Alles, was Sie über die Planung von Projektteams wissen müssen

Sind Sie ein Neuling auf dem Gebiet der Organisation von Projektteams? Hier finden Sie alle Informationen, die Sie brauchen, um loszulegen.

Organisationen können erhebliche finanzielle und geschäftliche Vorteile aus der Teamplanung ziehen, die ihr Wachstum und ihre strategischen Ziele unterstützt. Um dies zu erreichen, sollte ein umfassendes Verfahren zur Teamplanung eingesetzt werden.

Aber was ist Teamplanung, wie wird sie umgesetzt und warum ist sie ein Zeichen für ein erfolgreiches Team? Schauen wir mal, was es damit auf sich hat!

Teamplanung: Was ist das?

Der Prozess der Erstellung der jährlichen operativen und strategischen Pläne für Ihr Team wird als Teamplanung bezeichnet. Dabei geht es darum, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter sorgfältig auf die allgemeine Ausrichtung des Unternehmens abzustimmen. Durch die Festlegung der strategischen Ziele Ihres Teams und deren Aufgliederung in spezifische Projekte, Ziele und Aktivitäten bietet sie einen klaren Fahrplan für den Erfolg. Die Teamplanung verhilft uns zu einem breiteren Blickwinkel, indem sie es uns ermöglicht, die Perspektive zu vergrößern und uns nicht nur auf die täglichen Aufgaben zu konzentrieren.

Diese Art der Vorbereitung stellt sicher, dass alle Mitglieder Ihres Teams genau wissen, was sie tun müssen, um erfolgreich zu sein. Außerdem können Sie damit zeigen, wie Ihr Team den Anforderungen gerecht wird und wie Ihre Bemühungen zur Rentabilität des Unternehmens beitragen.

Warum sollte man einen Plan im Team entwickeln?

Durch die Erstellung eines Plans gewinnt Ihr Team an Konzentration und strategischer Ausrichtung. Er stellt sicher, dass jede Aufgabe, die Ihre Mitarbeiter erledigen, Ihrem Unternehmen zugute kommt.

Durch die Vereinfachung des Prozesses, Prioritäten zu setzen und die benötigten Ressourcen zuzuweisen, werden die Unsicherheiten bei der Team Projektplanung beseitigt. Außerdem lässt sich durch die Vorausplanung leichter feststellen, ob Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um die Prioritäten des Unternehmens zu erfüllen, oder ob Sie zusätzliches Personal einstellen müssen.

Weil sie die Teamplanung als mühsam und zeitraubend empfinden, wenden einige Unternehmen sie nicht an. Warum sollte man sich die Zeit nehmen, wenn der Unternehmensplan als Grundlage für die Analyse dient?

Hierbei handelt es sich leider um eine falsche Wirtschaft. Das „große Bild“ ist ohne einen Teamplan zu umfangreich. Ihr Team kann zur falschen Zeit an den falschen Dingen arbeiten, ohne es überhaupt zu bemerken, wenn es keine Aufsicht auf Teamebene gibt.

Ist ein Teamplan erforderlich?

Jedes Team, unabhängig von seiner Größe oder Branche, braucht eine Strategie. Der Unterschied zwischen HOFFEN, Ihre Ziele zu erreichen, und dem tatsächlichen Erreichen dieser Ziele liegt in einem Teamplan. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team auf einem hohen Niveau arbeitet, ist er ein unverzichtbares Instrument.

• Kennen Sie die Ziele, die sich das Unternehmen für dieses Jahr gesetzt hat?
• Kennen Sie den Beitrag unseres Teams zu diesen Zielen?
• Kennen Sie Ihren persönlichen Beitrag zu diesen Zielen?
• Wissen Sie genau, was Erfolg für Sie persönlich und für das Team bedeutet?

Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, sollten Sie schnell einen Teamplan erstellen!

Warum ist das so? Weil Ihre Teammitglieder ohne einen Teamplan nicht genau wissen, was wann und warum getan werden muss und ob es erfolgreich war.

Der Zusammenhalt des Teams, die Motivation und die Produktion können unter einer fehlenden Planung leiden, z. B. :

• Unwichtigen Aktivitäten Vorrang einräumen, weil sie nicht verstehen, wie wichtig bestimmte Lieferungen sind oder wann sie benötigt werden.
• Priorisierung der eigenen Person gegenüber den Zielen des Teams und versehentliches Verschieben wichtiger Projekte
• Mangelnde Motivation aufgrund ihrer Unkenntnis der entscheidenden Rolle, die sie für den Erfolg von Unternehmen spielen.
• Enttäuschung darüber, kein Feedback über die Leistung in Bezug auf die KPIs zu erhalten

Was sind die Vorteile der Teamplanung?

Die Teamplanung bietet mehrere Vorteile für das Unternehmen, das Team und den Einzelnen. Wenn Sie sich an der Teamplanung beteiligen, können Sie ein zufriedeneres und stärker zusammengeschweißtes Team schaffen und gleichzeitig wichtige finanzielle und geschäftliche Belohnungen ernten.

Für Ihr Unternehmen einen Unterschied machen

Durch die Teamplanung, bei der die Arbeit mit der Unternehmensstrategie synchronisiert wird, unterstützt Ihr Team aktiv die Expansion und den Erfolg des Unternehmens. Teams mit einem Plan sind eher in der Lage, gute Leistungen zu erbringen und ihren Wert für das Unternehmen zu beweisen.

Die besten Teammitglieder zuzuweisen und Projekte im Voraus vorzubereiten sind zwei Aspekte der Teamplanung. Dies wird als kapazitäts und ressourcenplanung bezeichnet und führt nachweislich zu einer höheren Produktivität und weniger Ineffizienzen, was sich in schnellerer, effektiverer und intelligenterer Arbeit niederschlägt.

Ihre Gruppe aufbauen

Die Planung im Team fördert das Teamwachstum und verringert die ungünstige Fluktuation von Mitarbeitern.

Es bietet Menschen eine Bühne, auf der sie ihre besonderen Talente zeigen können und für ihre Beiträge anerkannt werden. Es hilft auch, Bereiche zu lokalisieren, in denen Ihre Mitarbeiter ihre Fähigkeiten verbessern können, sodass Sie für die Zukunft gewappnet sind. Darüber hinaus stellt sie sicher, dass Ihr Team weder über- noch unterfordert ist – eine Technik, die als Ressourcenoptimierung bekannt ist -, wodurch die Produktivität des Teams maximiert wird, ohne es zu erschöpfen.

Indem die Teamplanung die Ziele des Teams, seine Grundprinzipien und die Art und Weise, wie die Mitglieder zusammenarbeiten, anstatt allein zu handeln, untersucht, fördert sie auch den Zusammenhalt.

Wenn sich Teammitglieder verantwortlich und engagiert fühlen, leisten sie hervorragende Arbeit und bleiben im Team, was sowohl die Leistung der Mitarbeiter als auch ihre Bindung an das Unternehmen fördert. Gusto, ein Anbieter von Lohnabrechnungssoftware, berichtet, dass 37 % der Arbeitnehmer „mit einem tollen Team zu arbeiten“ als Hauptmotiv für den Verbleib in ihrem Unternehmen nennen.

Probleme proaktiv erkennen

Mithilfe der Teamplanung können Sie Probleme vorhersehen, bevor sie auftreten, und Pläne zu ihrer Lösung entwickeln, z. B. Ressourcenengpässe, Konflikte oder Engpässe. Sie ist ein Beispiel für das Sprichwort „Vorbeugen ist besser als heilen“.

Darüber hinaus trägt sie zur Kapazitätsplanung bei, einem entscheidenden strategischen Verfahren, mit dem Sie feststellen können, ob Ihr Unternehmen über die notwendigen Ressourcen für die Projekte in seinem Portfolio verfügt. Wenn Sie voraussichtlich unterbesetzt sein werden, liefert Ihnen eine gründliche Teamstrategie auch Material, das Sie Ihrem Management vorlegen können, um zusätzliche Ressourcen anzufordern.

Was unterscheidet die Ausführungsplanung des Teams von der Strategieplanung des Teams?

Ein strategischer Teamplan beschreibt die Ziele, die ein Team erreichen muss, um die allgemeinen Ziele des Unternehmens zu unterstützen. Ein Ausführungsplan gibt dem Team detaillierte Anweisungen, wie es diese Ziele erreichen kann.

Das Erreichen eines Ziels ist nicht dasselbe wie das Setzen eines Ziels. Die Entwicklung eines umfassenden Teamplans, der sowohl die strategische Ausrichtung als auch die Organisation der Umsetzung umfasst, stellt sicher, dass Ihre Gruppe ihren Verpflichtungen nachkommt.

Achten Sie darauf, dass Ihre Ausführungs- und Strategiepläne gut miteinander verknüpft sind. Die Dinge werden schlecht laufen, wenn es eine Diskrepanz zwischen Ihrer Umsetzungsstrategie und dem Strategieplan Ihres Teams gibt.

Ein Ausführungsplan beschreibt, was, wann und von wem getan werden muss. Damit jedes Teammitglied versteht, wie sich sein Beitrag in das Gesamtbild einfügt, ist es hilfreich, einen Überblick über die gegenseitigen Abhängigkeiten zu geben. Ziel ist es, dass sich alle einig sind.

Sie löst auch ein oft verschwiegenes Problem am Arbeitsplatz: Die Leute sind zu verlegen, um um Hilfe zu bitten, wenn sie nicht wissen, was sie tun sollen. Gehen Sie nie davon aus, dass Ihre Teammitglieder in der Lage sind, abstrakte Ziele selbstständig in realisierbare, aufgabenbasierte Strategien umzuwandeln. Geben Sie ihnen mithilfe der Teamplanung einen klaren Fahrplan für individuelle und organisatorische Errungenschaften an die Hand.

Wie sieht das Verfahren für die Teamplanung aus?

Die folgenden Schritte sind in der Teamplanung enthalten :

1. Strategische Ausrichtung: Um zu verstehen, wie sein Team in den größeren Geschäftsplan für das Jahr passt, spricht der Teamleiter in dieser Phase mit der Geschäftsleitung. Sie werden über die allgemeine Ausrichtung des Unternehmens sprechen und darüber, was es im kommenden Jahr erreichen will. Anschließend besprechen sie die Rolle, die ihr Team bei der Erreichung der Unternehmensziele spielen soll.
2. Teamplanungssitzung: Bei dieser Zusammenkunft der Teammitglieder werden die Ziele für das kommende Jahr besprochen. Sie beginnt in der Regel mit einem Vortrag des Teamleiters darüber, wie seine Arbeit in den Plan des Unternehmens passt, und mit der Nennung der Jahresziele des Teams. Anschließend beraten die Teammitglieder darüber, wie jedes Mitglied diese Ziele erreichen soll.
3. Erstellung des Teamplans: Nach dem Teamplanungstreffen wird der Teamplan formalisiert und dokumentiert. Sie werden sich regelmäßig auf diesen lebendigen Text beziehen. Jedes Teammitglied wird ihn nutzen, um seine Aufgaben, Fristen und wichtigsten Leistungsindikatoren durchzugehen. Die Teamleiter werden ihn auch nutzen, um den Gesamtfortschritt des Teams bei der Erreichung der Ziele zu verfolgen.
4. Überprüfung des Teamplans: Es ist wichtig, die Fortschritte regelmäßig zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Ziele auf dem richtigen Weg zur Erreichung sind. Es kann sinnvoll sein, vierteljährlich eine formelle Bewertungssitzung abzuhalten. Sie können die „Überprüfung des Teamplans“ auch auf die Tagesordnung Ihrer wöchentlichen oder monatlichen Besprechungen setzen.

Bei der Planung eines Teams: Wer nimmt teil?

Die folgenden Personen müssen in die Teamplanung einbezogen werden:

Die gesamte Gruppe

Die Planung im Team erfordert die Teilnahme der gesamten Gruppe. Wir meinen es ernst. Es handelt sich nicht um einen einfachen Vorteil. Die Beteiligung jedes Teammitglieds am Planungsprozess ist entscheidend.

Es ist für Teamleiter von Vorteil, wenn sie wissen, welche Stärken sie haben und welche Fähigkeiten und Stärken sie besitzen. Durch Gespräche mit denjenigen, die die Aufgabe tagtäglich erfüllen, können Teamleiter die Machbarkeit ihrer Ideen ehrlich einschätzen.

Darüber hinaus vermittelt er jedem Teammitglied ein Gefühl der Autorität und Eigenverantwortung für das kommende Jahr und verdeutlicht seine wichtige Rolle im Rahmen des Gesamtprojekts.

Der oder die Teamkapitän(e)

Die Rolle des Teamleiters ist von entscheidender Bedeutung. Er ist die Verbindung zwischen dem Team und der operativen Durchführung sowie zwischen der obersten Leitung und der Strategie. Sie übernehmen die Leitung der Diskussionen und sorgen dafür, dass der Tag seine Ziele am Tag der Teamplanungssitzung erreicht.

Ein exekutiver Supervisor

Um diese entscheidenden Gespräche über die strategische Planung zu führen, muss der Teamleiter mit einem ranghöheren Mitglied der Organisation interagieren. Je nach Größe und Struktur Ihres Teams kann dies ein direktes Gespräch mit einem Mitglied der Geschäftsleitung sein. Es kann sich aber auch um ein Mitglied der mittleren Führungsebene handeln. In beiden Fällen benötigen Sie eine Führungskraft, die Ihrem Team auf allen Ebenen der Organisationshierarchie die strategischen Ziele vermittelt.

Ein Drittkoordinator

Es kann hilfreich sein, einen externen Moderator hinzuzuziehen, vor allem, wenn Ihr Team groß ist. Seine Berufserfahrung und sein Verständnis für Methoden der Teamplanung können Ihnen helfen, einen Teamplan zu erstellen, der effektiver ist als der, den Sie allein erstellen könnten.

Sie können auch bei Teamplanungstreffen sehr hilfreich sein. Sie ermöglichen es dem Teamleiter, sich auf die Interaktion mit seinem Team zu konzentrieren, indem er das Programm und die Organisation des Tages beaufsichtigt.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Planung im Team?

Grundsätzlich sollte die Teamplanung einmal im Jahr stattfinden und nach der Vorstellung der Gesamtstrategie der Organisation erfolgen. Eine Teamstrategie sollte sich nur auf die nächsten sechs bis zwölf Monate beziehen. Wenn Sie länger als ein Jahr warten, kann es sein, dass sich die Prioritäten des Unternehmens ändern und Ihr Plan veraltet ist.

Wie oft sollte meine Teamstrategie überprüft werden?

Es ist ratsam, Ihren Teamplan vierteljährlich zu bewerten. So können Sie die Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele verfolgen und gegebenenfalls den Kurs ändern, um die Ziele zu erreichen.

Wenn Sie Ihre Teamstrategie überarbeiten, können Sie diese Probleme voraussehen und schnell Maßnahmen ergreifen, damit sie Ihr Jahresziel nicht aus den Fugen geraten lassen.

Fünf Komponenten einer erfolgreichen Teamstrategie

Es gibt keine fertige Formel für die Planung eines Teams. Es liegt an Ihnen, eine Strategie zu entwerfen, die sowohl für Sie als auch für Ihre Gruppe von Vorteil ist. Es gibt jedoch einige wesentliche Elemente, die Sie einbeziehen sollten.

Ziel

Um produktiv zu sein, muss sich Ihr Team um ein gemeinsames Ziel herum versammeln. In diesem Abschnitt sollte zumindest erläutert werden, wie sich die Arbeit Ihres Teams auf operativer Ebene in das gesamte Unternehmen einfügt. Sie können aber auch auf die Ziele und Grundsätze des Teams eingehen, je nach der Kultur Ihrer Organisation. Was ist die Leidenschaft Ihres Teams? Wofür begeistern sie sich? Wie kommunizieren sie mit den anderen Mitgliedern des Unternehmens?

Methodische Organisation

Die strategische Ausrichtung zwischen Ihrem Team und dem Unternehmen als Ganzes wird im Abschnitt über den strategischen Plan veranschaulicht. Zusätzlich zu den hochrangigen Details über die Maßnahmen, die Ihr Team ergreifen wird, sollten Sie auf die Bereiche des Organisationsplans verweisen, die Ihr Team unterstützen wird. Diese sollten nach ihrer Bedeutung sowohl für die strategischen Ziele als auch für die finanzielle Leistung geordnet sein.

Ausführungsplan

Dieser Abschnitt enthält einen detaillierten, aufgabenorientierten Plan. Er unterteilt die Aktivitäten des Jahres in einzelne Teamprojekte. Er enthält Einzelheiten zum Zeitplan, zu den benötigten Ressourcen, zum Budget, zu den wichtigsten Leistungsindikatoren etc.

Der Ausführungsplan kann dabei helfen, die gegenseitige Abhängigkeit von Projekten zu bestimmen und Konflikten vorzubeugen, z. B. widersprüchlichen Anforderungen für dieselben Ressourcen. Wenn Sie diese Konflikte vorhersehen, können Sie Ressourcen sinnvoller zuweisen und potenziell kostspielige Engpässe vermeiden.

Ein Ausführungsplan trägt auch zur Kapazitätsplanung bei, indem er es Ihnen ermöglicht, die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen zu bewerten und geeignete Pläne zu entwickeln, um zukünftige Projekte erfolgreich durchzuführen.

Vorbereitung auf Notsituationen

Ein wesentlicher Bestandteil der Teamplanung ist die Planung von Notfallmaßnahmen. Die Argumentation „Wenn X, dann Y“ ist der Schlüssel. Wenn sich die Umstände ändern, haben Sie die Freiheit, Ihren Plan zu ändern oder umzugestalten. Laut einer in der Harvard Business Review veröffentlichten Studie haben „Wenn-dann“-Planer eine um 300 % höhere Erfolgschance als „feste“ Planer. Wenn Sie also die Möglichkeit haben, sollten Sie eine gewisse Flexibilität in den Plan Ihres Teams aufnehmen.

Es ist besser, Teammitglieder einem anderen Projekt zuzuweisen, als sie untätig und unterbeschäftigt zu lassen, wenn eines Ihrer Projekte davon abhängt, dass das Projekt eines anderen Teams rechtzeitig abgeschlossen wird, und der Zeitplan für dieses Projekt aus dem Ruder läuft.

Überwachung und Maßnahmen

Wie Sie die Fortschritte bei der Umsetzung der Strategie verfolgen werden, sollte in Ihrem Teamplan beschrieben werden. Dieser Plan kann nur auf Projekt- oder Teamebene gelten. Er kann auch die Leistung jedes einzelnen Teammitglieds separat berücksichtigen. Es muss unbedingt klargestellt werden, dass die Teammitglieder nicht unter Druck gesetzt oder gedemütigt werden, wenn ihre Leistung nicht den wichtigsten Leistungsindikatoren entspricht. Es geht vielmehr darum, zu überprüfen, ob der Plan in die richtige Richtung geht, und wenn nicht, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um den Kurs zu ändern.

Sechs Richtlinien für ein produktives Teamplanungstreffen

1. Laden Sie die richtigen Personen ein. Sie wissen bereits, dass Sie Ihr gesamtes Team, den/die Teamleiter und eine Führungskraft einbeziehen müssen, da wir bereits darüber gesprochen haben, wie wichtig es ist, die richtigen Personen in die Teamplanung einzubeziehen. Um Notizen zu machen und die Ergebnisse festzuhalten, können Sie auch am selben Tag die Hilfe eines Moderators in Anspruch nehmen.
2. Stellen Sie eine überzeugende Tagesordnung auf. Es ist fantastisch, Ihr gesamtes Team zu versammeln. Aber es kann jederzeit zu einer Pandemie kommen. Achten Sie daher darauf, klare Ziele zu setzen und sich daran zu halten. Denken Sie daran, dass der Zweck dieses Treffens darin besteht, Ihre Pläne und Ziele für den Rest des Jahres zu dokumentieren.
3. Beginnen Sie mit einer guten Note. Beginnen Sie das Treffen mit einer Aktivität, die die Stärken des Teams hervorhebt, um allen zu helfen, sich in eine gute Stimmung zu versetzen. Bitten Sie z. B. jeden, etwas aus seinem Team oder von seinem Arbeitsplatz aufzuzählen, für das er dankbar ist. Anschließend knüllt jeder das Papier zusammen und wirft es sich gegenseitig zu. Wenn alles gut gemischt ist, wählt jede Person ein Stück Papier aus, das sie der Gruppe laut vorliest.
4. Schaffen Sie einen sicheren Raum: Es ist wichtig, dass sich jeder während des Planungsprozesses, bei dem es auch um schwierige Themen gehen kann, wohl fühlt, seine Meinung zu sagen. Machen Sie deutlich, dass Sie Offenheit und konstruktive Kritik schätzen und fördern. Um jedoch zu verhindern, dass die „Miesepeter“ in den Vordergrund treten, sollten Sie auf ihre Anwesenheit achten und einen Plan für den Umgang mit ihnen aufstellen.
5. Verändern Sie sich: Vielleicht möchten Sie die Arbeit in Ihrer Planungssitzung in kleinen Gruppen erledigen. Das „Gruppendenken“ kann Ihren Planungsprozess jedoch ernsthaft gefährden. Es beschränkt Ihre Mitarbeiter auf Themen, mit denen sie bereits vertraut sind, und erstickt so Kreativität und neue Ideen. Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Personen zu rotieren, damit sie sich nicht nur täglich mit ihren Kollegen unterhalten.
6. Machen Sie eine Pause. Achten Sie darauf, dass Ihre Gruppe über ausreichend Freizeit verfügt. Müde Teamkollegen werden nicht so motiviert oder erfinderisch sein. Vermeiden Sie es, das Treffen zu sehr zu belasten oder es zu lange dauern zu lassen. Es ist besser, zwei kürzere Sitzungen zu organisieren als eine längere.

Apps und Tools für die Teamplanung

Beenden Sie Ihre Suche nach einer „Excel-Vorlage für die Planung von Teamressourcen“. Investieren Sie stattdessen in ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Tool zur Teamplanung.

Spezielle Software, wie z. B. Teambook, wird von Werkzeugen und Automatismen für begleitet:

• Kompetenzen festlegen und die Verfügbarkeit der Teammitglieder analysieren
• die Aufgaben Ihrer Projektteams operativ zuweisen
• Planen Sie die Kapazitäten für zukünftige Projekte und beantragen Sie eventuell notwendige Ressourcen.
• Engpässe erkennen und Ressourcen mit einem Klick auf andere Projekte umverteilen
• die Arbeitsbelastung verfolgen und mit der geplanten Zeit vergleichen

Das klingt besser, nicht wahr, als das ständige Kopieren und Einfügen von Blättern und Zellen?

Wir hoffen, dass wir überzeugende Argumente für die Teamplanung in Ihrem Unternehmen vorgebracht haben.

„Nicht zu planen heißt, das Scheitern zu planen“, lautet ein Sprichwort.

Deshalb strukturieren die erfolgreichsten Teams ihre Arbeit, konzentrieren sich darauf und bewerten sie mithilfe bewährter Methoden wie u. a. Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung, Projektmanagement, Portfoliomanagement und Teamplanung.