Resumen
Empresa: shiftavenue
Sector: Consultoría IT
Tamaño de la empresa: 1-50 empleados
Desafío: Dificultad para visualizar la disponibilidad de los consultores en varios proyectos
Resultado principal: Un único panel de planificación compartido con visibilidad inmediata de los proyectos, la disponibilidad de los consultores y la asignación de recursos.
Contexto
Como empresa de consultoría en crecimiento, shiftavenue necesitaba una forma sencilla de coordinar la disponibilidad de sus consultores en varios proyectos simultáneamente.
Antes de implementar Teambook, la información de planificación estaba repartida entre diferentes herramientas y hojas de cálculo. Esto dificultaba que los responsables de proyecto supieran rápidamente quién estaba disponible, en qué proyecto trabajaba cada consultor y cómo se distribuía la carga de trabajo.
A medida que la empresa crecía y asumía más proyectos, mantener a todos alineados se volvía cada vez más laborioso, especialmente cuando las prioridades y los calendarios cambiaban con frecuencia.
Desafíos iniciales
Sin una plataforma centralizada de planificación de recursos, shiftavenue se enfrentaba a varios retos operativos:
- No existía una única fuente de información sobre la disponibilidad de los consultores.
- Se dedicaba mucho tiempo a comunicar manualmente los cambios en la planificación.
- Había poca visibilidad sobre la utilización de los recursos entre proyectos.
- Resultaba difícil equilibrar la carga de trabajo antes de aceptar nuevos proyectos.
- El equipo financiero tenía una visibilidad limitada para preparar la facturación.
El proceso de planificación funcionaba, pero requería una coordinación constante entre los responsables de proyecto y los consultores, lo que dificultaba reaccionar con rapidez a los cambios.
¿Por qué Teambook?
shiftavenue buscaba una solución que hiciera la planificación transparente para todo el equipo y, al mismo tiempo, fuera fácil de adoptar.
Teambook ofrecía:
- Un panel de planificación compartido para todo el equipo.
- Visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de los consultores.
- Sincronización con los calendarios personales de los empleados.
- Una interfaz intuitiva que reducía la necesidad de comunicación manual.
En lugar de depender de actualizaciones individuales o de hojas de cálculo, ahora todo el equipo accede a la misma información de planificación en tiempo real.
Cómo utiliza shiftavenue Teambook
Actualmente, Teambook es la plataforma central de planificación de recursos de shiftavenue.
Los responsables de proyecto la utilizan para:
- Planificar la asignación de consultores a los proyectos en curso.
- Comprobar la disponibilidad antes de aceptar nuevos proyectos.
- Equilibrar la carga de trabajo del equipo.
- Sincronizar la planificación de los proyectos con los calendarios personales de los empleados.
Como todos trabajan sobre el mismo panel de planificación, cualquier cambio en el calendario es visible de inmediato para todo el equipo. Esto reduce el esfuerzo de coordinación y garantiza que todos trabajen siempre con la información más actualizada.
Principales beneficios
Desde la implantación de Teambook, shiftavenue ha mejorado significativamente la visibilidad y la coordinación en toda la organización.
Entre los principales beneficios destacan:
- Visión inmediata de todos los proyectos en curso y de la disponibilidad de los consultores.
- Mejor distribución de la carga de trabajo y mayor aprovechamiento de los recursos.
- Menos comunicación manual cuando cambian los calendarios.
- Mayor transparencia para los responsables de proyecto al planificar nuevos trabajos.
- Mejor visibilidad de las asignaciones para el equipo financiero, facilitando la facturación.
La planificación centralizada también permite detectar antes situaciones de sobrecarga o infrautilización, facilitando una asignación de recursos más proactiva.
Mejora continua
La experiencia de shiftavenue con Teambook ha sido muy positiva en general.
El principal aspecto susceptible de mejora es la vista de la línea temporal, que podría ser más clara e intuitiva. No obstante, se trata de una mejora menor si se compara con el valor que la plataforma aporta al trabajo diario.
Conclusión
Al sustituir procesos de planificación fragmentados por una plataforma centralizada de planificación de recursos, shiftavenue obtuvo una mejor visibilidad sobre la disponibilidad de sus consultores, simplificó la coordinación entre equipos y optimizó la utilización de los recursos en todos sus proyectos.
Además de ayudar a los responsables de proyecto a tomar mejores decisiones de asignación, Teambook también mejoró la colaboración entre los equipos de Finanzas y Operaciones gracias a una visión compartida de las asignaciones a proyectos. El resultado fue un proceso de facturación más eficiente respaldado por un único sistema de planificación para toda la empresa.
