Comment organiser les tâches et les délais pour améliorer la productivité ?

La gestion efficace des tâches et des délais est cruciale pour la productivité d’une organisation. Une bonne organisation permet non seulement de respecter les échéances mais aussi d’améliorer la satisfaction au travail et de réduire le stress.

Voici comment vous pouvez organiser les tâches et les délais en utilisant Teambook pour booster la productivité de votre équipe. Découvrez étape par étape.

1- Disposer de compétences dédiées à la planification

Pour commencer, il est essentiel d’avoir au sein de votre organisation une personne ou une équipe avec des responsabilités claires en matière de planification. Que ce soit un responsable staffing, un trafic manager ou un responsable de business unit, son rôle est d’assurer une allocation optimale des ressources.

2- Saisir l’horaire d’entreprise dans Teambook

Votre première action sera de saisir l’horaire de travail de l’entreprise dans Teambook, y compris le nombre d’heures de travail quotidien et la durée standard des réservations. Cela établit la base de votre planification.

3- Mettre à jour les exceptions individuelles

Il est également important de prendre en compte les exceptions individuelles telles que les temps partiels et les engagements à long terme. Assurez-vous que ces informations soient actualisées avec des calendriers individuels ou des dates de début et de fin spécifiques.

4- Configurer les jours fériés et les automatismes

Teambook intègre par défaut les jours fériés de votre pays. Pour les membres de l’équipe basés dans d’autres pays ou régions, ajustez les jours fériés en utilisant les fonctionnalités d’automatisation de Teambook.

5- Planifier les temps hors projets

Il est important de bloquer dans Teambook les périodes de vacances et les temps hors projets comme les réunions, les formations et les séminaires. Utilisez les créneaux « time off » pour ces planifications.

6- Effectuer la planification opérationnelle

Avec ces paramètres en place, le responsable de la planification peut commencer à organiser les ressources. L’écran de planning de Teambook permet de visualiser et de gérer les ressources sur différents horizons temporels, en identifiant les sous-capacités et les surcharges pour une répartition équilibrée du travail.

7- Utiliser la gestion des capacités pour la planification à moyen terme

Enfin, le mode de gestion des capacités de Teambook offre une perspective à moyen terme (6-24 mois), permettant de prévoir les ressources nécessaires et de planifier en conséquence pour répondre aux besoins des projets à venir.

Conclusion

En suivant ces étapes avec Teambook, vous pouvez améliorer significativement l’organisation des tâches et la gestion des délais au sein de votre équipe. Une planification précise et une répartition équilibrée des charges de travail sont des atouts pour la productivité et le bien-être des collaborateurs.

N’oubliez pas que l’outil est là pour faciliter ces processus, mais c’est l’expertise et la méthodologie de votre responsable de planification qui feront la différence.

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