¿Qué es la previsión de proyectos? ¿Y cómo puede ayudar a su empresa de proyectos a poner en marcha la futura cartera de proyectos más rentable?
Puede parecer que la planificación preliminar de un proyecto lleva mucho tiempo. Se trata más de una ventaja que de un elemento operativo necesario. Sin embargo, las empresas de servicios que estudien detenidamente los proyectos preliminares y confirmados cosecharán los frutos.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre por qué y cómo iniciar un proceso de planificación preliminar del proyecto, y las herramientas que te ayudarán a hacerlo con rapidez y precisión.
¿Qué es la planificación provisional de proyectos?
En términos sencillos, la planificación provisional de un proyecto es el proceso de planificación de un proyecto que aún no se está seguro de que vaya a completarse con éxito.
¿Por qué planificar un proyecto que quizá nunca llegue a materializarse? Los jefes de proyecto pueden tener la impresión de que pierden un tiempo precioso con la planificación preliminar. Sin embargo, la planificación preliminar tiene muchas ventajas, tanto a nivel personal como organizativo.
Ventajas de la planificación provisional de proyectos
Reconocer los efectos de los proyectos propuestos en los recursos y capacidades disponibles.
En una empresa de servicios profesionales, es probable que cada proyecto repercuta en otros. Por eso, aunque un proyecto no sea seguro, tienes que saber cómo afectará a la carga de trabajo general de tu equipo.
¿De qué recursos se dispone todavía en el lugar de trabajo? ¿De qué capacidad dispone todavía? ¿Todavía hay posibilidades de que los demás proyectos sigan adelante según lo previsto? ¿Necesita asignar recursos adicionales?
Si planifica el proyecto con antelación, podrá encontrar las respuestas a estas preguntas y tomar decisiones con más conocimiento de causa que le permitirán obtener mejores resultados.
Considere las hipótesis del proyecto para perfeccionar su plan utilizando información en tiempo real
Algunos proyectos provisionales no llegarán a buen puerto, pero otros sí. Y cuando eso ocurra, querrá que su presupuesto y calendario sean exactos. Sin un plan de proyecto provisional, corre el riesgo de basar todo su plan de proyecto en suposiciones de proyecto innecesarias.
Puede que no se haya dado cuenta de que su ingeniero junior preferido no estaba disponible cuando lo necesitaba. Esto significa que tiene que recurrir a un recurso más caro o cambiar las tareas hasta que esté disponible. Si esto acaba disparando el presupuesto o retrasando el proyecto, es algo que podría haberse evitado.
Examine varias combinaciones de proyectos para determinar cuál producirá los mejores resultados para su empresa.
Esto plantea la cuestión de la planificación de escenarios. Es en esta fase cuando debe utilizarse un plan de proyecto provisional para probar varias combinaciones de proyectos con el fin de elegir la que mejor se adapte a los objetivos de la empresa.
Por ejemplo, los proyectos A y B pueden generar mucho dinero. Sin embargo, debe evitar que el proyecto C siga adelante, ya que requeriría los mismos recursos cualificados. Si el proyecto C es un proyecto de menor valor de un cliente habitual de alto valor, podría elegir una combinación que hiciera que el proyecto C tuviera más éxito. A través de la planificación preliminar del proyecto, puede descubrir que el Proyecto C + A tiene más sentido como combinación. Sin embargo, no lo sabrá porque no habrá modelizado todos los escenarios.
¿Qué es un proyecto provisional?
Un proyecto que no ha sido confirmado se denomina proyecto provisional. He aquí algunos ejemplos de proyectos provisionales:
- un proyecto para un cliente que se ha propuesto pero aún no se ha acordado (quizás hasta que pueda proporcionar un plan y un calendario realistas)
- un proyecto que surge de repente; tiene que determinar si es viable ahora. un proyecto que su empresa ha propuesto pero que aún no se ha materializado.
El problema de la planificación incompleta de los proyectos
Una planificación rigurosa de los proyectos tiene el inconveniente de que lleva mucho tiempo. La planificación táctica de proyectos puede hacerte perder mucho tiempo si planificas las tareas manualmente con herramientas como hojas de cálculo Excel.
Además, los gestores de proyectos llevan una vida ajetreada. En lugar de retocar los planes de proyectos inacabados, prefieren gestionar los que ya tienen.
¿Cómo puede utilizar Teambook para mejorar la planificación de sus proyectos?
Con el software Teambook, planificar proyectos potenciales es tan sencillo y directo como planificar proyectos verificados. Todo lo que tiene que hacer es introducir «provisional» como estado del proyecto. Para su beneficio y el de los demás, puede elegir un sufijo y un color específico para los proyectos provisionales, diferente al de los proyectos verificados, indicando así visualmente que aún no están finalizados.
Descubre en este tutorial las fases de construcción de un proyecto en Teambook y asígnales los colores específicos para diferenciar entre proyectos provisionales y proyectos en curso.
En conclusión
Sus jefes de proyecto pueden pensar que elaborar un calendario provisional es un gasto de tiempo innecesario. Esperamos haber demostrado los beneficios que aporta a su empresa de proyectos en términos de capacidad organizativa, planificación de escenarios, planificación de proyectos y resultados.
Con las herramientas de planificacion adecuadas, la planificación preliminar del proyecto será mucho más fácil de encajar en las ya apretadas agendas de sus gestores de proyectos, lo que aumentará la eficacia y precisión de su trabajo.
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