Die effektive Verwaltung von Aufgaben und Fristen ist für die Produktivität einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Eine gute Organisation hilft nicht nur dabei, Fristen einzuhalten, sondern erhöht auch die Arbeitszufriedenheit und reduziert Stress.
Hier erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Teambook Aufgaben und Fristen organisieren können, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Entdecken Sie Schritt für Schritt.
1- Über dedizierte Planungskompetenzen verfügen
Zunächst einmal ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie in Ihrer Organisation eine Person oder ein Team mit klaren Verantwortlichkeiten für die Planung haben. Ob es sich dabei um einen Staffing Manager, einen Traffic Manager oder einen Business Unit Manager handelt, seine Aufgabe ist es, für eine optimale Ressourcenzuweisung zu sorgen.
2- Den Firmenstundenplan in Teambook eingeben
Ihre erste Amtshandlung wird darin bestehen, die Arbeitszeiten des Unternehmens in Teambook einzugeben, einschließlich der täglichen Arbeitszeit und der Standarddauer von Buchungen. Dies legt die Grundlage für Ihre Planung.
3- Einzelne Ausnahmen aktualisieren
Es ist auch wichtig, individuelle Ausnahmen wie Teilzeitarbeit und langfristige Verpflichtungen zu berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass diese Informationen mit individuellen Kalendern oder bestimmten Anfangs- und Enddaten aktualisiert werden.
4- Konfigurieren von Feiertagen und Automatismen
Teambook integriert standardmäßig die Feiertage Ihres Landes. Für Teammitglieder, die in anderen Ländern oder Regionen ansässig sind, passen Sie die Feiertage mithilfe der Automatisierungsfunktionen von Teambook an.
5- Planen Sie die projektfreie Zeit
Es ist wichtig, in Teambook Urlaubszeiten und projektfremde Zeiten wie Meetings, Schulungen und Seminare zu blockieren. Nutzen Sie für diese Planungen die „Time-off“-Zeitfenster.
6- Führen Sie die operative Planung durch
Mit diesen Einstellungen kann der Planer mit der Organisation der Ressourcen beginnen. Der Planungsbildschirm von Teambook ermöglicht es, Ressourcen über verschiedene Zeithorizonte hinweg anzuzeigen und zu verwalten, wobei Unterkapazitäten und Überlastungen für eine ausgewogene Arbeitsverteilung identifiziert werden.
7- Kapazitätsmanagement für die mittelfristige Planung nutzen
Schließlich bietet Teambooks Kapazitätsmanagement-Modus eine mittelfristige Perspektive (6-24 Monate), die es ermöglicht, die benötigten Ressourcen vorherzusagen und entsprechend zu planen, um den Anforderungen zukünftiger Projekte gerecht zu werden.
Schlussfolgerung
Wenn Sie diese Schritte mit Teambook befolgen, können Sie die Organisation von Aufgaben und das Terminmanagement in Ihrem Team deutlich verbessern. Eine genaue Planung und eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast sind für die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter von Vorteil.
Denken Sie daran, dass das Tool dazu da ist, diese Prozesse zu erleichtern, aber es sind das Fachwissen und die Methodik Ihres Planers, die den Unterschied machen.
Und wenn Sie es ausprobieren möchten, ist es einfach, unverbindlich und vor allem kostenlos bis zu 10 Projekte! Los geht’s!
