Wann sollten Teams aufhören, Tabellenkalkulationen für die Ressourcenplanung zu verwenden?

TL;DR

Tabellenkalkulationen eignen sich nur für die Ressourcenplanung, wenn die Teams klein sind und sich die Pläne selten ändern.
Teams sollten aufhören, Tabellen zu verwenden, sobald sich Projekte überschneiden, Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden oder sich Pläne wöchentlich ändern.
Tabellenkalkulationen scheitern, wenn die Kapazität häufig aktualisiert oder in die Zukunft prognostiziert werden muss.
An diesem Punkt führt der Mangel an Transparenz zu Lieferrisiken, Burnout und reaktiver Planung.

Warum Teams mit Tabellenkalkulationen beginnen

Tabellenkalkulationen sind oft das erste Werkzeug, das Teams für die Ressourcenplanung verwenden, weil sie einfach sind:

Vertraut und einfach einzurichten
Flexibel für einfache Szenarien
Kostengünstig oder kostenlos
Ausreichend für sehr kleine Teams

Für ein einzelnes Projekt oder ein kleines Team mit stabilen Plänen können Tabellenkalkulationen ausreichend sein.

Wenn Tabellenkalkulationen nicht mehr funktionieren

Tabellenkalkulationen versagen, wenn die Planung dynamisch wird.

Dies geschieht in der Regel, wenn:

Mehrere Projekte laufen gleichzeitig
Mitarbeiter werden verschiedenen Teams oder Kunden zugewiesen
Zeitpläne ändern sich häufig
Die Planung geht über ein paar Wochen hinaus

In diesem Stadium können Tabellenkalkulationen die Realität nicht schnell genug widerspiegeln.

Häufige Warnzeichen, dass Tabellenkalkulationen nicht mehr funktionieren

Teams wachsen oft über Tabellenkalkulationen hinaus, wenn sie es merken:

Häufige Doppelbelegung von Personen
Manuelle Aktualisierungen nehmen viel Zeit in Anspruch
Widersprüchliche Versionen desselben Plans
Überlastung wird erst nach Ablauf der Fristen entdeckt
Schwierige Kapazitätsprognose 1 bis 3 Monate im Voraus

Dies sind Signale dafür, dass die Planung reaktiv geworden ist.

Was Tabellenkalkulationen nicht gut können

Tabellenkalkulationen sind begrenzt, wenn es darum geht:

Kapazitätsübersicht in Echtzeit

Tabellenkalkulationen berechnen die Kapazität nicht automatisch neu, wenn sich die Pläne ändern, so dass eine Überlastung leicht übersehen werden kann.

Projektübergreifende Abhängigkeiten

Wenn Menschen an mehreren Projekten arbeiten, werden Tabellenkalkulationen komplex und anfällig.

Szenario-Planung

Die Beantwortung von „Was wäre wenn“-Fragen erfordert das Duplizieren von Dateien und manuelle Neuberechnungen.

Laufende Prognosen

Tabellenkalkulationen sind nicht für eine kontinuierliche, vorausschauende Planung geeignet.

Wie Teams typischerweise über Tabellenkalkulationen hinauswachsen

Die meisten Teams folgen einem ähnlichen Muster:

Verwenden Sie Tabellenkalkulationen für die frühzeitige Planung
Komplexität mit zunehmender Arbeit erhöhen
Verbringen Sie mehr Zeit mit der Pflege des Blattes als mit der Planung
Verlieren Sie das Vertrauen in die Daten
Probleme mit der Lieferung oder der Personalausstattung

An diesem Punkt bremsen Tabellenkalkulationen Teams eher aus, als dass sie ihnen bei der Planung helfen.

Wenn Tabellenkalkulationen noch ausreichend sind

Tabellenkalkulationen können trotzdem funktionieren, wenn:

Das Team ist sehr klein
Es läuft immer nur ein Projekt zur gleichen Zeit
Pläne ändern sich nur selten
Vorhersagen, die über 1 bis 2 Wochen hinausgehen, sind nicht erforderlich.
Die Arbeit wird nicht durch gemeinsam genutzte Spezialisten behindert

Sobald sich diese Bedingungen ändern, werden Tabellenkalkulationen zu einem Risiko.

Häufig gestellte Fragen

Können Tabellenkalkulationen die grundlegende Ressourcenplanung unterstützen?

Ja. Für kleine Teams mit stabilen Plänen und minimalen Überschneidungen können Tabellenkalkulationen ausreichend sein.

Was ist das größte Risiko, wenn Sie Tabellenkalkulationen zu lange verwenden?

Das größte Risiko ist die versteckte Überlastung. Probleme werden erst spät entdeckt, wenn der Zeitplan oder die Mitarbeiter bereits unter Druck stehen.

Brauchen Teams nach Tabellenkalkulationen gleich eine Software?

Nicht sofort. Der Übergang erfolgt in der Regel, wenn die Komplexität der Planung zunimmt und manuelle Aktualisierungen unzuverlässig werden.

Quellen

PMI-Bibliothek: Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und Terminierung
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Atlassian: Ressourcenplanung mit Tabellenkalkulationen vs. Tools
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-planning

Harvard Business Review: Warum Planungstools im großen Maßstab versagen
https://hbr.org/2018/06/managing-professional-services-firms

IBM: Einschränkungen bei der Kapazitätsplanung
https://www.ibm.com/topics/capacity-planning