La gestion des capacités est essentielle pour mener à bien vos projets dans les délais. Elle vous permet de poser des bases solides et d’optimiser l’utilisation de vos ressources.
Découvrez les principes clés d’une gestion des capacités efficace pour réussir vos projets.
Qu’est-ce que la gestion des capacités ?
La gestion des capacités consiste à optimiser l’utilisation des ressources disponibles au sein d’une entreprise. L’objectif est de maximiser la valeur créée avec un nombre d’heures limité.
Concrètement, il s’agit d’analyser la capacité disponible par rôle et de la comparer aux besoins en temps pour chaque projet. Cette vue d’ensemble permet de s’assurer que l’entreprise dispose des bonnes compétences en quantité suffisante pour mener à bien ses projets.
Teambook vous propose un module dédié, Capacité, vous permettant de visualiser sur une timeline de 6 à 24 mois la capacité de vos équipes (« Offre ») et la comparer aux besoins des projets en cours et à venir (« Demande »). Cela facilite grandement la planification des ressources.
Les étapes clés de la gestion des capacités
Une bonne gestion des capacités passe par plusieurs étapes essentielles :
- Calculer la capacité disponible actuellement et dans le futur
- Déterminer les besoins en ressources pour chaque projet au fil du temps
- En cas d’inadéquation entre les 2 premiers points, prendre les mesures appropriées.
1. Calculer la capacité
La première étape consiste à avoir une vision claire de la capacité actuelle et future de vos équipes. Il faut quantifier le nombre de jours / d’heures disponibles par compétence sur les prochains mois.
Un rapport d’utilisation des ressources est très utile pour cela. Il permet d’identifier rapidement les éventuelles pénuries de capacité à venir.
Avec Teambook par exemple, vous pouvez générer des rapports d’utilisation par équipe, rôle ou collaborateur. Vous visualisez ainsi facilement les pics de charge et les creux d’activité.
2. Déterminer les besoins en ressources
Une fois la capacité calculée, il faut la confronter aux besoins des projets. Pour chaque projet, estimez le nombre de jours/ d’heures nécessaires mois par mois.
Teambook vous propose un utilitaire pour reprendre vos données de planification opérationnelle et calculer ainsi la capacité en jours homme par mois. Vous pouvez ensuite facilement compléter manuellement les mois ultérieurs.
Teambook facilite ces deux premières étapes en proposant deux écrans pour planifier les projet et par ailleurs, d’affecter les ressources nécessaires. Le logiciel calcule automatiquement le taux d’occupation de chacun ainsi que les éventuels décollage entre l’offre et la demande, projet par projet.
3. Adaptez les capacités
Si vous n’avez pas la capacité suffisante, il faudra prendre les décisions qui s’imposent: engager du personnel (« augmenter l’offre »), accentuer les efforts commerciaux (« augmenter la demande ») ou encore prioriser les projets et tâches en fonction des capacités disponibles
Vous pouvez aussi envisager de réaffecter certaines ressources entre projets pour combler les manques. Une planification fine des tâches est alors indispensable.
Les bonnes pratiques pour réussir sa gestion des capacités
Voici quelques conseils pour optimiser votre gestion des capacités :
Communiquez régulièrement avec toutes les parties prenantes sur l’état des capacités. La transparence est essentielle.
Anticipez les risques qui pourraient impacter vos capacités (absences, retards, etc.) et prévoyez des solutions.
Utilisez un outil dédié pour suivre précisément vos capacités en temps réel. Un logiciel comme Teambook vous fera gagner un temps précieux.
Revoyez régulièrement vos estimations et ajustez si besoin. La gestion des capacités doit être dynamique.
Formez vos équipes à la gestion des capacités pour les responsabiliser.
Les bénéfices d’une bonne gestion des capacités
Une gestion efficace de vos capacités apporte de nombreux avantages :
- Amélioration de la productivité en optimisant l’utilisation des ressources
- Meilleure visibilité sur la faisabilité des projets
- Réduction du stress des équipes en évitant la surcharge
- Justification objective des besoins en recrutement
- Amélioration de la rentabilité des projets
Avec un outil comme Teambook, vous disposez d’une vue d’ensemble de vos capacités en temps réel. Vous pouvez ainsi prendre les bonnes décisions pour mener vos projets au succès.
Passez à l’action pour optimiser vos capacités
La gestion des capacités est un élément clé de la réussite de vos projets. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant les bons outils, vous gagnerez en efficacité et en sérénité.
N’attendez plus pour mettre en place une gestion des capacités performante dans votre entreprise. Vos équipes et vos clients vous en remercieront !
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