La gestion des ressources représente un défi majeur pour les chef de projets qui cherchent à optimiser les performances de leurs équipes. Sans un logiciel de gestion adapté, il devient difficile de faire correspondre l’offre et la demande tout en respectant les délais fixés.
Historiquement, les responsables de projet se tournaient vers des tableurs pour obtenir une vue d’ensemble de leurs ressources. Cependant, ces solutions deviennent rapidement un cauchemar difficile à maintenir et source d’erreurs. Les questions essentielles restent sans réponse : quelle est la charge de travail de chacun aujourd’hui ? Qui est disponible ? Quand faut-il recruter de nouvelles personnes ?
Si vous cherchez ces réponses et souhaitez vous lancer dans la gestion des ressources de la bonne manière, vous êtes au bon endroit. Nous avons établi une liste des meilleurs outils de gestion des ressources, chacun avec ses particularités, qui vous aide à garder votre sang-froid même en gérant un large pool de ressources.
Pourquoi un logiciel de gestion des ressources est-il indispensable ?
Saviez-vous que la gestion des ressources reste le principal défi des chefs de projet depuis plusieurs années consécutives ? De plus, une mauvaise gestion des ressources a connu la plus forte augmentation depuis 2018 et occupe désormais la 2e place des défis les plus importants. En négligeant l’importance d’équilibrer les ressources, les entreprises ont une idée floue des actifs disponibles et finissent dans un cercle vicieux de rigidité des ressources.
Une mauvaise gestion des ressources se traduit souvent par des projets en sous-effectif ou en sureffectif, ce qui nuit au résultat final et peut même faire échouer des accords. C’est la conséquence de l’incapacité à allouer, planifier et niveler les ressources correctement, souvent déclenchée par le manque d’outils appropriés.
Les bénéfices de l’utilisation d’une solution de gestion des ressources sont nombreux :
- Créer un planning réaliste pour gérer des projets efficacement
- Prévoir la capacité et anticiper les besoins
- Assurer la meilleure utilisation des ressources disponibles
- Répartir les charges de travail de manière équitable
- Optimiser l’usage des ressources existantes
- Résoudre les conflits de ressources
- Éviter que les ressources restent inactives
- Savoir quand recruter de nouveaux employés
Rien n’améliore autant les processus et les performances dans l’entreprise qu’une stratégie de gestion des ressources bien pensée, accompagnée des logiciels qui aident les équipes à la mettre en œuvre.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion des ressources
Les outils suivants sont exceptionnels du point de vue de la gestion des ressources et de la charge de travail et peuvent considérablement améliorer l’efficacité des opérations de projet en cours. Découvrons-les sans plus attendre.
1. Teambook – Solution moderne pour la gestion collaborative des ressources
Teambook se distingue comme un logiciel de gestion des ressources particulièrement adapté aux équipes agiles. Cette solution de gestion offre une approche intuitive pour planifier et suivre l’allocation des ressources entre les équipes.
L’outil aide les équipes à saisir, visualiser les capacités disponibles et optimiser la répartition des tâches. Grâce à des outils de planification avancés, Teambook facilite la coordination entre les différents départements et améliore l’efficace des ressources.
Les fonctionnalités principales incluent :
- Planification visuelle des ressources par glisser-déposer
- Tableaux de bord personnalisables pour suivre les performances
- Intégration avec les principaux outils de gestion de projets
- Gestion des capacités à moyen terme avec indicateurs visuels
- Saisie des feuilles de temps en un clic, (par copie des données planifiées).
Cette solution s’adapte particulièrement bien aux entreprises de taille moyenne qui cherchent à améliorer leurs capacités de gestion sans complexité excessive.
De façon unique, Teambook propose une tarification par pack de projets, pour un nombre d’utilisateurs illimités! Le prix, imbattable, est de l’ordre d’un Euro par projet!
2. Forecast – Une solution de gestion complète pour projets et ressources
Forecast est une plateforme tout-en-un qui vous accompagne du devis à la facture avec un spectre complet de fonctionnalités de gestion des ressources pour planifier, allouer, programmer et surveiller les ressources. La combinaison des fonctionnalités de gestion de projet avec la gestion de la charge de travail, le suivi du temps et l’onglet budget en fait une solution parfaite pour remplacer les outils fragmentés.
Forecast a été conçu pour répondre à la planification des ressources à long terme et à court terme. Vous pouvez allouer des ressources à des tâches ou des projets et obtenir une vue d’ensemble de toutes les métriques de ressources pour chaque membre de l’équipe, maintenant et des mois à l’avance – leurs allocations, charges de travail, taux d’utilisation calculés automatiquement et congés.
Une fonctionnalité de zoom avant et arrière vous donne la flexibilité de visualiser les ressources selon une perspective mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne. Le niveau de connectivité est impressionnant, car vous pouvez explorer depuis la carte thermique jusqu’aux tâches de chacun pour voir leur progression.
Les chefs de projet peuvent rapidement identifier qui est surbooké, disponible ou en vacances pour planifier les projets futurs, tandis que les dirigeants bénéficieront des taux d’utilisation à l’échelle de l’entreprise et de la prévision des besoins en ressources.
Découvrez notre article dédié à Forecast vs Teambook.
3. Runn – Logiciel de planification et prévision des ressources
Runn est une application moderne de gestion des ressources qui fournit des informations approfondies sur tout votre personnel et vous permet de planifier intelligemment les ressources. Malgré sa relative nouveauté sur le marché, Runn présente un design élégant et d’excellentes opportunités d’améliorer votre stratégie de gestion des ressources.
Vous pouvez analyser en détail les revenus, la capacité et le taux d’utilisation de chaque membre de l’équipe et visualiser le pourcentage de temps assigné et combien est facturable ou non facturable dans une vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Avec Runn, vous pouvez rapidement trouver les bonnes ressources en filtrant le planificateur pour voir seulement les personnes dans un rôle spécifique, une équipe ou avec un certain tag. Ce qui facilite grandement la planification des ressources, c’est la capacité de voir combien d’heures chaque personne a disponibles un jour donné.
Le tarif commence à 10€ par utilisateur par mois, avec un plan gratuit illimité pour un maximum de 5 utilisateurs.
4. Paymo – Logiciel de planification des ressources pour équipes
Paymo est un outil de gestion de projet qui, en plus de la gestion des tâches, du suivi natif du temps et de la facturation, comprend également des modules robustes de planification et de programmation des ressources. L’outil réunit la capacité d’équipe, la charge de travail et la disponibilité sur une chronologie visuelle pour vous aider à allouer les ressources en conséquence.
Ce qui mérite d’être noté, c’est la fonctionnalité de planification intelligente. Les réservations provisoires sont automatiquement définies sur les plages de dates des tâches précédentes. Il ne reste plus qu’à spécifier le nombre d’heures de travail pour la convertir en réservation réelle.
La colonne des heures restantes vous donnera également la visibilité nécessaire sur la capacité de votre équipe, même au niveau du projet, pour savoir combien d’heures réservables sont encore disponibles.
Le tarif commence à 9,95€ par utilisateur par mois. Essai gratuit de 14 jours disponible.
5. 10,000 ft – Planification du personnel par Smartsheet
Au cœur de 10,000 ft se trouve un planning du personnel. Ici, vous pouvez voir qui est surbooké, qui est disponible ou qui est en vacances. Récemment acquis par Smartsheet, 10,000 ft propose une fonctionnalité intelligente de correspondance de ressources, des fonctionnalités de glisser-déposer et la capacité de créer des rapports complets à partir du suivi du temps.
Si la vue des personnes devient soudainement trop détaillée, il existe une carte thermique des allocations de ressources pour voir la vue d’ensemble de l’entreprise. C’est facilement l’un des meilleurs logiciels pour la gestion des ressources quand vous avez un budget plutôt serré.
Le tarif commence à 10€ par utilisateur par mois.
6. Scoro – Logiciel de gestion d’entreprise
Scoro est une solution de gestion des ressources qui dispose d’un planificateur de ressources en vue calendrier. Il aide à planifier le temps et le travail quotidiens, en indiquant la capacité de chacun. Chaque fois que vous prévoyez d’assigner des tâches, vous pouvez glisser-déposer la tâche dans votre planning selon son impact sur vos heures de travail.
Scoro offre la possibilité de filtrer par projets, types d’activité, délais et priorités également. En plus des fonctionnalités communes, l’outil cherche à simplifier le processus de priorisation. Chaque fois qu’il y a une tâche de haute priorité, vous pouvez déclencher le mode Domino qui priorisera le travail et reportera tout le reste dans le planning.
Le tarif commence à 26€ par mois.
7. Mavenlink – Outil de gestion des ressources d’entreprise
Similaire à Forecast, Mavenlink fournit une suite complète d’outils d’entreprise pour la gestion de projet et de ressources, couvrant toutes les fonctionnalités de planification des ressources sous un même toit. La planification maître de Mavenlink a été spécifiquement conçue pour les chefs de projet qui souhaitent rationaliser la gestion des ressources.
La planification maître vous donne la capacité de gérer les allocations pour toutes les ressources de votre organisation. Vous pouvez visualiser les charges de travail et la disponibilité sur plusieurs projets d’un coup d’œil.
Le tarif commence à 19€ par mois.
8. Accelo – Une solution ServOps pour gérer projets, ressources et emails
Initialement développé comme un outil interne, Accelo permet aux utilisateurs de gérer toutes les activités liées aux clients. L’outil convient bien aux petites équipes et organisations qui ne sont pas très matures dans la gestion des ressources.
Accelo dispose d’une carte thermique des ressources avec une vue quotidienne, vous pouvez donc dire qui est sur-alloué ou sous-alloué chaque jour de la semaine. Pour savoir ce qui cause de tels goulots d’étranglement de ressources, vous pouvez toujours aller au projet et chercher les tâches qui causent des frictions.
Le tarif commence à 39€ par mois.
9. Tempo Planner – Un add-on de gestion des ressources pour Jira
Tempo Planner est un add-on pour la planification des ressources et les rapports de capacité qui s’intègre avec Jira. C’est l’outil préféré pour la planification car il lie les ressources aux issues ou tâches dans Jira.
Comme son nom l’indique, l’add-on est un vrai planificateur, il n’est donc pas capable de communiquer l’avancement des projets et des tâches en temps réel comme d’autres outils.
10. BigTime – Logiciel de temps et facturation pour gérer la capacité du personnel
BigTime est une solution basée sur le cloud initialement construite comme un logiciel de facturation du temps et de finance pour servir les entreprises de services professionnels. Comme elle a évolué vers une solution plus complète, la gestion des ressources et des projets ont été ajoutées à la pile de fonctionnalités financières.
Parce que BigTime est si orienté finance, si vous allouez une personne à une tâche, vous devrez toujours ajouter le coût interne et la grille tarifaire.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion pour votre entreprise ?
Pour sélectionner la solution de gestion des ressources la plus adaptée, plusieurs critères doivent être évalués :
Taille et besoins de l’équipe : Les petites équipes peuvent se contenter d’outils plus simples, tandis que les grandes organisations nécessitent des solutions plus robustes avec des capacités de gestion avancées.
Budget disponible : Les logiciels de gestion varient considérablement en prix. Certains offrent des versions gratuites limitées, d’autres nécessitent un investissement mensuel par utilisateur.
Intégrations nécessaires : Vérifiez que la solution s’intègre avec vos outils existants pour éviter les silos de données entre les équipes.
Fonctionnalités spécifiques : Selon votre secteur, vous pourriez avoir besoin de fonctionnalités particulières comme la gestion des compétences ou la planification à long terme.
Les tendances futures des logiciels de gestion des ressources
L’intelligence artificielle transforme progressivement les meilleurs logiciels de gestion. Ces outils évoluent pour offrir des suggestions automatiques d’allocation et des prédictions plus précises sur les besoins futurs en ressources.
La collaboration à distance ayant pris une place prépondérante, les solutions modernes intègrent des fonctionnalités spécifiquement conçues pour les équipes distribuées, permettant une gestion efficace des ressources indépendamment de la localisation géographique.
Optimisez vos projets avec la bonne solution de gestion
Un excellent logiciel de gestion des ressources vous offre une vue d’ensemble de qui fait quoi. Les meilleurs logiciels de gestion s’assurent que tout le monde travaille à sa capacité maximale possible sans franchir les limites d’un horaire de travail normal, fournissant des indices et des pointeurs lorsque certaines lignes sont franchies.
L’implémentation d’une solution de gestion des ressources appropriée aide les équipes à améliorer significativement leurs performances, respecter les délais et optimiser l’utilisation de leurs ressources humaines.
Vous cherchez à transformer votre approche de la gestion des ressources ? Commencez par évaluer vos besoins actuels et testez plusieurs de ces outils grâce à leurs versions d’essai. La clé du succès réside dans le choix d’une solution qui s’adapte parfaitement à votre contexte organisationnel et accompagne la croissance de vos projets.
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