’équipe.

✅ Intégration des compétences : L’utilisation de balises personnalisées pour illustrer les compétences permet de filtrer automatiquement les bonnes personnes et les affecter ainsi aux bons projets, en tenant compte de leur expertise et de leur disponibilité.

✅ Notifications intelligentes : Vos ressources reçoivent des notifications automatiques de leurs planning et des codes couleurs permettent aux planificateurs de visualiser les cas de surcharge, de conflit de planning ou de ressource sous-utilisée.

✅ Reporting automatisé : Générez des rapports de capacité en un clic, avec des KPI précis sur l’utilisation des ressources et la rentabilité des projets.

Comme le souligne l’un de nos utilisateurs : « Teambook a transformé notre approche de la planification. Ce qui nous prenait des heures dans Excel se fait maintenant en quelques minutes, et nous avons enfin une vision claire de notre capacité réelle. »

Pour résumer

La création d’un modèle de capacité aide une entreprise à mieux anticiper et à répondre aux fluctuations naturelles de la demande qu’aucune entreprise ne peut éviter.

Il n’existe pas de méthode unique pour créer un modèle de capacité : il existe d’innombrables modèles commerciaux différents et d’innombrables façons différentes pour chaque entreprise de survivre tout au long de l’année.

Un modèle de capacité est simplement un outil personnalisable pour chaque situation, à condition qu’il puisse évaluer avec précision la situation actuelle d’une entreprise et estimer ses besoins futurs en fonction des informations fournies.

Pour la plupart des entreprises, plutôt que de se lancer seules dans la création de modèles complexes sur Excel, il est judicieux de se faire accompagner dans la planification de la capacité grâce à un outil spécialisé comme Teambook qui optimise le processus tout en garantissant précision et collaboration.

Teambook vous accompagne dans cette démarche avec :

• Une interface intuitive qui ne nécessite aucune formation technique
• Des fonctionnalités de planification avancées adaptées aux besoins des entreprises modernes
• Un support client multilingue pour vous accompagner dans votre transformation digitale
• Une tarification équitable par projet (et non par utilisateur) qui s’adapte à votre croissance

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