Wie Sie die Kapazität Ihres Teams mit fakturierbarer und nicht fakturierbarer Arbeit verwalten

Was fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeit für die Kapazität bedeutet

Abrechenbare Arbeit bezieht sich auf kundenorientierte oder umsatzsteigernde Aktivitäten.
Zu den nicht fakturierbaren Arbeiten gehören interne Besprechungen, Planung, Schulung, Einarbeitung, Unterstützung und administrative Aufgaben.

Aus Sicht der Kapazität verbrauchen beide die gleiche begrenzte Ressource: Zeit.

Das Ignorieren von nicht fakturierbarer Arbeit erzeugt die Illusion einer verfügbaren Kapazität, die nicht existiert.

Warum nicht fakturierbare Arbeit oft unterschätzt wird

Teams unterschätzen die nicht fakturierbare Arbeit, weil:

• Sie ist über die ganze Woche verteilt
• Es wird nicht immer nachverfolgt oder geplant
• Es fühlt sich weniger sichtbar an als Projektarbeit
• Er wird als Gemeinkosten statt als Nachfrage behandelt

Mit der Zeit führt dies zu einer chronischen Überbuchung.

Wie Sie Kapazität mit beiden Arten von Arbeit planen

Schritt 1: Identifizieren Sie wiederkehrende nicht fakturierbare Arbeiten

Listen Sie Aktivitäten auf wie:

• Teamtreffen
• Interne Planung und Überprüfungen
• Unterstützende oder operative Aufgaben
• Ausbildung und Entwicklung

Diese sollten als feste Kapazitätsreduzierungen behandelt werden.

Schritt 2: Kapazität im Voraus reservieren

Legen Sie einen realistischen Prozentsatz der Zeit eines jeden Mitarbeiters für nicht abrechenbare Arbeiten fest, bevor Sie Projekte zuweisen.

Was bleibt, ist die echte abrechenbare Kapazität.

Schritt 3: Planen Sie abrechenbare Arbeit innerhalb der verbleibenden Kapazität

Vergeben Sie Kundenaufträge nur im Rahmen der Kapazitäten, die nach Berücksichtigung nicht fakturierbarer Verpflichtungen übrig bleiben.

Dies verhindert eine versteckte Überlastung.

Schritt 4: Regelmäßige Überprüfung

Nicht fakturierbare Arbeit ändert sich mit der Zeit.
Die Kapazitätspläne sollten wöchentlich oder monatlich überprüft werden, um realistisch zu bleiben.

Wie man Prioritäten setzt, wenn die Kapazität begrenzt ist

Wenn die Nachfrage die Kapazität übersteigt, sollten die Teams:

• Schutz der Arbeit engagierter Kunden steht an erster Stelle
• Machen Sie Kompromisse deutlich
• Interne Initiativen mit geringerer Priorität verzögern oder reduzieren
• Vermeiden Sie die Annahme, dass nicht fakturierbare Arbeit den Druck auffangen kann

Eine klare Prioritätensetzung ist besser als eine stille Überlastung.

Häufige Fehler von Teams

Teams kämpfen, wenn sie:

• Behandeln Sie nicht fakturierbare Arbeit als flexibles Füllmaterial
• Planen Sie für eine 100-prozentige abrechenbare Nutzung
• Kontextwechselkosten ignorieren
• Passen Sie Projektpläne an, ohne die interne Arbeitsbelastung zu überdenken
• Verlassen Sie sich auf Annahmen statt auf Sichtbarkeit

Diese Fehler häufen sich schnell an.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel nicht fakturierbare Zeit sollten Teams einplanen?

Er variiert je nach Rolle und Organisation, aber viele Teams unterschätzen ihn. Ausdrücklich zu planen ist wichtiger als der genaue Prozentsatz.

Sollte nicht fakturierbare Arbeit verfolgt werden?

Die Nachverfolgung kann zur Transparenz beitragen, aber die Planung erfordert keine detaillierte Zeiterfassung. Annahmen auf hoher Ebene sind oft ausreichend.

Können Teams die Auslastung erhöhen, indem sie nicht fakturierbare Arbeit reduzieren?

Eine gewisse Reduzierung ist möglich, aber die vollständige Beseitigung nicht fakturierbarer Arbeit ist unrealistisch und oft schädlich.

Quellen

PMI-Bibliothek: Ressourcenplanung und -nutzung
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Harvard Business Review: Management der Auslastung bei professionellen Dienstleistungen
https://hbr.org/2018/06/managing-professional-services-firms

Atlassian: Ausgleich zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-management

IBM: Grundlagen der Kapazitätsplanung
https://www.ibm.com/topics/capacity-planning